Hogyan kell megszervezni a papírmunkát

Az egyetlen alkalom, amikor úgy gondolod, hogy fontos dokumentumaidra gondolsz, amikor szükséged van rá. És sokszor nem találja meg őket, amikor szükség van rájuk, mert nincsen szervezett és központosított rendszere a fontos dokumentumok tárolására és / vagy az utoljára, amikor szüksége volt rájuk, egyszerűen visszahúzta a tengerbe. papírok az otthoni irodában, ahelyett, hogy visszahelyezné, hol tartozott.

Elkezdeni

Az összes fontos papírod elterjedt az egész házadban, sok időt és energiát pazarolsz rájuk. Ön is veszélyben van azzal, hogy elveszítené néhányat. Néhány egyszerű lépéssel a hétvégén egy órán belül rendezheti fontos papírdokumentumait!

Szükséged lesz egy kis, két fiókos szekrényre, vagy hordozható, függődobozra, több színű lógó fájlokra (6 különböző szín), manila harmadik vágott felső lapjának mappájára és egy tűzálló széfre (opcionális). Vagy vásárolhat egy nagy kötő- és füllapot. Amint megvan az áruk, itt a hat lépés, amit követni fog a papírmunkák megszervezéséhez.

Gyűjtse össze a dokumentumokat

Mielőtt az összes fontos dokumentumot megszervezheti, meg kell találnia azokat. Néha könnyebb mondani, mint a kész.

Ellenőrizze az otthoni irodát a fiókokban és az íróasztalon vagy asztalon halmozott papírokat. Ellenőrizze a konyhai munkalapok, valamint a konyhai fiókok és kosarak zsúfoltságát. Nézd meg a hálószobás öltözőt és az éjjeliszekrényt (ott hagyhattad volna őket a reggeli rohanásban, és elfelejtetted őket). Végül, de nem utolsósorban, ellenőrizze a pénztárcáját vagy aktatáskáját olyan fontos dokumentumokhoz, amelyeket véletlenül még mindig hordoz.

kategorizál

A legfontosabb dokumentumok a következő hat kategóriába tartoznak. Rendezze az összes összegyűjtött dokumentumot az alábbiak szerint:

1. Otthoni és ingatlan nyilvántartások - jelzálog, vagyontárgyak, lakásépítési projektek és bevételek, készülék kézikönyvek és garanciák, ingatlanadó-információk, otthoni biztosítások és kézikönyvek
2. Automatikus rekordok - címek, karbantartási nyilvántartások, biztosítási kötvények és információk, hitelinformációk és fizetési nyilvántartások
3. Egészségügyi adatok - biztosítási kötvények, egészségbiztosítási juttatási kézikönyvek, orvosi ellátások magyarázata, orvosszámlák, receptlisták, rugalmas kiadási információk, orvosi bevételek, orvosi irányelvek, életbiztosítási kötvények

1. Pénzügyi nyilvántartás - bankszámlakivonatok, adóbevallások, adólevonási nyilvántartások, befektetési nyilvántartások, hitelnyilvántartások, hitelkártya-kimutatások
2. Elektronikus rekordok - mobiltelefon-szerződések és kézikönyvek; Számítógépekre, laptopokra és iPad-ekre vonatkozó értékesítési bevételek és jótállások; kábel és internet tervek és számlák; vezeték nélküli útválasztó értékesítési nyugta és kézikönyv
3. Személyes feljegyzések - születési anyakönyvi kivonatok, házassági anyakönyvi kivonat, házasság felbontási bizonyítvány, letétkezelési dokumentumok, társadalombiztosítási információk, immunizálási nyilvántartások, útlevelek, katonai szolgálati nyilvántartások, keresztelési és megerősítési nyilvántartások, végrendeletek, temetési tervek és temetkezési információk. Ha háziállat is van, fontos dokumentumokat is tartalmazhat, mint például az állatgyógyászati ​​és a vakcina információkat ebben a kategóriában.

Keresse meg az alapvető dokumentumokat

A fontos dokumentumok többsége a rendszeres iratszekrényben vagy hordozható lógó fájl dobozban tárolható. Van néhány. Azonban ez valóban tűzálló, biztonságos vagy külső tárolóhelyen, például széfben tárolható.

A létfontosságú dokumentumok olyan dokumentumok, amelyek nagyon nehézkesek vagy nagyon időigényesek a helyettesítéshez. Érzékeny személyes adatokat tartalmazhatnak, amelyek betörés vagy rablás esetén veszélyeztethetők. Abban az esetben, ha az otthonát tűz vagy árvíz elpusztította, azt szeretné, hogy ezek az alapvető dokumentumok érintetlenek maradjanak.

A legtöbb ember számára a következő dokumentumok létfontosságúak: társadalombiztosítási információk, születési anyakönyvi kivonatok, biztosítási kötvények az ügynök kapcsolattartási adataival, végrendeletekkel, tulajdonjogokkal, autócímekkel, útlevéllel és minden olyan szerződéssel vagy megállapodással, amely az eredeti aláírást igényelte.

Készítsen fő listát az összes fontos dokumentumból, amelyet a tűzbiztonsági rendszerben vagy egy külső telephelyen tárol.

Másolja a pénztárcáját

A legtöbbünk kritikus információkat hordoz pénztárcáinkban minden nap. Tudja mindent, ami a tárcájában van? Mit tennél, ha elveszítené vagy ellopná a pénztárcáját?

Készítsen másolatot a vezetői engedélyről, a donorkártyáról, az egészségbiztosítási kártyáról, a tagsági kártyákról, mint például az edzőterem élelmiszerbolt-hűségkártyáiról, raktárklubjairól, és ami a legfontosabb, minden hitel- és betéti kártyáról (másolás elöl és hátul). Tartsa meg ezeket a másolatokat más fontos papírdokumentumokkal:

Ötödik lépés: Egy egyszerű iratrendszer létrehozása

Minél egyszerűbb a bejelentési rendszer, annál valószínűbb, hogy következetesen használja. A fontos dokumentumok mindegyik kategóriáját vegye fel és függő fájl színét adja hozzá:

• Otthoni és ingatlan nyilvántartások
• Automatikus rekordok
• Egészségügyi adatok
• Pénzügyi nyilvántartás
• Elektronikus rekordok
• Személyes feljegyzések

Adja hozzá a megfelelő számú függő fájlt a nyilvántartási rendszeréhez az egyes kategóriákban lévő dokumentumok számához.

Használja a manila mappákat, és hozzon létre egy mappát minden egyes dokumentumhoz minden kategóriában. Helyezze a mappákat a megfelelő színes függő fájlrészbe.

Ha egy nagy, háromgyűrűs kötő- és lapbetétet vásárolt, jelölje meg a fenti rekordneveket, jelölje meg a lapokat, a papír lyukasztja az összes dokumentumot és rendezze azokat. Ha a papír nem lehet lyukasztott papír lyuk, akkor a papír lyukba helyezi a mappát, és a dokumentumokat a mappába helyezi.

Most, ha a papírmunka csak nem a te dolgod, akkor ez egy szabadító pillanat lehet. Az összes dokumentumot beolvashatja, elmentheti őket egy merevlemezre, majd azután eldobhatja. De használja a saját belátásait, mivel néhány papírmunka jobban mentett. Használja a legjobb ítéletet.

Folyamatos karbantartás

Most, hogy fontos dokumentumokat szerveznek, tartsák meg őket. Minden hónapban, amikor fizet a számláján, tegyen fel minden új dokumentumot a nyilvántartási rendszer megfelelő részébe. Ezzel egyidejűleg keresse meg azokat a dokumentumokat, amelyeket a rendszerből eltávolított a hónap során, ami még mindig ki van zárva a fájlrendszerből. Fájlokat adjon újra. Évente legalább kétszer nézze át az iratkezelő rendszerében található dokumentumokat, hogy meggyőződhessen arról, hogy ki lehet-e tisztítani. Egy jó menetrend, amelyet követni kell, az év első és minden tanév végén.

Kis erőfeszítéssel hosszú távú előnyöket érhet el a fontos papírdokumentumok megszervezésével.

Szerkesztette Elizabeth McGrory.