6 A projekt hatókörének kezelése

A projekt hatókörének menedzsmentje az, hogy meggyőződjön arról, hogy a projekt tartalmazza a projekt célkitűzéseinek eléréséhez szükséges összes munkát (és nem más). Körülbelül ellenőrzi, hogy mi van a projektben, és mi nem.

Ez a cikk a projektkörnyezet menedzsment tudásterületét vizsgálja az „Útmutató a projektmenedzsment testülethez” című könyvhez (PMBOK® Guide) - ötödik kiadás. Ez nem az egyetlen módja annak, hogy meghatározzuk a projekt hatókörének menedzsmentjét, de ez egy jó kiindulópont, és nagyon hasznos lesz, ha Ön a PMP® tanúsítványa érdekében dolgozik.

Tervezési területkezelési folyamat

Ennek az a célja, hogy a program végén egy hatókör-kezelési tervet kapjon. Ez meghatározza, hogyan fog meghatározni, kezelni, érvényesíteni és ellenőrizni a projekt hatókörét. A munka elején történő elhelyezése, hogy ezt meghatározza, valamit később utal. Előfordulhat, hogy kiindulópontként használhatja a másik projekt hatókörének kezelési tervét, mivel a hatókör-felügyeleti folyamatok nem változnak nagyban a projektek között, ha a vállalat egy olyan munkamódszerrel rendezett, amely a számukra sikeres.

E folyamat eredménye a hatókör-gazdálkodási terv. Ez része a projektmenedzsment tervének, és tartalmazza:

• Hogyan készít egy részletes hatókörnyilatkozatot
• Hogyan hozza létre a munkamegosztási struktúrát (WBS) a hatókör-nyilatkozatból
• Hogyan fogja fenntartani és jóváhagyni a WBS-t
• Hogyan kapja meg a projekt eredményeit?
• Hogyan kezeljük a hatókör változásait

A dokumentumnak nem kell hihetetlenül részletesnek vagy nagyon formálisnak lennie: egyszerűen csak célnak kell lennie.

Gyűjtse össze a követelmények folyamatát

Ebben a folyamatban meg fogja határozni, hogy az érintettek mit kívánnak a projektből. Miután felvázolta a nagy ötletét, dokumentálnia kell a követelményeket és kezelnie kell az érdekeltek elvárásait. Ez azért fontos, mert gyakran az, amit kérnek, nem reális vagy megvalósítható más projektkorlátozások, például a költség miatt.

A követelmények összegyűjtésének munkája dokumentált követelményrendszer. Ennek a lehető legátfogóbbnak kell lennie, és rendszerint több olyan követelménycsoportot is tartalmaz, mint például:

• Funkcionális és nem funkcionális követelmények
• Az érdekelt felek követelményei, például a jelentéstételi követelmények
• Támogatási és képzési követelmények
• Üzleti követelmények
• A projekt követelményei, például a szolgáltatás szintje vagy a minőség

Dokumentálni is fogja azokat a függőségeket, feltételezéseket és korlátozásokat, amelyek kifejezetten a követelményekhez kapcsolódnak.

Határozza meg a hatókör folyamatát

Itt találja meg a követelményeit, és részletesen ismerteti azokat a termékeket vagy szolgáltatásokat, amelyeket a projekt létrehoz. Végül egy projektkönyvi nyilatkozattal zárul, amelyre a projekt során hivatkozhat. Tartalmaz egy listát arról, hogy mi a hatókör és mi a hatókör. Ez azért fontos, mert gyakran az emberek nem emlékeznek arra, amit kifejezetten kizártak, és visszajönnek, és kérje meg, hogy tegyen munkát ezeken a területeken. Bármilyen zárványnak át kell mennie a változásvezérlésen.

Munkaelosztási struktúra folyamat létrehozása

Ez a folyamat lehetővé teszi, hogy a követelmények listáját strukturált elképzeléssé alakítsa, amire szüksége van. A fő feladat itt a nagy feladatok kisebb, kezelhető darabokra való bontása.

E folyamat eredménye egy WBS, és nagyon hasznos eszköz lehet. Ha nem gondolja vizuálisan, akkor ugyanazt az eredményt érheti el egy lista létrehozásával.

Érvényességi folyamat érvényesítése

A Validate Scope (Validálási hatókör) folyamat nem, mint gondolná, az üzleti érdekelt felek számára, hogy aláírják a WBS-t. Arról van szó, hogy gondoskodjon arról, hogy legyen egy olyan folyamat, amelyen az idő eljövetelekor jelentkezik be a kiadványokhoz.

Érdemes elhelyezni ezt a struktúrát, hogy ne legyen kérdése arról, hogy ki fogja jóváhagyni a szállítmányt, vagy milyen kritériumokat fog használni annak megfogalmazásához, hogy teljes. Miután a folyamat befejeződött, elfogadott eredményeket fogadott el, amelyeket a jóváhagyó személy jóváhagy.

Ellenőrzési hatókör folyamat

A Control Scope folyamat az utolsó a projekt hatókörének menedzsment tudás területén. Arra vonatkozik, hogy biztosítsuk a hatékony változások ellenőrzését, ha az alkalmazási kört meg kell változtatni. Fedezi továbbá a projekt nyomon követését, hogy ellenőrizhesse, hogy mit fog jelenteni.

Ezek a 6 folyamat alkotja a projekt hatókörét PMBOK® Guide - ötödik kiadás.