Segítség kérésének módjai a projekt szponzorától

A projektvezető és a projekt szponzor közötti kapcsolat nagyon hasonlít egy hagyományos alkalmazott / vezető kapcsolatra. A projekt támogatója nem lehet a projektmenedzser közvetlen vezetője vagy akár a projektvezető parancsnoki láncában. A projekt támogatója azonban támogatja a projektvezetőt, mivel a projektcsapat a projekt befejezéséért dolgozik.

Mint egy felügyelő, az egyik legnagyobb módja annak, hogy a projekt támogatója támogassa a projektvezetőt, csak olyan ügyek kezelése, amelyek csak a projekt szponzora szervezeti hatáskörébe tartoznak. Amikor a projektmenedzserek problémáikba ütköznek, csak a projekt szponzorai tudnak megoldani, itt vannak a projektvezetőknek.

Az összes többi opció kimerítése

A projekt szponzorai általában olyan szervezeti szinten vannak, ahol a legtöbb döntés nehéz, mert ha egy döntés könnyű, akkor az alacsonyabb szinten történik. Nehéz döntéseket kell hozniuk, néha korlátozott információval.

Projektmenedzserként meg kell győződnie arról, hogy kimerítette az összes többi lehetőséget a probléma megoldására, mielőtt elkezdené a projekt szponzorát. Például azt mondja, hogy van egy projektcsapat tagja, aki nem felel meg kötelezettségeinek. Mielőtt elkezdené a problémát a projekt szponzorának, próbálja meg megoldani a problémát a projekt csapat tagjával. Amikor ez nem működik, keresse fel a csapat tagjának felügyelőjét. Amint ez nem sikerül megoldani a problémát, akkor a problémát a projekt szponzorához fordíthatja.

Kimerültek a problémák megoldásának lehetőségei az alulról felfelé. Most, a projekt szponzora a felsõ oldalról dolgozhat a kérdéssel. A projekt szponzorának ki kell dolgoznia a problémát társaival, és tájékoztatnia kell Önt az elfogadott cselekvésükről.

Az utolsó dolog, amivel meg akarja történni, a projekt szponzorának olyan döntése van, amellyel Ön saját hatósága nélkül segítséget nyújthatna. Néha ez történik. Mindenki követ el hibákat. Ismerje meg ezeket a helyzeteket, amikor előfordulnak, és jobb projektmenedzser leszel. A következő alkalommal, amikor hasonló helyzet jön létre, jobban kezelni fogja, mint korábban.

Legyen konkrét a mi szükséged

Míg a projekt szponzorai hozzászoktak a hiányos információkkal való munkához, a projektvezető nem hagyhatja ki a vonatkozó információkat. Fontos, hogy a projekt szponzorának keresse meg a figyelmet igénylő helyzetet.

Miután a projekt szponzorának megfelelő a kontextusa a döntéshez, legyen konkrét, amit a szponzornak szüksége van. Szüksége van irányba a folytatáshoz? Szükség van-e az engedélyre egy adott cselekvésre? Szüksége van egy probléma megoldására? Szüksége van erőforrásokra, amiket nem tudsz megszerzeni?

Ha nem gondolta át pontosan, amire szüksége van, akkor eldöntheti, hogy mit kell, de később megtudhatod, hogy tévedtél. Gondoljon át a kérdésre, mielőtt elveszi a szponzorhoz, hogy minimalizálja egymás idejét.

Tartsa a kérését összpontosítva

A projekt támogatói elfoglalt emberek. Számtalan probléma húzódik a menetrendjeikre, hogy szopják az idejüket.

Ha egy projektmenedzser valódi szükség van a projekt szponzorának idejére, ez nem rossz dolog vagy behatolás a szponzor idejére. A projektvezetővel és a projekt szponzorral töltött időnek rendkívül produktívnak kell lennie. Tartsa a kérését összpontosítva, így csak annyi szponzori időt használ, amennyire szükséges.

Mivel a szponzora produktív egy-egy alkalommal tapasztal meg veled, várakozással tekint a találkozókra. Azok a személyek, akik magas szintű szervezeteket töltenek be, gyakran töltenek időt a termelékeny találkozókon. A produktív megbeszélésen való részvétel energiát jelentő változás lehet a projekt szponzorának.