Hogyan sikerül sikeresen kezelni a projektet?

Gratulálunk! Csak egy fontos új projekt irányításáért felelős. Nyilvánvaló, hogy a főnöke ezt a lehetőséget kínálja a készségei iránti bizalom szavazásaként. És miközben izgatott, ez az első alkalom, hogy felelős egy teljes projektért, és ez egy kicsit ijesztő

Számos kérdés fut át ​​az elméden:

• Hogyan indulhatok el?
• Milyen lépések szükségesek ahhoz, hogy a projektet a kezdetektől a bezárásig mozgassák?
• Hogyan építhetek nagy teljesítményű projektcsapatot?
• Ki kérhet segítséget ebben a folyamatban? Van-e végrehajtó szponzor?

Ezek a tippek arra összpontosítanak, hogy bárki újdonságot nyújtson egy projekt, bizottság vagy csapat kezdeményezés vezetésében egy olyan tevékenységhez, amely egyedülálló a szervezet számára. Akár üdülési pártot szervez, akár új termékfejlesztési kezdeményezéseket vezet be, a projektmenedzsment eszközei és folyamatai léteznek, hogy a sikeresség valószínűsége sokkal magasabb legyen.

5 A projekt folyamatának szakaszai:

1. Megindítás, inicializálás: elindítja a projektet.
2. Tervezés: a projekt összes munkájának tervezése.
3. Végrehajtás: ténylegesen elvégzi a munkát.
4. Kezelése és ellenőrzése: a projekt során végzett munka minden előrehaladásának nyomon követése érdekében.
5. Záró: a projekt befejezése és megvalósítása, valamint a csapat elhagyása.

Ezek a lépések minden projekt esetében azonosak.

13 Alapvető lépés a projekt kezdőjéhez:

1. Határozza meg a hatókört:Bármely projekt első és legfontosabb lépése a projekt hatókörének meghatározása. Mit akarsz elérni vagy létrehozni? Mi a projekt célja? Ugyanilyen fontos, hogy meghatározzuk, hogy mi nem szerepel a projekt keretein belül. Ha nem kap elég definíciót a főnöke, tisztázza meg a hatókört és küldje vissza az emeletre visszaigazolás céljából. Míg a példa kissé ki van zárva az üzleti témáról, mindannyian egy esküvői fogadáshoz kapcsolódhatnak. Esküvői fogadás tervezésénél lehetősége van: esküvői fogadás készítése 100 fő részére, vacsorával, nyitott bárral, esküvői torta és egy élő zenekar a táncra egy bizonyos időpontig, a költség nem haladhatja meg a 20.000 dollárt.

1. Az elérhető erőforrások meghatározása:Milyen emberekkel, felszerelésekkel és pénzzel rendelkezel a projekt céljainak eléréséhez? Projektmenedzserként általában nem lesz közvetlen ellenőrzése ezeknek az erőforrásoknak, de mátrixkezeléssel kell kezelnie őket.
2. Az idővonal megértése:Mikor kell befejezni a projektet? A projekt tervének kidolgozásakor bizonyos rugalmassággal járhat a projekt ideje alatt, de a határidők általában rögzítettek, mint az esküvői fogadás esetében. Ha úgy dönt, hogy túlórát használ, hogy megfeleljen a menetrendnek, meg kell mérlegelnie a költségvetés korlátait.

1. A projektcsapat összeszerelése:Szerezd meg a csapatot a csapatodba, és kezdj el párbeszédet. Ők a műszaki szakértők. Ezért a funkcionális felügyelőjük kijelölte őket a projekthez. Az Ön feladata a csapat irányítása.
2. Részletezze a munkát, 1. rész:Melyek azok a főbb darabok vagy elemek, amelyeket létre kell hozni a projekt befejezéséhez? Például egy esküvői fogadás magas szintre van szükség: egy recepciós csarnok, étel, ital, sütemény, vendég és szórakozás. Természetesen mindegyik nagyobb tétel sok további tételre bontható. Ez a következő lépés.

1. Részletezze a munkát, 2. rész: A fenti esküvői fogadás példánkban valószínűleg van egy csapat vagy személy, aki felelős a különböző összetevőkért. Dolgozzon együtt a csapattagokkal, hogy meghatározza az egyes főbb elemek eléréséhez szükséges adatokat. Az élelmiszerért felelős személynek meg kell értenie a választási lehetőségeket, a költségkorlátozásokat, és meg kell választania, hogy támogassa a hatókör elérését. Sorolja fel a nagyobb lépések kisebb lépéseit. Az, hogy hány szintet lépsz mélyebben a részletesebb lépésekbe, a projekt méretétől és összetettségétől függ.

1. Előzetes terv kidolgozása:Szerelje össze az összes lépést egy tervbe. Ennek egy jó módja az, hogy használjon egy elsőbbségi táblázatot, amely meghatározza, hogy mely elemeket kell megelőzni a többi elem előtt. A formális projektmenedzsment gyakorlatok megkövetelik a hálózati diagram megnevezését és a kritikus útvonal azonosítását. Bár ez túlmutat az Ön igényeinek vagy tudásszintjének, az alapvető kérdés az, hogy a tevékenységeket a helyes sorrendbe rendezzük, majd az erőforrásokat a tevékenységekhez rendeljük. Kérdések a következők: Mi történik először? Mi a következő lépés? Milyen lépések történhetnek egyidejűleg különböző erőforrásokkal? Ki fog tenni minden lépést? Mennyi időbe telik? Számos kiváló szoftvercsomag áll rendelkezésre, amelyek sok részletet automatizálhatnak Önnek. Kérdezd meg másoktól hasonló pozíciókat, amit használnak.

1. Alapvonalterv létrehozása:Szerezzen visszajelzést előzetes tervéről a csapatától és bármely más érdekelt féltől. Állítsa be az időkorlátokat és a munkarendeket, hogy illeszkedjen a projekthez a rendelkezésre álló időre. Bármilyen szükséges módosítást végezhet az előzetes tervben az alapterv elkészítéséhez.
2. Projekt korrekciók kérése:Szinte soha nincs elég idő, pénz vagy tehetség a projekthez.Az Ön feladata, hogy többet tegyen a korlátozott erőforrásokkal, mint amennyit az emberek várnak. Azonban gyakran vannak olyan korlátok, amelyek egy olyan projektre vonatkoznak, amelyek egyszerűen irreálisak. Meg kell tennie az ügyét, és bemutatnia kell a főnökének, és kérnie kell ezeket az irreális korlátokat. Kérdezze meg a változásokat a projekt elején. Ne várjon, amíg bajba kerül, hogy kérje a szükséges változtatásokat. Ha azonban projektje esküvőt foglal magában, ne számítson arra, hogy sikeres lesz sok jelentős változtatásra!

1. Dolgozz a terveddel, de ne hald meg:A terv fontos, de a terv megváltoztatható. Van egy terved, hogy minden reggel dolgozzon. Ha egy kereszteződést baleset blokkol, megváltoztatod a tervedet, és másképp jársz. Ugyanezt tegye a projektterveivel. Szükség szerint változtassa meg őket, de mindig tartsa szem előtt a hatókört és az erőforrásokat.
2. A csapat előrehaladásának ellenőrzése:A projekt elején kevés előrelépést fog elérni, de aztán elkezdjük nyomon követni, hogy mit csinál mindenki. Ez megkönnyíti a problémák leküzdését, mielőtt problémáik lesznek.
3. Minden dokumentum:Nyilvántartást vezet. Minden alkalommal, amikor megváltoztatja az alaptervet, írja le, mi a változás és miért volt szükség. Minden alkalommal, amikor egy új követelményt egészítenek ki a projekthez, írja le, hogy honnan származik a követelmény, és hogyan módosították az idővonalat vagy a költségvetést. Nem emlékszel mindent, így írd le őket, így a projekt végi áttekintés közben megnézheted és tanulhatsz tőlük.
4. Mindenki tájékoztatása:Az összes projekt résztvevőjét folyamatosan tájékoztatni kell az előrehaladásról. Engedje meg, hogy megtudja, milyen sikereket ért el minden mérföldkő befejezésekor, de tájékoztassa őket a problémákról, amint azok megjelennek. Továbbá tájékoztassa csapatát. Ha a változtatásokat fontolóra vesszük, mondja el nekik a csapatnak, amennyire csak lehet. Győződjön meg róla, hogy mindenki a csapatban tisztában van azzal, amit mindenki más csinál.

Alsó vonal

Nem kell formális projektmenedzsernek lennie ahhoz, hogy projekt kezdeményezést vezessen. A projektmenedzsment eszközeit és logikáját azonban a célok tisztázására, a munka részletezésére, a csapatépítésre és a munka végrehajtására és nyomon követésére kell alkalmazni. A siker legjobbja!