Hogyan legyünk bírósági titkár

A bírósági titkárok támogatják a peres ügyvédeket és paralegálisokat helyi, állami és szövetségi bíróságok és közigazgatási bíróságok ügyében.

A bírósági titkárok mindenféle ügyvédi irodában dolgoznak. Egyes titkárok tisztán adminisztratív támogatást nyújtanak. Azonban számos cég titkárai hibrid szerepet töltenek be, amelyek mind titkárként, mind peres jogvitákként működnek.

Az alábbiakban a peres életciklus során a peres titkárság leggyakoribb funkciói találhatók. A titkársági szerepek a cégtől, a peres eljárás típusától és a személyzet méretétől függően eltérőek.

Case-szűrés

A felperes cégek esetében az ügy első lépése az ügy érdemi vizsgálatára szolgál. Vajon a potenciális ügyfélnek van-e cselekvési oka? Vannak-e konfliktusok? A titkár segítséget nyújthat az ügyvizsgáló űrlapok elkészítésében és az ügyvéd és a potenciális ügyfél közötti kezdeti találkozók ütemezésében. Bizonyos esetekben a titkár előzetes szűrést hajt végre azzal, hogy telefonon megkérdezi a potenciális ügyfél kérdéseket. Az ügyfél aláírása esetén a titkár új ügyiratot hoz létre, és továbbítja a megőrzési szerződést és egyéb dokumentumokat az ügyfélnek.

Vizsgálat

Sok esetben a felek vizsgálatot folytatnak, mielőtt pert indítanak. Ez a vizsgálat magában foglalhatja a tanúk lokalizálását és meghallgatását, a baleset helyszínének megvizsgálását és a dokumentum és egyéb bizonyítékok gyűjtését. A peres titkár segítséget nyújthat a folyamatban az ülések és telefonkonferenciák ütemezésével az ügyvéd nevében, tanúi listák létrehozásával, bizonyítékok szervezésével és egyéb dokumentumok készítésével, valamint megbízható iratrendszer létrehozásával mind a papír, mind az elektronikus dokumentumok számára.

beadványok

Ha pert indítanak, a titkár készíti el a beadványokat szövegszerkesztő programban. A beadványok tartalmazhatnak idézést, panaszt, nyilatkozatot, felvételi kérelmet és indítványt. A peres titkár gyakran hozza létre az iratbeadványokat, amelyek az adott ügy valamennyi beadványát megszervezik és indexelik. A titkár személyesen vagy elektronikusan is benyújthatja ezeket a dokumentumokat a bírósághoz, bár ezt a feladatot gyakran egy paralegal vagy bírósági hírnök végzi.

Felfedezés

A felfedezés a peres eljárás leghosszabb fázisa. A felfedezés során a peres titkár az alábbi feladatok teljesítését vagy teljesítését végezheti el:

• Felderítő dokumentumok készítése szövegszerkesztő rendszerben, beleértve a lekérdezéseket és a gyártási kérelmeket
• Gépelés, küldés és nyomon követés
• Ütemezés több féllel, beleértve az ügyvédet, az ügyfeleket, az ellenzéki tanácsadókat és a bírósági riportereket
• A Polgári perrendtartás által előírt független orvosi vizsgálatok és egyéb kinevezések ütemezése
• Felfedező kötőanyagok létrehozása; felfedezési dokumentumok indexelése és benyújtása
• Esettanulmányok szervezése és benyújtása
• A helyszíni vizsgálatok ütemezése

• Szakértőkkel való keresés és kommunikáció; szakértői jelentések szervezése és benyújtása

Pre-Trial

A próba dátumának beállítása után a titkár segíti a jogi csapat felkészülését a tárgyalásra. A titkár szerepe lehet:

• A tárgyalás előtti dokumentumok, köztük az indítványok, rövidnadrágok, felkérések és tanúi listák beírása és formázása
• Kiállítások összegyűjtése és szervezése
• Próba kötőanyagok létrehozása, szervezése és / vagy indexelése
• Segítenek a próbamunka megszervezésében
• Határidők követése és emlékeztetők küldése a jogi csoportnak
• Idézésellenőrző és korrekciós rövidítések és jogi dokumentumok
• Annak biztosítása, hogy a dokumentumok megfelelően formázzanak a bírósági szabályoknak megfelelően
• Tanúk koordinálása

Próba

A bírósági titkár fontos támogató szerepet tölt be a tárgyalás során. Feladatai közé tartozhat:

• A próbadokumentumok előkészítése, gépelése és formázása
• A diagramok, grafikonok és egyéb tárgyalóterem képeinek összeállítása
• Futárok, bírósági riporterek és szakértői tanúk ütemezése
• Dokumentumok, kiállítások és kísérleti kötőanyagok szervezése, benyújtása és kezelése
• Az ügyvédek, tanúk, ügyfelek és mások utazási rendszereinek összehangolása

Egyéb adminisztratív feladatok

A védelmi oldalon dolgozók számára a peres titkár az ügyvédi és paralegals időigényt minden esetben a cég idő- és számlázási rendszerébe adja. Ő is rendszeres számlákat küld az ügyfélnek, és nyomon követi a késedelmes fizetéseket. A peres titkár által végzett egyéb általános feladatok a következők:

• Információk készítése szöveg, adat és grafika átírásával, formázásával, bevitelével, letöltésével, másolásával és továbbításával
• Nyomon követési határidők
• Megfelel az ügyfeleknek, tanúknak és ellenzéki tanácsadóknak
• Felvenni a telefont
• Táblázatok létrehozása a költségek, a kiállítások és egyéb információk nyomon követésére
• Diktálás átírása
• Docket rendszerek karbantartása
• Útválasztás, jelentések és jogi dokumentumok
• Ügyfélkonferenciák és ügyvédi találkozók szervezése
• Költségjelentések készítése
• Az ügyvédi naptár megtartása konferenciák, telekonferenciák, letétek és utazás tervezésével és ütemezésével

• Kellékek rendelése

Bírósági titkár oktatás

Számos peres titkár egy szakiskolai vagy közösségi főiskolán tanúsítványt vagy társult diplomát szerzett. A négyéves főiskolai diplomával rendelkező titkároknak azonban a legmagasabb előmenetelük van egy ügyvédi irodán belül. A munka során gyakran folyik a peres képzések. A tapasztalt peres titkárok gyakran lépnek be a cég más szerepébe, beleértve a paralegal és az irodai vezetői pozíciókat is.

Bírósági titkár készségek és tudás

A bírósági titkároknak rendelkezniük kell az interperszonális, technológiai és irodai készségekkel, valamint jogi és eljárási ismeretekkel. A szükséges készségek és ismeretek a következők:

• Szövegszerkesztés, táblázatkezelő, prezentációs és időszámítási szoftverek; a Microsoft Office programcsomag ismerete
• A transzkripciós berendezések szakértelme
• Kiváló írásbeli és szóbeli készségek
• Tudás a helyi, állami és szövetségi bírósági peres eljárásokról és a bejelentési eljárásokról
• A dokumentumadatbázisok, például Ringtail, Summation és Concordance szakértelme
• E-bejelentési tapasztalat
• Az irodai eljárások és a jogi terminológia ismerete
• Erős gépelési készségek
• Szilárd szervezeti készségek és többfeladatos készségek
• Képesség arra, hogy szakmailag kölcsönhatásba lépjen a személyzet minden szintjével