Mi a projekt hatókörének dokumentuma

Amikor új kezdeményezést indít el, a projekt hatóköre a kritikus információ az egész csapat számára. Meghatározza az ügyfélnek szállítandó végterméket, amikor azt át kell adni, és milyen áron.

Lényegében ez a dokumentum határozza meg a munka határait, így minden csapat tag és az ügyfél megérti, hogy mit jelent a projekt. Ugyanilyen fontos, hogy megértsék, mit csinál nem hitbizomány.

Az előnyök

A projektmenedzsment szerves részét képezi a csapat minden tagjával és a projekt ügyfeleivel megosztott projektkönyvi nyilatkozat. Előnyei közé tartozik:

• Az összes résztvevő közös megértése a projekt várható jellemzőiről, minőségéről és időzítéséről
• A projekt többi szereplőjével való kommunikáció eszköze támogatásuk és részvételük megszerzése érdekében
• Egy eszköz arra, hogy a csapat erőfeszítéseit az ügyfél igényeinek kielégítéséhez szükséges munkára összpontosítsa

Továbbá, ha az eredeti hatókör határain túlmutató változtatásokat javasolnak, a nyilatkozat alapja lesz a módosítások becslésének és javaslatának. Ha az összes érdekelt fél elfogadja a változtatásokat, a hatókörnyilatkozat módosítható.

Elkezdeni

A projektvezetőnek segítséget kell kérnie a csapattagok, az ügyfelek, az ügyvezető szponzor és más kulcsfontosságú érdekelt felek részéről, hogy megértse és leírja a projekt kezdeményezésből származó szükséges eredményeket. Ezt gyakran nevezzük kiszállítandónak.

A termék leírása tartalmazza a projekt költségeit vagy elfogadható költségtartományát. Azt is meghatározza, hogy mely kulcsfontosságú jellemzőket kell figyelembe venni, és meghatározza a szállítási határidőt.

Az ügyfél, a projektvezető, a projektcsapat és az ügyvezető szponzor egyetértésével a projektnyilatkozat minden változtatását gondosan ellenőrzött és dokumentált változási folyamaton kell elvégezni.

Egy lépcsőzetes hatás

Amint a hatókör-nyilatkozat vagy dokumentum megegyezésre került, a csapat minden része ezt a munkát, időzítést és költségeket saját becsléseik alapjául használja. Minél pontosabb és pontosabb a hatókör-nyilatkozat, annál valószínűbb, hogy a munkacsoportok pontos becsléseket és erőforrásigényeket állítanak elő.

A kizárások fontosak lehetnek

Nem ritka, hogy a projekt hatókörébe tartozó dokumentum olyan elemeket sorol fel, amelyeket ki kell zárni a szállításból. Például egy ház építésére vonatkozó szerződő fél dokumentuma előírhatja, hogy a tulajdonosnak környezetvédelmi engedélyeket kell beszereznie, és nem a házat építő vállalkozó felelőssége.

Mi lehet rossz?

Az egyértelműség hiánya a projekt stresszének és kudarcának gyakori forrása. A bizonytalan vagy kétértelmű hatókörű dokumentum sok kérdést nyit meg vitára és tájékoztatás nélkül. Ezek befolyásolhatják a projekt jellemzőit, minőségét, időzítését és költségeit.

A másik elkerülendő csapdát "hatókör kúszásnak" nevezik. Ha a hatókör-nyilatkozat homályos, az ügyfél kísértést kelt, hogy olyan követelményeket tegyen, amelyek túlmutatnak az eredeti tervek szándékán vagy határain.

A hatókör beállítása

Míg a gyakori változások késleltetik a projekt befejezését, és jelentős költségekkel járhatnak, néha szükségesek és ésszerűek. A projektmenedzserek egy "változáskezelési" folyamatra támaszkodnak, amely azonosítja a kért változást, felülvizsgálja az összes megfelelő idő-, költség- és munkaterhelési becslést, és újraértékeli a projektet a változás miatt felmerülő új kockázatokra.

A projektvezető és az ügyvezető szponzor általában a végső döntést hozza meg a hatókör megváltoztatásáról csak akkor, ha a helyzetet teljesen elemezték. A változtatásokat egy döntési naplóban dokumentálják, majd a nagyobb projektcsoporthoz közlik.