A projekt chartájának szerepe és célja

A projektek formája miatt a projektek hivatalosan is léteznek. Ez egy olyan dokumentum, amely felhatalmazza a munkát, és kijelöli a projektvezetőt. A projektvezetőként megadja a megbízást arra, hogy az abban leírt munkát elvégezze.

A projekt alapokmányának legfontosabb szerepe, hogy pontosan meghatározza, hogy mit ér el a projekt. Nézzük meg, mi van ebben az alapvető projektdokumentumban.

Mi megy a projekt chartájába?

A projekt charter első része a projekt nevét, a szponzor és a projektvezető nevét, valamint a dokumentum elkészítésének időpontját írja le. Akkor bejutsz a dokumentum húsába.

A projekttervezet főbb részei a következők.

• A projekt célja: Ez magyarázza, hogy miért akarja a projektet. Hivatkozhat egy olyan üzleti ügyre vagy szerződésre, amely ezt a projektet vezeti, vagy egyszerűen kifejti, hogy miért fontos ezt a munkát elvégezni.
• A projekt leírása: Ebben a részben magyarázza el, hogy mit fog elérni a projekt. Adja meg az építeni szándékozott elemek vagy a leszállítandó szolgáltatások részleteit.
• Költségvetés: ebben a pillanatban előfordulhat, hogy nincsenek a projekt feladataival kapcsolatos részletes adatok, így nem lehet teljes és részletes projektköltségvetést elhelyezni. Jegyezze fel a költségvetési korlátokat vagy a várt kiadások magas szintű kezdeti körét.

• Kockázatok: Minden projekt kockázatot jelent. A projekt charter ez a része a projekt kockázati naplójának korai változatát képezi. Dokumentáljon minden olyan kockázatot, amiről ebben a pontban tudod, hogy a menedzsment csapat láthassa, hogy mi befolyásolhatja a projektet.
• Mérföldkövek: Ha ismeri a magas szintű mérföldköveket, akkor vegye fel azokat a projekttervbe ebben a részben. A későbbiekben átmásolhatja azokat Gantt-diagramjába, amikor részletesebb tervet készít. Abban a pillanatban, amikor csak csepp-holt időpontokat keres, vagy bármi, amit a szerződésekben meghatároztál.

• A projekt célkitűzései: Ez egy nagyon fontos szakasz, de nehéz lehet összeállítani. Megpróbál válaszolni a kérdésre: „Hogyan tudjuk, mikor fejezzük be?” Írja le, hogy mit vár a projektnek, és hogyan fogja tudni, hogy van-e oda. Például egy időrögzítési rendszer minden részleg számára történő elindítására irányuló projektben a következő cél lehet: „Minden csapat az év végére fogja használni az időszámítási rendszert.” Emellett jegyezze fel, hogy ki lesz felelős azért, hogy elfogadja ezt a célt. Elkerüli a projekt végén felmerülő problémákat, amikor hirtelen senki sem kész arra, hogy teljes egészében aláírja a munkát.

• A projektvezető hatósági szintjei: Hacsak nincs egyértelmű és dokumentálva máshol, érdemes egy fejezetet foglalni a chartába arról, hogy mit tehet anélkül, hogy további feliratkozást kapna egy magasabb rangú személytől. Általában arra vonatkozik, hogy milyen mértékű tűréshatárokat határoztak meg a költségvetésben és az időkeretekben, és így kifejeznék: „A projektvezető 10% -os tűréshatárral rendelkezik a költségvetés és 5% -os tűréshatáron belül. A jóváhagyott határértékeket meghaladó eltéréseket a projekt szponzorának kell aláírnia. ”Ezt a szakaszt kiterjesztheti annak meghatározására, hogy a projektvezető milyen jogosultsággal rendelkezik a személyzet felvételéről és lövöldözéséről a projekt csapatából.

A projekt chartájának jóváhagyása

A projekt charter utolsó szakasza a jóváhagyási szakasz. A projektvezetőnek és a projekt szponzorának (vagy az a személynek, aki a munkát elindította, ha hosszabb távú szponzort még nem neveznek ki) alá kell írnia és alá kell írnia a dokumentumot. Ma ez valószínűleg e-mailen keresztül történik, így az e-mail jogosultság másolatát tartsa a projektfájljaiban, ha vissza kell térnie hozzá.