A projekt nyomon követése Gantt-diagramok nélkül

A Gantt-táblázatok egy fantasztikus és rendkívül hasznos eszköz a nagy projektekbe belépő kis lépések nyomon követésére és összehangolására, de gyorsan túlnyomóak és rendetlenek lehetnek, különösen azok számára, akik nem tudják, hogyan kell őket olvasni. Próbáljon meg egy Gantt-táblázatot használni, hogy elmagyarázza a haladást egy ügyfélnek vagy egy másik osztály munkatársának.

Ez nem az egyetlen kihívás, amit a Gantt diagramok jelenítenek meg. A Gantt-diagramban szereplő adatok jellemzően speciális szoftvert igényelnek a megtekintéshez és szerkesztéshez, és ezek nyomtatása szinte mindig kihívást jelent. Ezenkívül néha csak egy kis projektrészre akarsz összpontosítani anélkül, hogy az összes további információ túlterhelt volna.

Míg a Gantt-diagramok egy nagyszerű megoldás, nem az egyetlen. Ha meg kell néznie az információ kisebb példányát, vagy egy egyszerűsített változatot vagy az információ egy részét olyan helyzetben kell bemutatnia, amikor egy Gantt-diagram nem lenne praktikus, itt öt alternatíva használható.

Feladatlisták

Az üzleti közösségben mindenkinek ismerősnek és kényelmesnek kell lennie az alapvető feladatok listájával. Valójában a szervezés a projektvezető egyik legfőbb képessége.

A feladatlista a feladatok listáját a következő szintre emeli. Feladatlistával további oszlopokat adhat hozzá annak bemutatásához, hogy ki fogja kitölteni az egyes feladatokat, a feladat állapotát, a kezdési és befejezési dátumokat, valamint annak valószínűségét, hogy a feladat időben elkészül. Lehet, hogy még a jelölőnégyzeteket is hozzáadhatja a csapattagok számára, hogy ellenőrizze, hogy az elemek befejeződtek.

Táblázatok

A táblázatban egy egyszerűsített diagram egy másik lehetőség. A feladatokat a bal oldali oldalon továbbra is felsorolhatja, és továbbra is árnyékolhatja a sávokat, hogy megmutassa az előrehaladás szintjét és a feladatok becsült kezdési és befejezési dátumát.

A táblázatok azonban időigényesek és időigényesek a frissítéshez, így nem szeretné használni őket a teljes projektmenedzsment megoldásként. Egy egyszerű egyszeri jelentés egy ügyfél vagy kezelő számára azonban egy egyszerűsített táblázatkezelő vizuálisan megjelenítheti a projektet úgy, hogy

könnyű megmagyarázni és megérteni. Ez is jó lehetőség a projekt előrehaladásának nyomon követésére.

Áramlási diagramok

Az áramlási diagramok vagy a hálózati diagramok a projekt feladatait a teljesítésük sorrendjében mutatják be. Az áramlási diagramok ugyanolyan egyszerűek vagy összetettebbek lehetnek, mint amennyit szeretnénk. Például előfordulhat, hogy nem szeretné felsorolni olyan információkat, mint az egyes lépések kezdő és befejező dátuma, a feladat azonosító száma, vagy

a hely. Ne feledje, hogy a túl sok információ hozzáadásával ezek a táblázatok nehezen olvashatók.

Míg sokan könnyebben olvashatják és megértik az áramlási diagramokat, mint a Gantt-diagramok, így azok problémát okozhatnak. Továbbá gyakran nem alkalmasak nagy és összetett problémákra. Az áramlási diagramok a legjobbak az egyszerű projektek bemutatására olyan feladatokkal, amelyek természetesen egytől a másikig haladnak

a következő, de nem lehet hosszú távú eszköz vagy túlságosan összetett projektek.

Kanban táblák

A projektednek számos olyan lépése van, amelyek nem feltétlenül szükségesek egymást követő sorrendben? Több ember dolgozik ugyanazon a projekten, vagy gyakran frissülnek a feladatok? Ha igen, a Kanban ideális megoldást kínál Önnek. (Tudjon meg többet arról, hogyan működik Kanban a projektmenedzsmentben.)

A Kanban fórumon minden egyes projekt feladata egy öntapadó jegyzetre van írva, és a megfelelő oszlopba kerül, mint például a "teendő", "folyamatban lévő" vagy "kész". Mivel minden feladat befejeződött, a megfelelő öntapadó jegyzetet áthelyezi a táblán, amíg az összes jegyzet a "kész" oszlopban található.

Ez a szervezeti rendszer nagyon könnyen érthető és gyorsan módosítható, de nem túl hordozható, és ügyelnie kell arra, hogy a jegyzetek egyike sem esik és elveszett.

Állapotjelentések

A Gantt-diagramok kiváló eszközök a projektek nyomon követéséhez, nem feltétlenül a kommunikációhoz. Ha mindössze annyit kell tennie, hogy az ügyfelével, a projekt szponzorával vagy más csapattagokkal közölje az előrehaladást, akkor az állapotjelentés lehet a legjobb megoldás. Emellett számos projektmenedzsment szoftver egyszerűsített, könnyen érthető állapotjelentéseket hoz létre néhány kattintással az egérrel, így értékes időt és energiát takaríthat meg.

A Gantt-diagramok rendkívül praktikusak ahhoz, hogy nyomon követhessék az összes olyan feladatot, amely egy nagy projektbe kerül, de ezek nem mindig a legjobbak ahhoz, hogy ezt az információt másokkal, különösen azokat, akik nem szoktak olvasni őket, kommunikálni tudják.

Több alternatívája van. Próbálja ki az öt Gantt-diagram alternatívát. Lehet, hogy kellemesen meglepett, hogy mennyi időt takaríthat meg.