Hatály, kockázat és feltételezés a projektmenedzsmentben

A projektmenedzsment területe - hasonlóan minden más szakterülethez hasonlóan - egyedi szókincsgel és betűszóval rendelkezik. Három lényeges kifejezést és fogalmat kell érteni:

• terület
• Kockázat
• Feltételezések

Ez a három alapvető projektmenedzsment-feltétel vázlatát tartalmazza, és további olvasási linkeket és javaslatokat tartalmaz.

terület

A projektmenedzsment területén a hatókör a határok körét határozza meg, amelyek meghatározzák a projekt terjedelmét. A hatókör leírja, hogy mi lesz a projekt kezdeményezés eredményeként az ügyfélnek.

A hatókör megértése lehetővé teszi, hogy a projektmenedzser és a projektcsapat megértse, mi esik a projekt határain belül vagy kívül. Ha valami "nem terjed ki", akkor a projekt tervezési munkájában nem szerepel. Azokat a tevékenységeket, amelyek a hatókörnyilatkozat határain belül vannak, „hatókörűnek” tekintik, és azokat a menetrendben és a költségvetésben számolják el. Ha egy tevékenység kívül esik a határokon, akkor „kívül esik”, és nem tervezték.

Akár egy projektmenedzser vagy a projektcsapat része, fontolóra veszi, hogy van-e valami, ami kiterjed, vagy ki van téve a hatálya alól. Például képzeljük el, hogy egy ügyfél kérte, hogy hozzon létre egy weboldalt. Ahogy felvázolja a projekt hatókörét (vagy határait), a következő elemeket adhatja meg:

• A helyszín kialakítása és a drótváz vázlata
• Vizsgálati ágy kialakítása
• A jóváhagyott drótváz kódolása
• A weboldal témájának grafikai fejlesztése
• Tesztelés és hibakeresés a webhely közzététele előtt

A projekt során az ügyfél kéri, hogy vegyen fel egy videót a vállalatról. A videó nem szerepel a projekt hatókörében, és ezért nem terjed ki. Míg örömmel töltheti fel a videojátékot felár ellenében, ez szükségessé teszi a projekt hatókörének és költségének és időbecslésének felülvizsgálatát.

Egyértelmű és elfogadott hatályú dokumentum hiányában a videó kérdése vitatott lehetett a csapat és az ügyfél képviselői között. Egy világos hatókörű nyilatkozat lehetővé tette, hogy megszüntesse a helyzetet, és rendezett módon kezelje a változást.

Szóval hogyan határozza meg, hogy mi van vagy ki van terjedve? Először az ügyfél vagy a projekt tulajdonosával folytatott megbeszélések alapján szeretné felvázolni a jelenleg ismert projekt összes részletét. Ezután kulcsfontosságú feltételezéseket szeretne tenni, amelyek a hatókörön belül vagy kívül eső tényezőket fognak vezetni.

Feltételezések

Az életed egy bizonyos pontján valószínűleg azt mondták: „Soha ne tegyünk feltételezéseket.” Mindazonáltal a projektmenedzsment feltevéseinek mindennapi tevékenysége. A feltételezések segítenek meghatározni a hatóköröket és a kockázatokat, és finomítani a becsléseket az idő és a költség tekintetében. Természetesen elengedhetetlen a feltételezések dokumentálása és érvényesítése.

Gondoljunk valami egyszerűre, például egy könyv létrehozására. Tegyük fel, hogy a barátodnak van egy ötlete egy kávézóasztalra, és felkérte, hogy kezelje a projektet. Első kérése költségvetésről szól, így biztosíthatja a finanszírozást. A hatókör meghatározásakor egyértelmű, hogy a barátja bizonytalan sok részletben, beleértve az oldalszámot, a képek felvételét, a borítóstílust és az oldalakhoz használt papír súlyát.

Mivel mindezek a tényezők hatással lesznek a költségekre és a termelés összetettségére, feltételezéseket kell készítenie a specifikációkról, és érvényesítenie kell ezeket a feltételezéseket elfogadhatónak vagy elfogadhatatlannak a barátja számára. A további megbeszélések után a barátod elmondja, hogy 50 fotót szeretne a könyvbe foglalni. Feltételezését az 50 képre alapozhatja, vagy arra az esetre, ha ez a szám idővel növekszik, feltételezhető, hogy 75-90 oldal van képpel.

Láthatjuk, hogy a feltételezések közvetlenül is befolyásolják az ütemezést. Képzeld el például, hogy egy olyan parkban vezeted a projektet, amely magában foglal egy swing készletet. A projekt létrehozásakor a költségvetést kapja, és kijelölte a csapattagokat, akik közül az egyik az anyagokért felelős. Amikor elkészíti a menetrendet, megkérdezi az anyagért felelős személyt, amikor a cement megérkezik. Ez a személy válaszol arra, hogy nem biztos abban, hogy mikor érkezik meg a cement, de úgy véli, hogy június 1 és június 10 között lesz.

A hatókör és ütemterv megalkotásakor azt feltételezzük, hogy a cement legkésőbb június 10-ig érkezik meg.

Az első előny az, hogy a cement legkésőbb június 10-ig történő megszerzésének feltételezése lehetővé teszi, hogy olyan tevékenységeket tervezzenek, amelyek a cementre érkeznek. A második előny az, hogy az anyagért felelős személy a cement szállítására vonatkozó határidőt biztosítja, amelyet azután továbbíthat a szállítójának. Véletlenül létrehozott egy kulcsfontosságú határidőt a projekt előrehaladásához.

Feltételezések készítése olyan referenciaértékeket határoz meg, amelyeket a projekt során gyakran megismételnek, hogy segítsék a projektcsapatot a hatókörben, időben és a költségvetésben. De mi történik, ha a feltételezések tévednek? Ez az a hely, ahol a kockázat jön létre.

Kockázat

Miután elkészítette a hatókört és azonosította azokat a feltételezéseket, amelyek a hatókör és a becslések mögött vannak, el akarja kezdeni értékelni a kockázati területeket. A kockázat ugyanolyan a projektmenedzsmentben, mint a valós világban; veszély vagy véletlen, ami kárt okozhat.

Minden projekt kockázatot jelent, és ha Ön a projektmenedzser vagy a projekt tulajdonosa, nemcsak a felelőssége, hogy előrejelezze a kockázatot, hanem az is feladata, hogy közölje e kockázatok lehetséges hatását a projektcsoportra, és felkészüljön a kockázatok enyhítésére.

A kockázatok különböző fokúak. Néha a kockázat csak azt jelentheti, hogy a projekt kissé másképp fog futni, vagy egy kis váratlan fordulatot fog tenni. Bizonyos esetekben azonban a kockázat katasztrofális eredményekhez vezethet, amelyek a projektet a fejére változtatják.

Használja a játszótér-forgatókönyvet a fenti cementpéldányból. Az egyik kockázat az, hogy a cement nem érkezik meg a feltételezett június 10-i időpontjáig. Melyek a kockázat lehetséges hatásai? A problémát követően a cement betöltése után következik minden későbbi tevékenység.

A kockázatok is pozitívak lehetnek. Fontolja meg a projektre gyakorolt ​​hatást, ha a cement a vártnál hamarabb megjelenik. Bár ez pozitív eredménynek tűnik, mégis problémát okoz a projekt összes többi lépésének időzítése és szekvenálása során.

A projektmenedzserek a projektcsapataikkal együttműködve dolgozzanak ki a potenciális kockázatok feltárására és felderítésére. A folyamatot egy lépéssel tovább folytatják, és megvizsgálják a kockázat lehetséges súlyosságát és annak valószínűségét. Továbbá azonosítják azokat a személyeket, akik a legmegfelelőbbek a kockázat bekövetkezésének meghatározására, és megállapodtak a kockázatcsökkentési tervek kidolgozásában.

Sok cégnek részletes kockázati sablonjai vannak, amelyeket idővel fejlesztettek ki, és más projektekkel kapcsolatos tapasztalatok alapján. Egyes iparágak kockázati profilokat állítottak össze, amelyeket a kockázatelemzés kiindulópontjaként használnak. Számos iparág nagyon részletes statisztikai elemzést végez a kockázattervezéshez is.