Projektirányítási struktúrák

Tudja-e, hogy milyen projektirányítás van, és hogyan néz ki? Vagy mit kell tennie, ha olyan környezetben dolgozik, ahol nem létezik? Kezdjük egy definícióval.

Projektirányítás: a meghatározás

A „menedzsment” a projektmenedzsment kifejezésekben azokra a politikákra, folyamatokra, szabványokra, eljárásokra és iránymutatásokra utal, amelyek meghatározzák, hogyan irányítják, irányítják és ellenőrzik a projekteket a szervezet.

A kormányzás kiterjedt és „súlyos” lehet, sok bürokráciával, vázlatos és „könnyű” (ebben az esetben valószínűleg nem hatékony). A menedzsereknek a környezet és a kultúra megfelelő irányítási szintjét kell célozniuk. Fontos tényező annak biztosításában, hogy az irányítási politikák megfeleljenek a célnak.

A kormányzás a tetején kezdődik. A vállalat igazgatóságának elkötelezettnek kell lennie a jó kormányzás elképzelésével és a projektek megfelelő irányításával, meghatározott iránymutatásokon belül. Ez a hozzáállás és a várható elvárások kiszűrődnek a Projektek és a projektvezetők (és a programcsapatok, ahol vannak ilyenek) alapján.

Miért fontos a projektirányítás?

A projekt támogatója és más kulcsfontosságú érdekeltek szeretné tudni, hogy a projekt költségvetését helyesen használja. Azt akarják látni, hogy hatékonyan nyomon követik a projekt előrehaladását, és szükség esetén lépést tartanak a projekt kockázatának kezelésében.

A projektek jó kormányzásának alapja azonban ennél messzebb van.

A kormányzást az ügyfelek, különösen a közszféra ügyfelei követelik. A kormányok és a szabályozók bizonyos projektekre bizonyos (és bizonyos esetekben) bizonyos szabványokat kérnek. A kormányzás nem csak belső kérdés: a szabályozott piacokon működő számos vállalatnak követnie kell a külső jogszabályok iránymutatásait, mint például a Sarbanes-Oxley. A projektirányítás kis részét képezi annak, hogy bizonyítani tudja, hogy cége hatékonyan működik, és az Ön iparágának meghatározott irányelvei és szabályai szerint.

A projektirányítás is segít:

• Javítsa a befektetések megtérülését és hatékonyan nyomon kövesse ezeket a beruházásokat
• Nyerjen részt a projektekhez
• Kerülje el a gyakori okokat, amelyek miatt a projektek sikertelenek
• Kommunikáljon hatékonyabban
• Ismerje meg a projektek szabványosítását, megkönnyítve a teljesítmény összehasonlítását
• Minimalizálja a kockázatot
• A személyzet fejlesztése és motiválása strukturált környezetben

Milyen a projektirányítás?

Tehát most már tudjuk, hogy mi a projektirányítás, mit néz ki egy projektre? Az alábbiakban bemutatjuk azokat a tevékenységeket, amelyek bemutatják a projektkörnyezet irányítását:

• Vannak fegyelmezett projektmenedzsment életciklusok, amelyek jóváhagyási pontokat tartalmaznak. Ezek olyan pontok, ahol megvitatják a projekt életképességét, és döntés születik arról, hogy folytassák-e a munkát, vagy sem.
• A projektek egyértelmű üzleti esettel rendelkeznek, és az üzleti ügyekben elegendő információ áll rendelkezésre ahhoz, hogy a vezetési csoportok meghozhassák a helyes döntéseket.
• Ezeket a határozatokat megfelelően dokumentálták és közlik.
• A projekteken dolgozók meghatározzák a szerepeket és a felelősségeket.
• Van egy folyamatos tanulási kultúra, amely lehetővé teszi a projektcsoportok számára, hogy folyamatosan javítsák és megvitassák a tanulságokat a hibás környezetben.

• Vannak olyan folyamatok és eljárások, amelyek lehetővé teszik a projektcsoportok számára, hogy felülvizsgálják projektjüket, és szükség esetén független támogatást kérjenek.
• Az érdekeltek részt vesznek, és bízik a folyamatban.
• A projektcsoportok olyan személyekből állnak, akik tapasztaltak és képzettek a releváns szerepekben.

A projektek irányítása a szervezet általános irányítási struktúráihoz kapcsolódik. Ha úgy gondolja, hogy a projektirányítás fő célja annak biztosítása, hogy a projekteket megfelelő módon valósítsák meg, láthatjuk, hogyan kapcsolódik a vállalati szintű pénzügyi irányításhoz, a vállalati kockázatkezeléshez és még sok máshoz.

A projektirányításnak zökkenőmentesen illeszkednie kell a jelenlegi szervezeti folyamataiba. Más szóval, ne hozzon létre egy teljesen új pénzügyi menedzsment folyamatot, ha már rendelkezik más területeken működővel! Használja a jelenleg létezőket és a vállalati folyamatokat, hogy azok alkalmasak legyenek a projektkörnyezetben való használatra.

5 Fókuszterületek a projektirányításban

Amikor elkezdi megvizsgálni, észre fogod venni, hogy a projektmenedzsment a projektmenedzsment minden elemén átnyúlik. Vannak azonban olyan kulcsfontosságú területek, ahol a kormányzás különösen fontos.

1. Módszertanok és folyamatok: Ezek segítenek a munka megbízható és fenntartható megvalósításában.
2. Tudásmenedzsment: Ez elengedhetetlen a megtanult tanulságokhoz és annak biztosításához, hogy a szervezet megtanulja a projekt tapasztalatait. A tudásmenedzsment elengedhetetlen, ha többször is meg akarja szüntetni ugyanazokat a hibákat.
3. A projektmenedzsment érettsége: Ahogy a szervezeti projektmenedzsment érettsége növekszik, így sikeresen teljesítheti.
4. Vezető szintű felvásárlás: A projektirányítás iránti elkötelezettség a legfelső szinten kezdődik. Ha rendelkezik vezetési támogatással, ez az üzleti szint minden szintjén lefelé halad, és a kormányzás megközelítése fenntarthatóbb lesz.

1. Támogató kultúra: A támogatási kultúra, nem pedig a hibás, biztosítja, hogy a projektmenedzsereknek megfelelő környezetük legyen a fejlődéshez. A projektmenedzsment vagy a projektigazgató által támogatott támogató kultúra segít a projektmenedzsereknek a projekt céljainak és céljainak elérésében.

Mi a teendő, ha nincs vállalati szabvány

A kisebb szervezetek számos projektmenedzsere olyan projektet valósít meg, amely támogató jellegű, és ahol a projektmenedzsment koncepciójának megvásárlása történik, de a rendelkezésre álló hivatalos szervezeti struktúrák nélkül.

Ebben a helyzetben - és ez nem kizárólagos a kis szervezetek számára - a projektirányítási modellt a semmiből tervezi. Ha nincs olyan projektirányítási megközelítés, hogy leveheti a polcot és illeszkedik a projektjéhez, akkor meg kell építenie sajátját.

Ez nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik!

Kezdjük az alapok beállításával:

• Létrehoz egy szerepköröket és felelősségi dokumentumokat
• Győződjön meg róla, hogy van egy projekt támogatója
• Győződjön meg róla, hogy van-e Projekt Igazgatósága vagy irányítócsoportja, és rendszeres találkozókat szervez, amelyekre perceket veszít és terjeszt
• Kockázatkezelési folyamat létrehozása
• Változáskezelési folyamat létrehozása
• Építsen pontokat a projekt menetrendjébe, ahol ellenőrizheti a projekt életképességét az üzleti eset eredeti céljaival szemben (a fázis minden szakaszának vége a természetes pont, hogy ezeket az ellenőrzéseket tegye).

Végső soron a projekt szponzorának felelőssége, hogy megfelelő irányítást biztosítson, de a projektvezetők is aktív szerepet vállalhatnak ebben.

A kormányzás a projektmenedzsment egyik szárazabb témája lehet, de az egyik legfontosabb. Így tudják a felső vezetés, hogy jó munkát végez, és megnyugtatja őket arról, hogy a projekt kibontakozik. Azt is biztosítja, hogy a vezetők megismerjék, hogy a pénzt a megfelelő és az üzleti ügyekhez igazított módon töltik.