Egy egyszerű lépés a projekt költségvetésének létrehozásához

A tapasztalt projektmenedzserek és azok, akik nagy cégekben dolgoznak, szoftverrel és könyvelővel rendelkeznek, hogy segítsenek nekik összeállítani a projekt költségvetését. De mi van, ha nem? Ha üres táblázatot vagy e-mailt bámul a projekt támogatójától, kérve, hogy összeállítsa a projekt pénzügyeit, akkor ez a cikk az Ön számára készült.

Megnézzük az öt dolgot, amit meg kell tennie az alapprojekt költségvetésének létrehozásához.

Használja a Feladatlistát

Először vegye fel a projekt feladatlistáját. Előfordulhat, hogy munkamegosztási struktúrája is van, és ha van ilyen, akkor a legjobb, ha ezt használja. De egy feladatlista mindaddig megtörténik, amíg átfogóan lefedi mindazt, amit a projekten meg kell tennie.

Ha nincs feladatlistája, itt az ideje létrehozni. Jegyezze fel mindazt, amit meg kell tennie, és a dolgokat, amelyeket meg kell építenie, készítenie vagy teljesítenie kell a projekt befejezése előtt. Nem kell külön sorrendben lennie, de mindent bele kell foglalnia.

Végül ebben a lépésben ötleteket próbáld ki a projekt csapatoddal, mivel van valami, amit elfelejtettél. Sok fej jobb, mint egy!

Becsülje meg az egyes összetevőket

Most menjen át a listán, és dolgozzon ki minden egyes elem árát. Például egy olyan feladat, amely azt mondja, hogy „a találkozók megvitatása a követelmények megvitatására” magában foglalhatja a beszerzést és a bérbeadást, a tárgyalótermet, vagy bármely olyan erőforrás megvásárlását, amire szüksége van, mint egy projektor vagy flip chart toll. Ezzel kapcsolatban költség merül fel, így árajánlatot kérhet a szobabérlésről és a többi berendezésről, és jegyezze fel.

Csináld ezt mindent a feladatlistán, így minden árhoz képest árat kapsz. Előfordulhat, hogy egyes projektfeladatok nem tartalmazzák az árat, és ez rendben van.

Becslések hozzáadása együtt

Ezután összeadja az összes becslést. Ez a legegyszerűbb, ha listát készít a táblázatban lévő elemekről, a következő oszlopban hozzáadja a költségeket, majd az alsó oszlopot. Hagyja, hogy a táblázat a matematikát készítse el neked! Ez lesz a költségvetési táblázat.

Jó ötlet, hogy a költségeket kategóriákba is csoportosítsuk, így könnyedén megnézheted, hogy a pénz nagy része megy. Olyan kategóriákat használjon, mint a „Project Start Up”, „Infrastructure” vagy „Training” - válasszon olyan csoportokat, amelyek valamit jelentenek a projekt keretében.

Folyamatos és adók hozzáadása

Nagyszerű lenne, ha kristálygömböd lett volna, és 100% -os pontossággal tudná megjósolni ezeket a költségeket, de valószínűleg nem bízik benne, hogy képes lesz erre! Ez az a hely, ahol a vészhelyzet jön be. Ez egy pénzalap, amely alapján azt állítjuk, hogy biztosak vagyunk abban, hogy megvan a becslések. Nem kapcsolódik semmilyen konkrét feladathoz. Ez egy általános „sürgősségi pot”, ha valami baj van, vagy hibásan hagyott valamit.

Ha nem tudod, hogy mennyi vészhelyzetet kell hozzáadni, akkor a 3. lépésben létrehozott összes összeg 10% -át teszi ki. Ez egy nem tudományos tudnivaló arról, hogy sok projektmenedzser használja és egy kicsit enyhíti a költségkeretét abban az esetben, ha szükséged van rá.

Adjon hozzá egy sort a költségvetési táblázaton az alsó részen, amely azt mondja, hogy „Függőség”, és megadja a használt százalékot.

Ne felejtse el hozzáadni minden olyan forgalmi adót vagy egyéb adót, amely nincs kifejezetten benne az egyes sorok becsléseiben.

Adja hozzá mindent, és ez a végső költségvetési összeg.

Jóváhagyás

Az utolsó dolog az, hogy a menedzser vagy a projekt támogatója jóváhagyja a költségvetést. Beszéljen velük arról, hogy hogyan helyezi össze, és milyen elemeket alkot a teljes költségvetés.

Ez az! A projekt-költségvetés elengedhetetlen projektmenedzsment készség, és ez az útmutató elindítja a projekt költségvetésének létrehozását.