Javíthatja a kilépési interjú részvételi arányait

A kilépési interjúk az egyik legjobb módja annak, hogy valódi és őszinte visszajelzést kapjunk a munkavállalóktól. A hátránya az, hogy egy kis időt vesz igénybe a kilépési interjúkból származó adatok jelentős mennyiségének kiépítése. A részvételi arány növelése azonban segíthet abban, hogy gyorsabban kapjon kereshető információt a kilépési interjúkból.

Mi tekinthető a kilépési interjúk jó részvételi arányának

A kutatások azt mutatják, hogy a papír- és ceruza kilépési interjúk átlagos válaszadási aránya körülbelül 30-35 százalék. Ez azt jelenti, hogy egy 2000 alkalmazottat foglalkoztató vállalat és 15 százalékos forgalmi ráta évente mintegy 100 befejezett kilépési interjúval fog számolni. Ezen a részvételi szinten a szervezet a munkavállalók teljes népességének mindössze 5 százaléka kap kilépési visszajelzést.

Egy kis extra erőfeszítéssel meg kell tudnod duplázni ezt a válaszadási arányt. A kilépési interjú részvételének jó célpontja 65% vagy annál jobb. Ezt papír- és ceruza-kilépési interjúkkal, webes online kilépési interjúkkal és telefonos kilépési interjúkkal végezheti el.

Részvételének mérése a kilépési interjúban

A válaszadási arány méréséhez ossza meg a befejezett interjúk számát azon munkavállalók számával, akiktől kilépési interjút kért. Ideális esetben a második számnak meg kell egyeznie a végződések teljes számával, de gyakorlati okokból ez általában nem így van.

Például, ha 125 befejezett kilépési interjúja van 300 főtől, akiket kértek egy kilépési interjú befejezésére, részvételi aránya 125/300, ami 416 vagy 41,6 százalék.

Fontos meggyőződni arról, hogy van egy jó módja az ilyen jellegű részvétel nyomon követésére. Legalább azt szeretné nyomon követni a részvételi arányt, hogy egy javítási projekt elején, majd azt követően rendszeresen.

Ideális forgatókönyv az, hogy rendszeresen tartsa a futó átlagot. Ez a valós idejű szám azonnal figyelmezteti Önt a kilépési interjúkban a munkavállalók részvételének csökkenésére. Az online kilépési interjú menedzsment rendszerének ezt automatikusan meg kell tennie.

A nagyvállalatok a leányvállalatok, a nagy üzletágak vagy a földrajzi régiók külön-külön követhetik a részvételi arányokat. A kis- és közepes méretű vállalatok általában részesülhetnek a szervezet teljes részvételi arányából.

Ha úgy dönt, hogy a kilépési interjúk részvételi aránya javulhat, a következő lépés az aktuális kilépési interjú folyamatának elemzése. A két legfontosabb felülvizsgálati terület a következő:

1. Miért nem választják ki az alkalmazottak a kilépési interjú befejezését?
2. Vannak-e olyan logisztikai problémák, amelyek megakadályozzák az emberi erőforrások időben történő és hatékony tájékoztatását a munkavállalók számára?

Az alkalmazottak nem fejezték be a kilépési interjújukat

Néhány ok, amiért a munkavállalók nem hajlandók befejezni a kilépési interjúkat, a következők:

• A kilépési interjú túl hosszú.
• A kilépési interjú kérdése zavaró vagy személyesen invazív.
• A munkavállaló nem hiszi, hogy a kilépési interjú olvasható vagy változik.
• A munkavállaló fél attól, hogy milyen következményekkel jár.
• A munkavállaló dühös a cégre.
• A munkavállaló elhalasztja vagy elfelejti.
• A folyamat nehéz vagy kényelmetlen.

Ha kilépési interjú felmérést használ, akkor a 35-60 kérdés a megfelelő felmérési hosszról szól. Több mint 60 kérdés kezdett érezni magunkat a munkavállaló számára. Ha meghaladja a 70 kérdést, fel kell készülnie a befejezetlen kilépési interjúk nagyobb számára.

Tekintse át a kilépési interjú kérdéseit az egyszerűség érdekében. Tedd magad a munkavállaló cipőjébe, és kérdezd meg magadtól, hogyan érzed magad a kérdések megválaszolására. Kerülje a sok kilépési interjú kérdését, amely érzéseket és érzelmeket kér.

Sok munkavállaló nem illeszkedik az érzéseikhez (vagy ha nem akarják megosztani velük). A munkavállaló számára sokkal könnyebb értékelni a folyamat hatékonyságát, nem pedig azt, hogy hogyan érzik magukat a folyamatról.

Kilépés az interjúról Visszajelzés figyelmen kívül hagyása

Az alkalmazottak nem fejezik be a kilépési interjúikat, ha úgy vélik, hogy az általuk nyújtott visszajelzéseket nem fogják olvasni, vagy azonnal figyelmen kívül hagyják. Fontos, hogy az alkalmazottak tudják, hogy értékelik visszajelzéseiket. Ha a kilépési interjúkból származó javaslatok alapján javításokat végez, ne félj megmondani az alkalmazottaknak, hogy honnan jött az ötlet.

Idővel az alkalmazottak megtudják, hogy hallgat. Amint ez a vállalati kultúra részévé válik, biztos lehet benne, hogy sok nyitott és becsületes ötlet, javaslat és kritika áll rendelkezésre.

A becsületes visszajelzések hatásai

Szintén tisztában kell lennie a munkavállalókkal, hogy a becsületes visszajelzések nem fognak következményekkel járni. A kilépési interjúban tett nyilatkozatok soha nem használhatók arra, hogy megakadályozzák a későbbi jogosultságot az újbóli bérletre.

Sok feltételezett szakértő azt mondja a munkavállalóknak, hogy ne legyenek őszinteek a kilépési interjú formájukban, vagy hogy egyáltalán ne fejezzék be. Azt állítják, hogy a vállalatok ezt az információt alkalmazzák a munkavállalókkal szemben. Az emberi erőforrás szakemberek tudják, hogy ez értelmetlen, azonban még mindig meg kell küzdeniük ezt a megalapozatlan felfogást.

Dühös alkalmazott visszajelzés

Azok a munkavállalók, akik dühösek a társasággal, úgy érzik, hogy nem akarnak segíteni, ha részt vesznek a kilépési interjúban. Ösztönözheti ezeket a munkatársakat, hogy kiszabadítsák haragukat a kilépési interjúban. Ezek közül a dühös alkalmazottak közül sokan örülnek annak a lehetőségnek, hogy meghallgassák a hangjukat - különösen, ha tudják, hogy a felső vezetés fogja hallani.

A tiszta és egyszerűsített folyamat szintén fontos. Függetlenül attól, hogy webalapú vagy papír és ceruza van-e, a kilépési interjú formáját szépen, intuitív és könnyen érthető felmérés formájában kell lefektetni.

A kilépési interjú folyamatában a második fő terület a logisztikai problémák. Általában gyenge a kapcsolat a folyamatban, és a kilépési interjúk nem kivétel. Vizsgálatának tartalmaznia kell a teljes eseményláncot, amely akkor kezdődik, amikor a munkavállaló értesítést ad, és véget ér, amikor a munkavállaló benyújtja a kilépési interjút.

Ellenőrizze a kilépési interjú folyamatát

Elkezdheti a kilépési interjú folyamatának ellenőrzését az alábbi információk megismerésével.

• Hogyan értesülnek az alkalmazottak általában arról, hogy szándékukat megszüntetik?
• Ki az első bejelentett személy, és mennyi értesítést kapnak?
• Ki mondja el az Emberi Erőforrás osztályt és hogyan? Milyen hamar a bejelentést követően a munkavállaló értesíti a HR-t? Ki a HR-ben először értesül?
• Ki felelős a kilépési interjú kezdeményezéséért? Mikor értesítik ezt a személyt a munkavállalók megszüntetéséről?
• Hogyan értesül a munkavállaló a kilépési interjúról? Ki által? Milyen módszer? Amikor?
• Van-e egyértelmű felelősség az emberi erőforrásokban a kilépési interjú folyamatában? Megértik-e a folyamatban résztvevők a kilépési interjúk fontosságát és sürgősségét?
• Mit mondott a munkavállaló a kilépési interjúról? Milyen módon ösztönzik őket a kilépési interjú befejezésére? Az alkalmazottak többször és többször is elmondottak-e?
• Könnyen befejezhető a kilépési interjú?
• Mikor és hol teljesíti a munkavállaló a kilépési interjút? Könnyű hozzáférés a szükséges erőforrásokhoz?
• Vajon a munkavállalónak van-e adatvédelmi joga ahhoz, hogy befejezze a kilépési interjút, ha a munka befejeződik?
• A felügyelők és a vezetők támogatják a kilépési interjú folyamatát? Félnek attól, hogy negatív visszajelzést kapnak a munkavállalóktól? Ön a félelmetes felügyelőkre támaszkodik, hogy a munkavállalóknak továbbítsák a kilépési interjúval kapcsolatos információkat?
• Könnyű-e az alkalmazottak megküldeni a kilépési interjúikat?

Tekintse át a fenti ellenőrzési kérdéseket, és nézze meg a kilépési interjú folyamatát. Határozza meg, hogy mit tehet az egyes területek javítása érdekében. A felülvizsgálat befejezése után azonnal elkezdheti a javításokat.

Mérje újra a kilépési interjú folyamatát

A módosítások némelyike ​​jelentősen javítja a részvételi arányokat. Másoknak több időre lesz szükségük a vállalati kultúra hatékony áthatolásához.

Mérje újra részvételi arányát három hónap, hat hónap, kilenc hónap és tizenkét hónap. A tizenkét hónapos jelzéssel a kilépési interjú részvételi arányának drámai javulását várhatja. Ez azt jelenti, hogy több adata lesz a forgalom korlátozására és a munkavállalók megtartására.

Következtetés

A kilépési interjúk számának növelésével jelentősen növelheti a kilépési interjúk értékét. A kilépési interjú tartalmának és szerkezetének áttekintésével és javításával, valamint a belső folyamatokkal együtt jelentősen növelheti részvételi arányát.

Végül, fontolja meg annak lehetőségét, hogy egy személyi interjú egy személyzeti alkalmazottal nemcsak javítaná a részvételi arányokat, hanem jobb tájékoztatást nyújt. Nem lehet alábecsülni a nyomon követés értékét.

--------------------------------------------

Beth Carvin a Nobscot Corporation vezérigazgatója, amely üzleti, vállalkozói, humánerőforrás-, toborzási, értékesítési és üzletfejlesztési háttérrel rendelkezik.