3 projektszervezeti struktúra előnyei és hátrányai

A szervezet strukturálásának módja befolyásolja a projektek kezelésének és futtatásának módját. Ez befolyásolhatja azt is, hogy mennyi hatósági és elérési jogosultságot kell tennie a projektvezetőnek.

Három közös szervezeti struktúra létezik, és a projektvezetők mindegyikükben működnek: funkcionális, projekt és mátrix. Vessünk egy pillantást az egyes előnyökre és hátrányokra, hogy tudd, mi ellenszenvedsz, amikor egy új struktúrához csatlakozol.

Funkcionális szervezeti felépítés

Egy funkcionális szervezeti felépítésben a projektvezető és az összes erőforrás ugyanabban a cégosztályban működik, mint például az értékesítési és marketing részleg. Általában a funkcionális vezető több jogosultsággal rendelkezik, mint a projektvezető.

Előnyök

A funkcionális struktúra a projektvezető legkevésbé hatásos, de sok más előnye van:

• A kis csapatok és kis projektek esetében jól működik, mert a funkció teljes ellenőrzést gyakorol a csapattagok és más szükséges erőforrások felett.
• Könnyen elérheti a szükséges szakembereket, mert ugyanabban a funkcionális területen vannak.
• Gyorsan mindenki együtt juthat a projekthez kapcsolódó problémák megoldásához.
• Korlátozhatja a használni kívánt projekt kommunikációs eszközöket, mivel a csapat viszonylag kicsi és egyszerű.
• Gyakran lelkes csapattagokat kap, akik szívesen dolgoznak a projekten, mert karrierlehetőségeket biztosít számukra. A projekt munkája remek módja lehet a csapat motiválásának.

• Ha átadja a projektet egy funkcionális csapatnak, akkor az lesz a funkcionális csapat, amelyben dolgozol, ami megkönnyítheti a projekt lezárását.

hátrányok

Bár ennek a struktúrának számos előnye van, figyelembe kell venni néhány hátrányt:

• A munka silóban történik, ami azt jelenti, hogy nem férhet hozzá a funkcionális részlegén kívüli emberekhez.
• A projektcsapatba tartozó emberek lojálisabbak lehetnek a tanszékük vagy a csapatvezetőik számára, mint a projekten végzett munkájuk, ami konfliktusokat okozhat.
• A nagy projektek minden funkcióhoz funkcionális projektmenedzsert tudnak végezni. Ha a projektmenedzserek nem működnek együtt harmonikusan, akkor a repedések áthaladhatnak a repedéseken.
• A funkcionális munka elszigetelhető abban az esetben, ha nincs lehetősége széles körű hálózatépítésre a társasággal. A stratégiai fókusz fenntartása nehezebb lehet.

A projekt szervezeti felépítése

A különálló csapatokat összeállítják a projektek szervezeti felépítésében. A projektvezetőnek valószínűleg sorvezető felelőssége van a projektcsapat tagjaiért. Ilyen például a nagy építési konstrukciók, de a vállalati kezdeményezések is, amelyek egy speciális csapatot igényelnek. A projektvezetőnek végső jogköre van, beszámolva a projekt szponzorának és a projektbizottságnak. Az egyének a csapatmunka közvetlenül a projektvezető számára.

Előnyök

A projektszerkezet nyilvánvaló előnye, hogy nagyobb ellenőrzést gyakorol a csapat felett, de más előnyök is vannak.

• A csapatok erős identitásérzékkel rendelkezhetnek. A legegyszerűbb struktúra egy erős csapatkultúra létrehozásához.
• Az egész csapat a csapat céljaira összpontosít, így a projekt munkájával foglalkozók számára a napi munkával kapcsolatos hűségkonfliktus van. Napi munkájuk a projekt.
• A források szenteltek a projektnek, így sokkal könnyebb a munka ütemezése. Tudni fogja, hogy mikor állnak rendelkezésre a csapattagok, és nincs kockázata annak, hogy rövid időn belül elveszik a szokásos munkájukat egy másik vezető számára.

• Az ebben a struktúrában futó projektek nagyszerű környezetet biztosítanak a projektmenedzsment készségeinek, valamint a technikai vezetői készségek fejlesztésének.

hátrányok

A projekt szerkezete a legegyszerűbb, de még mindig van hátránya.

• Egy csapatnak szentelt csapat költséges elkötelezettség. Kizárólag nagy projekteken lehet választani.
• Ha eltávolítja az embereket a funkcionális munkájukból, nehéz lehet visszamenni, különösen, ha a projekt hosszú. A projektmunka nyúlik, és a multidiszciplináris környezetben egy új, kihívást jelentő projekten végzett munka után visszatérve arra, amit korábban tettél, sok ember számára nem vonzó lehetőség. A projekt bezárása során a csapat átmenetének kezelése még fontosabbá válik.

• Néha a projekt lezárása azt jelenti, hogy elveszíti a munkáját, ha a vállalkozás továbbhaladt, és egy másik szerep nem áll rendelkezésre.
• A természetüknél fogva az elkötelezett csapatok erőforrásokat szednek, hogy csak egy dolgot dolgozzanak ki. Korlátozhatják a vállalat által egyidejűleg elvégezhető projektek számát, különösen akkor, ha a különböző projektek ugyanazt a készséget igénylik.
• Az ilyen típusú struktúrák projektmenedzserei is vezetnek a csapataik számára, ami azt jelenti, hogy időt és erőfeszítést kell tennie az emberi erőforrás-feladatokra, amelyeket más struktúrákban nem kellene tennie. Ha élvezed ezt az elemet az emberekkel való együttműködésben, ez a tényező előny lehet.

A mátrix szervezeti felépítése

A harmadik lehetőség mátrixszerkezet. Az erőforrások megoszlanak mind a szokásos munka, mind a projektmunkában. Ez azt jelenti, hogy két vezetőnek vagy "pontozott vonalnak" kell felelősséget vállalnia egy projektmenedzsernek, valamint a csapatvezetőnek. A funkcionális menedzsment vonalstruktúrája általában a helyén van, a projektvezető pedig a pontozott vonalat veszi át.

Ez a struktúra felosztja a funkciót és a felhatalmazást a funkcionális vagy a divíziócsoport vezetője és a projektvezető között. A tárgyalási képességeit teljes erővel kell felhasználnia.

Előnyök

A mátrixszerkezetek nagyon gyakoriak, mert lehetővé teszik a menedzserek számára, hogy rugalmasan választhassák meg, hogyan töltik az időt. Valószínűleg mátrixkörnyezetben fog dolgozni a karrierjének bizonyos pontjain. A szerkezet előnyei a következők:

• Az erőforrásokat hatékonyan használják fel, és szükség szerint mozoghatnak a projektek között.
• Sok különböző dolgot lehet dolgozni, néha párhuzamosan, bár ez a pont is hátránynak tekinthető.
• A csapatok és az egyének nagyon érzékenyek lehetnek. Ha új projekt jön létre, amelynek elsőbbséget kell élveznie, akkor elég könnyű elfordulni és hirtelen összpontosítani valami másra. Ezt nem lehet könnyen elvégezni egy olyan projektstruktúrában, amely hosszabb időt vesz igénybe, hogy szétszedje és újra csoportosítsa.
• A struktúra megköveteli, hogy mindenki ugyanazt a projektmenedzsment életciklust és módszertant használja, így a projektek közötti váltás egyszerű. Az emberek csatlakozhatnak egy projektcsapathoz, ahol viszonylag kevés fedélzetre van szükség, amikor a terminológia és a folyamatok közösek.

hátrányok

Mint minden beállításnál, ez is buktató. Annak ellenére, hogy közös szerkezet, nem sok modern munkahely megrepedt a túlterhelés problémáival. Ha túlságosan sok embernek van szüksége a munkájukra, könnyű lehet, ha nincsenek olyan rendszerek, amelyek a munkaterhelésük egészének kezelésére és felügyeletére szolgálnak. Egyéb hátrányok a következők:

• A projektek közötti konfliktus gyakori, mert lehet, hogy ugyanazokkal az erőforrásokkal küzd, mint egy másik projekt.
• Lehet, hogy a másik projekt elkerítette a legjobb forrásokat - a legmegfelelőbb embereket a megfelelő készségekkel -, vagy a vezetőjük esetleg nem teszi őket elérhetővé a projektmunkához.
• Van némi ellentmondás a szokásos feladatok és a magánszemélyek számára végzett projektmunka között, különösen akkor, ha mindkét vezető különböző prioritásokat ad nekik.
• Az erőforrások konfliktusba kerülhetnek azzal kapcsolatban, hogy milyen fejlődési utat hoznak a jövőbeli karrierjük során. Bár lehet, hogy tudja, hogy a projektmenedzsmentben akar maradni, akkor lehetősége van arra, hogy egy magasabb rangú funkcionális szerephez vagy egy projektorientáltabb szerephez jusson. De sok karrierlehetőség jó dolog, még akkor is, ha nehéz döntéseket hoz.

Egy olyan szervezeti felépítés, amely tökéletesen működik az összes szokásos munkához, nem mindig működik a projekteknél, és azt a környezetet kell kezelnie, amelyben dolgozik. Az ilyen struktúrákban szerzett tapasztalatok megszerzése jó ötlet, hogy megtapasztalhassa őket először. Ez segít eldönteni, hogy melyik környezet megfelel a legjobban, és megfelel az Ön képességeinek és preferenciáinak. Ezután tájékozott döntést hozhat, ha lehetősége van arra, hogy eldönthesse a jövőbeni munkakörnyezetet.

Az egyes projektek szervezeti felépítésének előnyeiről és hátrányairól való megértés lehetőséget ad arra, hogy megtudja, hol töltheti el idejét és befolyását, hogy a lehető legtöbbet hozza ki csapatából, és segítse a projekt sikeres lezárását.