Professzionális e-mail üzenetek írása és küldése

Ha professzionális e-mail üzeneteket küld, nagyon fontos, hogy az üzenet tökéletes legyen. Nem akarsz hibákat fújni - akár e-mailek küldésének módját, akár nyomon követni őket. Olvasson tovább, hogy megtanulja, hogyan írjon és küldjön professzionális e-mail üzeneteket.

Miért szeretne professzionális e-mailt küldeni? Számos oka van. Lehet, hogy elküldi a fedőlapot egy potenciális munkáltatónak, köszönöm levelet egy kollégának, aki beleegyezett, hogy hivatkozást, lemondó levelet küldött a jelenlegi főnöke számára, vagy kérjen ajánlási levelet.

Lehet, hogy más okai vannak a nem személyes e-mailek küldésének, és valójában jó ötlet, hogy minden e-mail szervezett és professzionális legyen.

Íme, mit kell beilleszteni az üzeneteibe, mit ne vegyen be, és hogyan zárja be, írja alá és küldje el az e-mail üzeneteit.

Professzionális e-mail üzenetek irányelvei

Tekintse át ezeket a lépéseket, hogy egy kiváló minőségű professzionális e-mailt írjon, és mindig nagyszerű benyomást fog gyakorolni a címzettre:

• Tárgy: A témakörnek röviden közölnie kell az írás célját. A témakör lehet olyan egyszerű, mint "Köszönöm" vagy "Ajánlatkérés".
• Üdvözlet: Még ha nagyon rövid e-mailt is ír, írjon be egy üdvözlést. Ha ismeri a személy nevét, tüntesse fel. Hacsak nem szerepel az első név alapján, hívja őket a címük alapján.
• Hossz: Tartsa az e-maileket a lehető leggyorsabban. Az emberek hajlamosak a hosszú e-maileket áthidalni, így csak az alapvető információkat tartalmazza.
• Betű stílus: Kerülje a díszes, játékos vagy színes betűtípusokat; ezek egyszerűen elvonják a címzettet az aktuális üzenetből. Kerülje a félkövér és dőlt betűtípus túlzott használatát is, ami az e-mail megjelenését megzavarja. Ne írjon semmilyen nagybetűvel sem; ez olyan dühös, vagy túlzottan elterjedt egy e-mailben.

• Emoticons:Ne tartalmazzon hangulatjeleket professzionális e-mailben; mentse ezeket személyes levelezésre.
• Helyesírás és nyelvtan: Csak azért, mert írsz egy e-mailt, nem jelenti azt, hogy hamisnak kell lenned a helyesírás és a nyelvtan tekintetében. Az elküldés előtt gondosan szerkessze az e-mailt. A hibamentes üzenet azt mondja a címzettnek, hogy e-mailjeit komolyan kell venni.
• Záró:Jelentkezzen le egy rövid "Köszönöm", "Legjobb", vagy egy másik egyszerű elküldéssel, majd a nevével. A legtöbb e-mail fiók lehetővé teszi, hogy minden e-mailbe beágyazza a nevét, címét és elérhetőségeit. Ez egy fantasztikus módja annak, hogy minden levelezést professzionálisabbá tegyük.

További tippek

Miután megírta az e-mailt, lépjen át mindezen lépések előtt, mielőtt rákattint a „Küldés” gombra:

• Győződjön meg róla, hogy az üzenet teljes:Ellenőrizze, hogy az e-mail tárgya meg van-e töltve, aláírta-e az aláírást, elküldi az üzenetet a megfelelő kapcsolattartónak, és kitöltötte az Titkos mezőt, hogy másolatot küldj magadnak, így van egy e-mail üzeneted.
• Az e-mail üzenet igazolása:Mielőtt elkezdené a küldést, győződjön meg róla, hogy helyesírás-ellenőrzést végez, és ellenőrizze a nyelvtani és a nagybetűket. Ugyanolyan fontosak az e-mail álláskeresési levelezésekben, mint egy papír levélben.

• Teszt e-mail üzenet küldése:Mielőtt ténylegesen elküldené az e-mailt, küldje el először az üzenetet, hogy ellenőrizze, hogy a formázás működik-e, és hogy semmi sem néz ki a helyén. Ha minden jól néz ki, menjen előre, és küldje el az e-mailt a kapcsolatba lépő cégnek vagy egyéneknek.
• Küldj magadnak egy e-mail üzenet másolatát:Használja a Titkos mező, hogy elküldje az e-mail üzenet másolatát magadnak, így van egy feljegyzése arról, hogy mikor küldte el az üzenetet és ki küldte el. Ezt az információt a küldött mappában is megtalálhatja.

• Fájlok másolása:Számos e-mail program segítségével beállíthat mappákat, amelyek megkönnyítik a fontos múltbeli e-mailek megkeresését. Állítson be egy mappát az összes munkakeresési e-mailhez, és állítsa be a küldött e-mail üzenet másolatát a munkakeresési mappába.

Rendszeresen ellenőrizze az e-mail címét

Az idő lényege, ha munkakeresést végez, ezért fontos, hogy rendszeresen és gyakran ellenőrizze az e-mailt, így nem hagyhatja ki a fontos lehetőségeket. Legalább ellenőrizze az e-mailt reggel és a kora délutáni órákban, így ideje lesz, hogy azonnal válaszoljon a kapott üzenetekre.

Napjainkban egy okostelefon használata megkönnyítheti az e-mailek ellenőrzését, bárhová is megy, és amikor csak akarja - többé nem lebeg a számítógépén. Tény, hogy értesítéseket kaphat az új e-mail üzenetekről, így elolvashatja azokat, amint elérik a beérkezett üzeneteket.