Hogyan viselkedjen be az e-mailben

Ha Ön e-mail üzenetet küld önmagának, fontos, hogy küldjön egy professzionális e-mail üzenetet, amely magában foglalja az olvasót, és egyértelműen kimondja, miért ír. A legtöbb ember e-mailben van elárasztva, és bonyolult lehet e-mailt kapni valakitől, akit nem tudnak megnyitni, nem is beszélve olvasni.

Tekintse át ezeket az ötleteket az e-mail üzenetek megnyitásához, olvasásához és megválaszolásához, e-mail témakörök példáival, valamint a hivatalos és alkalmi e-mail bevezetésekkel.

Hogyan viselkedjen be az e-mailben

Írjon be egy üzenet megnyitási tételt. Hány e-mail üzeneteket ürít ki anélkül, hogy megnyitná őket? Figyeljen arra, hogy mit tartalmaz a témában, így a tiédnek lehetősége nyílik megnyitni. Legyen konkrét, és hagyja, hogy az olvasó tudja, miért ír. Tartsa rövidre a témakört, így a címzett pillantással láthatja, hogy mi az üzenet.

Címezze meg az üzenetet egy személynek. Ha talál egy személyt, hogy inkább egy általános e-mail címre írjon, mint például a [email protected], személyesen csatlakozhat az egyénekkel, akikkel találkozik.

A LinkedIn, a vállalati webhelyek és a közösségi média oldalak jó módja a kapcsolattartók megtalálásának.

Használjon hivatalos üdvözletet. Ha egy konkrét kéréssel írsz, használj egy hivatalos üzleti üdvözletet, mint például Mr. vagy Ms. Első nevek is működnek, ha kapcsolatod van a személyrel, vagy ha alkalmanként írsz, hogy információt adj ahelyett, hogy segítséget kérne. Íme példák az e-mail üzenetek üdvözletére, és itt van a levélszolgálatok és üdvözletek kiválasztása.

Használja a kapcsolatokat. Bevezető e-mail vagy LinkedIn üzenet írásakor, ha valaki közösen említi őket. A tanácsadás vagy segítségnyújtás egyik legjobb módja az áttétel.

Ne kérjen. Sokkal jobb, ha javaslatot tesz, vagy kérjen tanácsot, mint valakinek diktálni. Például: „Képes lenne-e visszajelzést adni az önéletrajzomról, ha az idő lehetővé teszi?” Sokkal jobban hangzik, mint a „Kérem, nézze át az önéletrajzomat és térjen vissza hozzám.” Az udvarias és kérdőíves lesz, ha elmondja valakinek, hogy mit kellene csinálni.

Tartsa rövidnek. A legtöbb ember az e-maileket megragadja, és ritkán olvas az első bekezdésen túl. Tartsa röviden az üzenetet - legfeljebb 2 vagy 3 bekezdést. Ne tartalmazzon több mondatot mindegyik bekezdésben.

Tisztázzuk, miért írsz. Az e-mail üzenetben világosan meg kell jelölni, hogy ki vagy, miért írsz, és mit kérsz az olvasótól.

Használja az első bekezdést, hogy bemutassa magát, a második az Ön kérésére, a harmadik pedig az olvasónak a megítéléséért.

Használjon egyszerű betűtípust. Használjon egy egyszerű betűtípust (például Calibri, Times New Roman vagy Arial) és egy könnyen olvasható betűméretet. 11 vagy 12 pontos betűméret olvasható anélkül, hogy el kellene szúrnia. A következőképpen választhatja ki a betűtípus stílusát és méretét.

Válasszon szakmai zárást. A bezárása majdnem olyan fontos, mint a bevezetés. Végezze el az e-mailt rövid szakmai zárással. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan lehet befejezni a jó záródási példákkal ellátott levelet.

Adjon alá egy aláírást. Győződjön meg arról, hogy az Ön által küldött személy megkapja a kapcsolatot veled. Adjon alá egy aláírást a teljes nevével, e-mail címével és telefonszámával. Írja be a levelezési címét, ha írásbeli választ kér, vagy valamit küldeni kell Önnek. Az e-mail aláírás beállításának módja.

Korrektúra és helyesírás-ellenőrzés. Amikor bemutatja magát, fontos, hogy az elküldés előtt ellenőrizze és helyesen ellenőrizze az üzenetet. Csak egy esélye van arra, hogy jó benyomást tegyen, és egy hibaüzenet kaphat az e-mail üzenetét.

Tesztüzenet küldése. Annak biztosítására, hogy az üzenet tökéletes legyen, küldje el először magadnak, hogy ellenőrizhesse, hogyan olvasható, és hogy végső pillantást adjon rá, hogy biztos legyen benne, hogy mit szeretne küldeni.

Bcc: magad.Mindig jó ötlet, hogy a Bcc: (vak kópia másolat) magad az üzeneten. Lesz feljegyzése annak elküldéséről, és a későbbi kommunikációhoz könnyedén visszatérhet hozzá.

Példák az e-mail bevezető témakörökre

• Bevezetés Az Ön Név
• Tudnivalók a lehetőségekről
• Megtaláltam Alumni hálózat, LinkedIn, Szakmai Egyesület stb.)
• Név Ajánlott kapcsolatba lépni veled
• Név Javasoltam elérni
• Referral from Név
• Ajánlva Név

Amikor két másik embert mutat be egymásnak:

• Bevezetés: Név - Név
• Bemutatkozik Név nak nek Név
• Csatlakozás: Név - Név
• Név és Név Bevezetés

Példák az e-mailek bemutatására

Formális bevezető példa (szöveges változat)

Kedves Ms. Smith!

A nevem Marcus Anderson, és azt írom, hogy kérem a segítségedet. Nagyra értékelném a segítségét és tanácsát.

Alkalmi bemutató példa (szöveges változat)

Szia első név, Cynthia vagyok, és egy technikai toborzási cégnél dolgozom, az ABCD toborzásnak. Remélem jól vagy! Szeretnék többet mondani egy eseményről, amelyet elindítunk.

Bevezetés egy referencia példával (szöveges verzió)

Kedves Ms. Smith!

Alisa Markers barátja vagyok, és bátorította, hogy továbbítsam az önéletrajzomat. Alisa és én együtt dolgoztunk együtt, és úgy gondolta, hogy segíthet nekem a munkakeresésemben.

E-mail bemutatja valaki más példáját (szöveges verzió)

Kedves Jonas!

Remélem, ez jól fog találni! Ma megérkeztem, hogy bemutassam Samantha Billings kollégámat, aki nemrég csatlakozott a cégünkhöz és átveszi a kommunikációt a DBC Company számára.

A példák áttekintése: Minta bevezető e-mailek és levelek