Hogyan lehet csökkenteni a munkavállalói lopás kockázatát

A biztonsági és felügyeleti stratégiák az utóbbi években óriási mértékben javultak a technológiai fejlődés miatt. A többfunkciós felügyeleti berendezések és a kevésbé szembetűnő trendkövető alkalmazások hatékonyabbak a biztonsági rendszer esetleges kiskapuk azonosításában. Ezek a kiskapuk lehetőséget biztosítanak a tolvajoknak vagy a bebörtönzőknek, hogy jogosulatlan hozzáférést kapjanak a vállalati pénztárakhoz és a leltárhoz.

Az alkalmazottak lopása a felemelkedésben van

Az Egyesült Államok Kereskedelmi Kamara adatai szerint a munkavállalók 75 százaléka legalább egyszer elismerte a munkáltatóktól való lopást, és 38 százalékuk elismeri, hogy legalább kétszer lopott a munkáltatóktól. Az FBI az USA-ban a leggyorsabban növekvő bűncselekményként említi a munkavállalói lopást, ami a vállalkozásoknak a várt margin 7% -át teszi ki. A probléma annyira szörnyűvé válik néhány olyan alkalmazott számára, akinek a munkavállalói lopásai sújtottak, hogy mintegy 33 százaléka csődbe kerül a lopásból vagy csalásból eredő veszteségek miatt.

A Statisztikai Brain által összeállított jelentések azt mutatják, hogy az üzleti veszteségek több mint 28 százaléka 100 000 és 499 000 dollár között mozog, és a veszteségek 25 százaléka meghaladta az 1 millió dollárt. Ezek a számadatok zavaróak, mert bizonyítják, hogy a munkavállalói lopásból eredő üzleti veszteségek nem jelentéktelenek. A készpénz vagy az áruk ellopott mediánértékét 75 000 dollárba helyezték.

Egyedül 2014-ben Jack L. Hayes által végzett tanulmány szerint a veszteségmegelőző és a lerakódáscsökkenés-ellenőrzési tanácsadó cég szerint több mint 1,2 millió üzletfőnök és szokatlan alkalmazott vett részt. Jelentősebben ezek a számok 25 nagy kiskereskedőből származtak, ami arra utal, hogy a probléma szélesebb körben elterjedt, és a veszteségek jelentősebbek, ha a kiskereskedők kis- és közepes méretű kiskereskedőket vettek fel a keverékbe. Számos tanulmány szerint az alkalmazottak lopásából adódó veszteségek meghaladták a veszteségeket a shopliftingből.

Munkavállalói lopás módszerei

A munkavállalói lopás nehezen érzékelhető, mert az elkövető bennfentes, aki ismeri a rendszert. Ezen túlmenően ezek az alkalmazottak a királyság kulcsaival rendelkeznek pozícióik és a megbízható csapatjátékosok hírnevének köszönhetően. Ezek közül néhány olyan módszer, amelyet a cégtől való lopásra használnak.

• A számviteli és pénzügyi személyzet átirányíthatja a kapott ellenőrzéseket a személyes számlákra. Mivel megtartják a főkönyvet, a bejegyzések megváltoztatásával fedezhetik fel a lopást.
• A vállalati ellenőrzési számlához való hozzáféréssel az alkalmazottak írhatnak ellenőrzéseket a személyes számlákra átirányított fiktív kifizetésekhez.
• A készpénz lopása megköveteli a tervezést, mivel a pénztárosoknak ki kell egyensúlyozniuk a készpénztárukat a váltás zárásakor. A készpénzt a fogyasztók szándékos alulbecslésével és a különbség megtartásával tudják megcsonkítani. A nem szkennelt vállalkozások esetében a munkatársak magasabb árat tudnak felajánlani a címkézett árukért, és a mérleget zsebezik.

• Az áru lopása a szemétgyűjtők, az újrahasznosítási rendszer vagy a személyi táskák titkos használatával történik az üzleti áruk kipattanásához. A kiskereskedelemben a visszatérési és visszatérítési folyamat sok esélyt ad arra, hogy a cégtől egy harmadik fél segítségével vagy anélkül ellopják.
• A készletek lopása csekélynek tűnhet, de az összeg gyorsan nő, amikor az alkalmazottak egyre nehezebbé válnak az irodai eszközök személyes használatra való felvételekor.
• A bérszámfejtés a meg nem fizetett időre és a nem üzleti költségek megtérítésére vonatkozik.

A munkavállalói lopás mögötti motivációk megértése

A legtöbb vállalatnál a munkavállalók szigorú átvilágítási folyamaton mennek keresztül, beleértve a háttérellenőrzéseket, a foglalkoztatás történetét és a hitelellenőrzést. A folyamat célja, hogy kizárja a nem megfelelő személyeket a pályázók köréből. Feltételezhető, hogy a foglalkoztatás előtti akadályokat áthaladó alkalmazottak képzettek, megbízhatóak és megbízhatóak.

Sok esetben az elkövetők régóta megbízható alkalmazottak, akik keményen dolgoztak, a havi munkatársaktól a csúszós tolvajokig, akik aprólékos terveket készítenek arra, hogy a pénzeszközöket saját számlájukra irányítsák, vagy segítenek a leltár készítésében. Mi motiválhatja ezeket az egyéneket, hogy kockáztassák karrierjüket és megélhetésüket néhány ezer dollárért?

1. A drasztikus életváltozások: A szeretteinek elvesztése a halál, válás vagy szétválás révén mindenki számára pusztító fejlődés. Ez csökkentheti a munkavállaló jövedelemáramát és növelheti a költségeket. A beszerzési számlákkal szemben a munkavállaló megragadja a lehetőséget, hogy kis összegeket vegyen. Gyakran úgy vélik, hogy vissza tudják fizetni, anélkül, hogy elkapnának.
2. A fizetési skálán túl él: A legnagyobb veszteségek jellemzően az, hogy az embezzlerek arra törekednek, hogy túlmutassanak az eszközökön. A jó életet igyekeznek élni, de önmagukban nem tudják megfizetni az árukat és a kényelmet. Az ellopott pénzeket drága autók, lakások és luxuscikkek beszerzésére használják. A munkavállaló drága pihenést vehet igénybe, és olyan tevékenységeket folytathat, amelyek többet fizetnek, mint amennyit megengedhetnek.

1. Lehetőség: Az alkalmazottak elkezdhetik a csekély összegeket, mert a lehetőség maga is megmutatkozik. Az ügyfelek elfelejthetik a változtatás igénylését, vagy a könyvelőknek lehetőségük van arra, hogy a könyveket észrevétlenül módosítsák. Ezeknek a lehetőségeknek a kihasználása szokásképzővé válhat, és hamarosan az irányításból kifolyó spirál.
2. Szenvedélybetegségek: Azok a személyek, akik pénzügyekkel járó kényszeres viselkedéssel foglalkoznak, nem jó jelöltek a készpénzkezeléssel vagy számvitellel kapcsolatos munkákhoz. A kényszerek leküzdhetik a legjobb szándékokat is, és a munkavállalók az üzleti forrásokat a szerencsejátékok, a kábítószerek és más függőségek takarmányozására szánják.

1. Kapzsiság: A jó régimódi kapzsiság a megbízható alkalmazottakat arra készteti, hogy kihasználják a lehetőségeket arra, hogy magukra vigyék magukat az üzleti célokra. A lopás a pénzeszközök elterelésének vagy a berendezések és egyéb áruk saját felhasználásra történő felhasználásának lehet.
2. Rossz alma, aki elhaladta a szűrési folyamatot: A foglalkoztatás átvilágítási folyamatának a bűnügyi nyilvántartásba vételre kerülő pályázókat ki kell dobnia, de néha néhányan átesik a vizsgát a nem megfelelő háttérkutatás vagy a dokumentumok feldolgozásának hibái miatt. Ezek az egyének bizalmi pozícióban helyezkednek el, és már a kezdetektől is elrendezhetik a rendszerüket, hogy ellopják a cégtől.

1. Bosszú: Az észlelt csúcsok a munkavállalókat arra késztethetik, hogy visszavonást kérjenek a cégtől való lopással. Az a személy, akit egy promóciós vagy oldalirányú átruházásra továbbítanak egy előnyben részesített helyre, vagy valaki, aki túlságosan személyesen veszi fel a negatív értékelést, úgy érzi, hogy azt állítják, hogy elutasították őket a cégtől való lopással.

Védelmi stratégiák a munkavállalói lopás minimalizálására

A legjobb védelem a munkavállalói lopás problémájának proaktív megközelítése. A biztonsági szakértők azt sugallják, hogy az üzleti tulajdonosoknak és a vezetőknek feltételezniük kell, hogy ez történik, vagy ha a lehetőség felmerül. Ez nem jelenti azt, hogy minden alkalmazottat gyanakvással kezelünk, mert ez a leggyorsabb módja a morál elnyomásának. A stratégia átfogó rendszerek felülvizsgálatára szólít fel az adminisztratív és működési eljárások kiskapuk meghatározása érdekében.

• Meg kell erősíteni a foglalkoztatás előtti átvilágítási folyamatot a vörös zászlók azonosítása érdekében.A számviteli és pénzügyi nyilvántartásokhoz való hozzáférést biztosító pozíciókat magas szintű háttérellenőrzésnek kell alávetni, amely kiterjed a hiteltörténetre és a büntető igazságszolgáltatási rendszerrel való találkozásra. Az új bérlők helyett a letelepedett munkavállalóknak készpénzkezelési feladatokat kell adni. Légy óvatos az önéletrajzokban vagy a rettenetes hazugságokban tapasztalható ellentmondások miatt, mert ez a megkérdőjelezhető jelleget jelezheti.
• Létre kell hozni egy ellenőrzési és kiegyenlítési rendszert, különösen az érzékeny pozíciókban dolgozó munkavállalók számára, akik készpénzzel és egyéb pénzügyi számlákkal rendelkeznek. Hozzon létre egy olyan haver rendszert, amely legalább két alkalmazottat dolgozik együtt mindenkor. Az eladások megszüntetésére és az ügyfél-visszatérítések kiadására vonatkozó eljárásoknak felügyelő vagy vezető jóváhagyását kell követniük. A könyvelési és számviteli osztályban a főkönyvet az alkalmazottaknak kell fenntartaniuk, nem pedig csak egy személyt kell megbízniuk a könyvekkel. Egy személyt semmilyen körülmények között nem szabad az összes pénzügyi nyilvántartás ellenőrzésére bízni, amelyet harmadik fél szakemberei előre be nem jelentett ellenőrzéseknek kell alávetni.
• Használjon külső könyvelőt, hogy vizsgálja meg a legfontosabb pénzügyi nyilvántartásokat. A bankszámlakivonatokat, a kibocsátott ellenőrzéseket és a kapott ellenőrzéseket, valamint a követelések és a követelések jegyzékét egy harmadik félnek ellenőriznie kell. Győződjön meg róla, hogy a kedvezményezettek ellenőrizhetők, és a vállalati ellenőrzések aláírása jogos.
• Telepítsen egy videomegfigyelő rendszert elrettentő eszközként. Az emberek kevésbé valószínű, hogy tisztességtelen viselkedést folytatnak, ha tudják, hogy a kamerán vannak. A kamerák azért vannak, hogy megelőzzék a kockázatos viselkedést, mielőtt ez megtörténne. A valós idejű videomegfigyelés hasznos lehet nagy kockázatú és nagy értékű területeken, mint például a raktárhelyiségek és a luxuscikkek értékesítési padlója.
• A szemetet eltávolító rutinok létrehozása. Távolítsuk el az ártalmatlanítási és újrahasznosítási rendszer használatának minden esélyét, hogy ellopják az árukat személyes használatra vagy máshol történő viszonteladásra. A folyamat magában foglalhatja a dobozok és ládák szétszerelését és lebontását, csak tiszta szemetes zsákok használatával, és az egyirányú hozzáférés biztosítását a munkavállalók szeméttárolóira.
• Javítsa az alkalmazottak morálját. A bizalom építése kétirányú utca. Ismerkedjen meg az alkalmazottakkal, hozzon létre kapcsolatot és hozzon létre kapcsolatokat, mert az emberek kevésbé valószínű, hogy bebocsátanak a kísértésbe, ha örülnek a munkájuknak és törődnek karrierjükkel.
• Nyissa meg a munkavállalói tippvonalat. Az előző javaslattal kapcsolatban a vállalathoz hűséges alkalmazottak segíthetnek a csalás és a lopás okozta veszteségek korlátozásában, ha a gyanúikat névtelenül jelentik. Biztosítsa az összes jelentés bizalmas kezelését, és az intézkedés megkezdése előtt alaposan vizsgálja meg az egyes jelentéseket.

A vádemelés vagy a büntetőeljárás elutasítása

A kis- és középvállalkozások aránytalanul áldozatai vannak az embezzlerek és a csalók által. A kisvállalkozások hatvanöt százaléka arról számol be, hogy a munkavállalói lopás áldozatává vált, de mindössze 16 százaléka a Cincinnati Egyetem büntető igazságügyi doktori hallgatója által végzett tanulmány alapján. Gyakran előfordul, hogy a kisvállalkozások tulajdonosai csak azért teszik ki a munkavállalót, mert a peres eljárás költséges, és nem garantálja, hogy az ellopott pénzeszközöket visszafizetik. Más vállalatok tartózkodnak attól, hogy bizalmas nyilvántartásuk ellenőrzését elkerüljék.

A munkavállalók lopásával kapcsolatban a megelőzés a legjobb védelem. Tekintse át rendszereit és eljárásait a sérülékeny területek azonosításához, és szükség szerint végezze el a változtatásokat. Segíthet egy semleges pártnál dolgozni egy új perspektívával, hogy megtalálják a piros zászlót. Ha csalás és munkavállalói lopás következik be, gyorsan, határozottan és határozottan járjon el. Kövesse a zéró tolerancia politikáját, hogy megvédje a vállalatot az alkalmazottak lopásából eredő jelentős veszteségektől.