A sikeres projekt 5 fő eleme

01 Elkötelezett projekt szponzor

A projekt támogatója a szervezet magas szintű személye, aki a projekt tulajdonában van. Elkötelezett projekt-szponzor elvárja, hogy a projekt sikeres legyen, és mindent megtesz annak érdekében, hogy a siker megvalósuljon.

A projekt szponzorának négy fő feladata van a projekthez kapcsolódóan. Először is, a szponzor bajnok a projektet. Nyilvánosan és magántulajdonban él a projekt csapatán. Másodszor, a szponzor támogatja a projektvezetőt. Amikor egy projektvezető eltávolítja az akadályokat, segítséget kér a szponzorhoz, mert a szponzor rendelkezik a szervezeti befolyással a dolgok megtörténtéért. Harmadszor, a szponzor összehangolja az erőforrásokat azáltal, hogy közvetlenül vagy más magas szintű emberekkel dolgozik, hogy forrásokat kapjon. Amikor a szponzor egy erős bajnok egy projektért, a szponzorok társaik nagyobb valószínűséggel járulnak hozzá jelentős erőforrásokhoz. Negyedszer, a szponzor megkönnyíti a döntéshozatalt. Amikor a projekt csapata leáll, a szponzor közvetítheti a döntést, vagy határozottan eldöntheti a döntést.

A szponzor a projektvezetővel folytatott folyamatos kommunikáció útján tájékoztatást kap. A kettő együtt dolgozik annak meghatározására, hogy a szponzornak lépést kell tennie, és erőteljesebben gyakorolnia kell a szponzor felelősségét a projektvezető támogatásában. Például egy projektmenedzsernek nehézségekbe ütközhet a szervezet pénzügyi osztályától származó információk megszerzése. A projekt szponzora a helyzetért fordulhat a fő pénzügyi tisztviselőhöz, és kérheti, hogy az információk megszerzésének feladata prioritást kapjon a versengő feladatok felett.

02 Tiszta célok és hatókör

Mielőtt a projekten végzett munkát elvégeznénk vagy akár meg is terveznénk, a projekt szponzorának meg kell határoznia a projekt céljait és alkalmazási körét. A célok azok a nagy dolgok, amelyeket a projektnek el kell érnie. Vegyünk például egy szoftverfejlesztési projektet. Az emberi erőforrás részleg jól ismert testreszabható üzleti szoftvert használ a bérszámfejtés kezeléséhez. A szervezet egy modult kíván hozzáadni a tanulási menedzsmenthez. A projekt célja, hogy testreszabja a tanulási menedzsment szoftvert a szervezet üzleti igényeihez, és integrálja azt a meglévő bérszámfejtési rendszerbe.

A hatókör meghatározza a projekt paramétereit. A szoftverprojekt példájának folytatása; a projekt hatóköre a tanulási irányítási rendszer bevezetésére és a bérszámfejtési rendszerbe való integrálására korlátozódik. Sokszor hasznos, hogy azonosítsuk azokat a dolgokat, amelyek a hatókörön kívül esnek, hogy megértsük, mi a hatókör. Ehhez a projekthez más modulok hozzáadása nem megfelelő. A számviteli osztály nem jöhet a projektmenedzserhez, és nem kérhet számlázást, követelést vagy beszámolót.

Egy modul hozzáadása a projekt meghatározása után lehetővé teszi a hatókör kúszását. Jó projekt-támogatók és projektmenedzserek védik a hatóköri lefolyást, és nagyon vonakodnak a hatókör közbenső projektjéhez. A projekt hatókörének növelése növeli a projekt erőforrás-igényét, például időt és pénzt. Ezen túlmenően, a további hatókörrel kapcsolatos munka veszélyezteti a munkatermékek minőségét.

03 Jó projektmenedzser

A projektvezető tervez munkát, és erőforrásokat szervez a projekt megvalósításához. Ez a személy a kapcsolat a projekt szponzora között, aki meghatározza a látást és a projekt csapatát, aki megvalósítja azt. A projektmenedzser a megfelelő és időszerű módon hozza az érdekelt feleket, hogy nyújtsanak be inputot.

A projektmenedzserek általában a következő tulajdonságokkal rendelkeznek, amelyek segítik a projektet a következő lépésben:

• A projektvezetők tervezők. Gondolkodnak a munka sorrendjéről, és tudják, mi történik a csapatnak a feladat elvégzése után. Jó terveket készítenek, de azt is tudják, hogy mikor kell rugalmasnak lenniük, és el kell irányítaniuk a tervet.
• A projektvezetők megbízhatóak. Sikeresen mások munkájától függően a projektmenedzsereknek szükségük van az emberekre, hogy bízzanak jó szándékukban és kompetenciáikban. A bizalom különösen fontos a projektvezető és a projekt szponzor közötti kapcsolatban.
• A projektvezetők extravertáltak, mert munkájuk túlnyomó többsége kommunikál.

Az embereket elkötelezettségüknek tartják. Itt van egy példa. Egy projektcsapat tag felügyelője elmondta a projektvezetőnek, hogy a csapat tagja hetente négy órát szánhat a projektre. Ez a csoporttag elmulasztott két hetes ülést egy sorban, és nem tett előrelépést a kijelölt feladatokban a munkamegosztás struktúrájában. Az első nem fogadott találkozó után a projektvezető találkozott a csapat tagjával, hogy megvitassa a hiányosságokat és az elmaradt határidőket. A csapat tagja azt mondta, hogy sürgetőbb prioritásai vannak. A projektmenedzser azt gyanította, hogy ez nem igaz, így a második hiányzó találkozó után a projektvezető találkozott a csapat tagja felügyelőjével. A felügyelő elmondta a projektvezetőnek, hogy megbizonyosodik arról, hogy a csapat tagja viselkedne.

04 Elkötelezett érdekeltek

A projekt érdekeltjei olyan emberek, akik érdekeltek a projekt sikerességében, de nem tagjai a projekt csapatának. Nem gondolják a projektet naponta, mint a projektmenedzser vagy a projektcsapat tagjai, de a kritikus döntések és a projekt céljainak elérése felé irányuló általános előrelépésben akarnak lenni.

Az érdekeltek motiválják a projekt tevékenységeit, de a projektvezető felelőssége, hogy a projekt céljaira való törekvésüket elősegítő módon hozza be őket. Ez sok esetben kényes egyensúlyt eredményez a túl sok bevitel és a túl kevés bemenet beszerzése között. Az érdekeltek nem mérlegelhetnek minden döntést. Ez lerombolja a projektet, és minden döntést harcolni fog. Ezzel ellentétben az érdekeltek nem zárhatók ki, mert szinte minden projekt jelentős része kielégíti az érdekelteket.

05 Célzott projektcsapattagok

A projektcsoport tagjai teljesítik a projekt munkáját. A projektcsapat tagjait sokszor rendes feladataik mellé egy projekthez rendelték, ami azt jelenti, hogy a projekt által végzett további munkák kompenzálására nincs más munka. A projektmenedzserek segíthetnek a csapattagoknak a témájukban tárgyalni a felügyelőikkel, de a projektvezető nem ellenőrzi a projektcsoport tagjainak a projekten kívüli felelősségét.

A csapat tagjainak elkötelezettsége a projekthez nagyon értékes. Az elkötelezettség, a határidők csúszása és a munkatermékek nem jó minőségűek. A dedikált csapat tagjai motiváltak, hogy időben, a költségvetésben és a minőségi elvárásokon belül elérjék a projekt céljait.