A projekt öt szakasza

Míg egyes projektmódszerek, mint például az agilis megközelítések gyorsabban, iteratív ciklusokban tömörítik vagy megismétlik a következő lépéseket, az egyes szakaszok munkája minden projektben látható és elkülöníthető.

A formális projektek követik az öt lépcsős folyamatot

1. Megindítás, inicializálás: a projektcsapat kialakítása, a projektek lefoglalása és elindítása.
2. Tervezés: a projekt hatókörének véglegesítése, a részletes munkamegosztás meghatározása, a kockázat felmérése, az erőforrásigény meghatározása, az ütemterv véglegesítése és a tényleges munka előkészítése.
3. Végrehajtás: a projekt meghatározásához és hatóköréhez szükséges tényleges munka elvégzése.
4. Monitor és vezérlés: a források és a költségvetések tényleges kezelése, jelentése és ellenőrzése a végrehajtási szakaszban.
5. Projekt bezárása: a projekt megvalósítása, a tanulságok értékelése, a projektcsapat elnapolása.

Hagyományos projektáramlás

A projekt méretétől függetlenül a lépcsőkön való mozgás ugyanaz. A projektet a projektvezetőt azonosító és a projekt fontosságát leíró charta kezdeményezi vagy indítja el.

Amint a projekt megkezdődött, a tervezési szakaszba lép. Itt a munkacsoportok és a munkacsoportok azonosítják azokat a munkákat, amelyek elvégzéséhez szükséges a projekt hatókörének elérése, valamint az idő, a költségek, az erőforrások és a kockázatok becslése és értékelése.

A tervezési fázis után a munka megkezdődik és egy meghatározott sorrendben történik, ami szükséges ahhoz, hogy az elődtől vagy az előző tevékenységektől az utódlépésekig mozogjon. A projektfüggőségek fontos szerepet játszanak ebben a fázisban.

Míg a végrehajtás folyamatban van, a projektmenedzser és a csapattagok figyelemmel kíséri, jelentést készítenek és ellenőrzik a teljes projektet, különös tekintettel a kritikus pálya tevékenységekre. Ez a munka addig folytatódik, amíg a végrehajtási fázis befejeződik, és a projekt az ügyfélnek átadódik.

A végső szakasz, a projekt zárása, magában foglalja a kézbesítést, a tanulságok értékelését és a projektcsapat elnapolását, hogy a tagok tovább léphessenek a következő kezdeményezésükre.

Az agilis vagy iteratív fejlesztésű projektek esetében a tervezés és a végrehajtás rövid spurtson vagy sprintben történik, a szakaszok ismétlődnek addig, amíg a projekt befejeződik az ügyfél megelégedésére.

Megindítás, inicializálás

A szilárd projekt-kezdeményezés nemcsak a projekt sikerét fogja megteremteni, hanem az összes jövőbeli szakasz alapjait is. A kezdeményezés során megkapja a kijelölt projektcsapattagokat, röviden összefoglalja a projekt teljes céljait, és a lehető legtöbb kérdést kérdezi meg az ügyféltől vagy a projekt tulajdonosától, így hatékonyan megtervezheti a projektet. Nagyszerű alkalom a csapat lelkesedésének megteremtésére a projektről és az utolsó pillanatban gyűjtött adatok összegyűjtése, amelyek befolyásolhatják a projekttervezést. További lépések:

• Tulajdonosi elemzés
• Ügyvezető szponzor hozzárendelése
• Alapokmányok kidolgozása és kommunikációja
• Formális start-találkozó

Tervezés

Miután megkezdte a projektet, és összegyűjtött minden releváns információt, elkezdi megtervezni a projektet. A tervezési szakasz a projekt nagyságától függ, hogy mennyi információt kell szerveznie, és mennyire nagy a csapat. A tervezés eredményének világos projekttervnek vagy ütemtervnek kell lennie, amelyből mindenki követni fogja a kijelölt feladatokat. Egy projekttervezési program, például a Microsoft Project vagy a Basecamp használata rendkívül hasznos a projekt tervezésekor. Ha nincs hozzáférése ezekhez a programokhoz, végezzen általános keresést az ingyenes projekttervező szoftverek számára.

Bár a projekttervezési program használata hasznos, nem mindig szükséges. Az Excel és a Word használata a terv létrehozásához és a csapatnak való kommunikáláshoz ugyanolyan hatékony. A tervezési szakasz konkrét feladatai a következők:

• Kommunikációs terv létrehozása a különböző érintett felek számára.
• Részletes munkamegosztási struktúra kialakítása.
• A kritikus útvonal azonosítása.
• A projekttervek erőforrásainak ábrázolása és a munka sorrendjének finomítása a projektfüggőségek és az erőforrás-korlátok alapján.
• Részletes ütemterv kidolgozása.
• A kockázatok felmérése és kockázati prioritási és kockázatcsökkentési terv kidolgozása.

Végrehajtás

Most, hogy szilárd projektterve van, a csapat elkezdheti a projekt végrehajtását a hozzárendelt feladatokkal. Ez az a szakasz, ahol mindenki elkezdi a munkát. Szeretné hivatalosan elindítani a végrehajtási szakaszt személyi találkozókkal annak biztosítása érdekében, hogy mindenkinek meg kell tennie a projekt részének végrehajtásához szükséges lépéseket. A csapatnak a helyes úton való megkezdése elengedhetetlen a projekt sikeréhez, így egyértelműen fogalmazza meg az ütemtervet és a kommunikációs tervet.

Monitor és vezérlés

Miközben a projekt végrehajtási szakaszban van, elkezdheti figyelemmel kísérni és ellenőrizni azt, hogy a tervek szerint mozogjon. Számos módon figyelemmel kísérheti és ellenőrizheti a projektet. A hétköznapi check-inek csapatvezetőkkel, szervezett napi „stand-up” -okkal, vagy több hivatalos heti ülésekkel hatékonyak. Az ilyen találkozókból vagy kommunikációs csatornákból származó információk tájékoztatják a visszajelzési hurkot és végső soron a projekthez szükséges újratervezést és kiigazításokat. További fontos tevékenységek ebben a szakaszban:

• Tartsa be az előre meghatározott kommunikációs tervet, hogy biztosítsa az érdekeltek tudatosságát a projekt állapotáról.
• A munkacsoportok és a munkahelyi tevékenységek nyomon követése a kritikus úton.
• A menetrend-teljesítmény javításának lehetőségeinek azonosítása a gyors nyomon követés vagy a tevékenységek párhuzamos vagy szükség esetén befejezése révén, az ütemezés összeomlása erőforrások hozzáadásával.
• A tényleges és tervezett költségek figyelemmel kísérése.
• Bizonyos esetekben a projekttervben megszerzett érték figyelemmel kísérése, kiszámítása és jelentése.
• Figyelemmel kíséri és mérsékli a kockázatokat, és szükség szerint finomítsa a kockázati tervet.

Projekt bezárása

Miután a projekt összes adata és feladata teljes, és az ügyfél vagy a projekt tulajdonosa jóváhagyta; végül bezárhatja a projektet. A projekt lezárása ugyanolyan fontos, mint a kezdeményezés, a tervezés és a végrehajtás. Szeretné dokumentálni az összes információt a projektből, és gondosan rendezni, hogy szükség esetén visszatérhessen hozzá. Az is jó alkalom, hogy post-mortem-et tartsunk a projekten, így az összes csapat tagjai mérlegelhetik, mi történt a projekt során. Azt is dokumentálni kell, hogy az eredményt meg lehessen osztani más projekt tagokkal, és egy projekttörténeti mappába kell beírni.

Végül fontos, hogy hivatalosan megszakítsuk a projektcsapatot, visszajelzést és teljesítményértékeléseket adva, amint azt a vállalat politikája jelzi.