Hogyan vezessünk egy projektet, amikor nem vagy a csapat főnöke?

Az iskolában a csoportprojekt nem mindig volt pozitív tapasztalat. Minden csoportban elkerülhetetlenül néhányan keményebben dolgoztak, mint mások, míg mások soha nem mutattak fel. Ennek következtében bosszantó lehet, ha az egyik csapat tagja van a legtöbb terhelésnek.

Az üzleti világban kissé eltérő, hiszen minden projektnek van egy projektvezetője, és ez a személy valódi következményekkel járhat, ha a csapat tagjai nem teljesítik feladataikat. Még akkor is, ha a projektvezetőnek nincs fegyelmi joga a csapata felett, bármely tag rossz teljesítménye visszatérhet a főnökéhez, és negatívan tükrözheti a karrierjét.

Valószínű, hogy a projektvezető nem fogja kiválasztani a csapat tagjait a projekthez, és nem lesz jogosult a tagok eltávolítására a gyenge teljesítmény miatt. Hogyan kezeli a projektet, ha a csapattagok nem jelentenek neked jelentést?

Íme hat tipp a projekt vezetéséről, amikor a csapat tagjai nem jelentenek neked jelentést.

Határozza meg a korlátokat a főnökkel

Mielőtt még az első csapattalálkozót is megtartaná, üljön le a személyhez, aki a projektet megbízta, és beszéljen a vezetés elvárásairól. Természetesen ez a legegyszerűbb, ha Ön és a csapattagok egyazon személyre jelentenek be, de még ha nem is, ezt a beszélgetést szeretné.

Ezeket a kérdéseket szeretnéd feltenni:

• Lehetősége van arra, hogy eltávolítsa és helyettesítse az embereket a csapatban, ha nem dolgoznak ki?
• A projekt elsőbbséget élvez-e más projektekkel szemben? Ha nem, akkor hol ül a projekt a hierarchiában. Más szóval, elmondhatod-e a csapattagoknak, hogy meg kell állítaniuk egy másik projekt végrehajtását a határidő teljesítése érdekében?
• Ha problémái vannak a csapattag teljesítményével kapcsolatban, akkor a főnök fegyelmi erővel tér vissza, vagy egyenlőnek tekintik a csapat tagjaival?
• Ha még nem tette meg, kérdezze meg, hogy mi a célja a projektnek, és a várható befejezési idő.

Ha a projekt kezdete előtt meghatároztad a korlátokat, tudni fogod, hogy milyen messzire tudsz menni és mit kérhetsz a csapatod tagjaitól. A főnök, aki azt mondja: „ez a projekt a legfontosabb prioritás”, de nem fogja visszaadni, ugyanaz, mint a főnök, mondván: „ez nem a legfontosabb.”

Azonban a főnöke részvétele a projekt elsődleges fontossága miatt segíthet abban, hogy a tagok a lehető legszorosabban dolgozzanak. És ne félj, hogy közvetlenül a főnököddel beszélj, megemlítve, hogy tudni akarod a projekt fontosságának szintjét, így kommunikálhatsz a csapatnak. Szeretné közölni, hogy mindenkinek ugyanaz a célja, hogy a projekt megfelelően és időben befejeződjön.

Továbbá e-mailben követheti a főnökeit, hogy megerősítse, hogy a projekt elsődleges fontosságú. Miután megkapta az e-mailben kapott visszaigazolást, szükség esetén továbbíthatja az e-mailt a csapatnak.

Fontos megjegyezni, hogy a csapat tagjai más feladatokkal is rendelkezhetnek a projekten kívül. Ennek eredményeként előfordulhat, hogy a kezdetükben nem tekintik a projektnek elsődleges prioritást, de ez nem feltétlenül azért van, mert nem érdekel, vagy nem akarnak dolgozni. Valószínű, hogy egyszerűen más feladatokkal és felelősséggel rendelkeznek, amelyeket naponta kell elvégezniük. Ez különösen igaz a különböző osztályok munkatársaival való munkára.

A főnökével beszélve, hogy tisztázza a projekt fontosságát, a célokat és az ütemtervet, és hogy a csapat korai szakaszában történő tájékoztatás segíthet a folyamat simábbá és kevésbé stresszesnek lenni.

Beszéljen a csapatával a feladatok megadása előtt

Ha több szervezeti csapata van, könnyű feladatokat rendelni. A marketing feladatait Jane a marketingtől fogja kezelni. Karen a pénzügyekből kezeli a pénzügyeket. De még akkor is, ha a felelősség egyértelmű, beszéljen először a csapattagokkal.

Megtudhatod, hogy mind Karen, mind Jane felkérte, hogy legyenek ezen a csapaton, hogy többet tudjanak meg a vállalat egyéb területeiről, így ha szakterületükhöz hozzárendelik őket, csalódást okozhatnak.

Ez a beszélgetés rendkívül fontos a nagyszerű csapatviszonyok kialakításához.Bár felelős a végső projekteredményért, akkor nem ér el nagyszerű eredményeket a csapattagok nélkül, akik a fedélzeten vannak. Röviden, felhatalmazza a csapattagjait azáltal, hogy megkérdezi, hogy milyen bemenete és aggodalma van. Amikor a projekt teljes és sikeres, az egész csapat büszke lehet, tudva, hogy mindegyikük aktív szerepet játszott a sikerben.

Dupla ellenőrzés a főnökkel

Ha a csapattagokkal való beszélgetés után megállapítja, hogy az egyetlen módja annak, hogy ezt a feladatot elvégezhessük, olyan feladatokat adjunk, amelyeket egy vagy több ember kellemetlennek talál, beszéljen a főnökével a feladatok elvégzése előtt.

Miért? Biztosítani kell, hogy rendelkezzen a szükséges biztonsági mentéssel, és nem hagyta figyelmen kívül egy olyan opciót, amely a feladatokat jobban teljesíti a csapattagoknak.

Vegyél magadnak legalább egy rosszat

Mindenki tudja, hogy sikerült vezetni ezt a csapatot a sikertörténet miatt, de fontos, hogy a hüvelyeket felemelje, és bejutjon a dolgok keverékébe.

Ha valami bonyolult vagy kellemetlen üzenetet vesz fel, akkor az az üzenet, hogy része vagy a csapatnak, és hogy érdekel a csapattársaid. A kellemetlen feladatok kijelölése megküldi az üzenetet, amely szerinted jobb, mint csapattársaid.

Ez nem jelenti azt, hogy mindent meg kell tennie. De győződjön meg róla, hogy tisztességesen oszlanak meg a csapat tagjai között. Ami kellemetlen, csapattól függ, de minden projektnek van valami, amit senki sem akar tenni. Gyakran számos feladat van, amelyeket mindenki el akarna kerülni. Győződjön meg róla, hogy tisztességesen oszlanak meg, és megosztják.

Adja meg azonnali visszajelzést

Emlékezzünk arra, hogy a visszajelzés több, mint mondani, "nagyszerű munkát" vagy "rossz munkát", hogy "ez nagyszerű munka volt, mert …" és "ami nem jött ki olyan jól, mert …" Azért, mert a mondatok senki nem tanul. Amíg visszajelzést szeretne adni, győződjön meg róla, hogy elfogadja a csapattagok visszajelzéseit.

Ismét felhatalmazza őket arra, hogy nagyszerű munkát végezzenek, és emlékeztessék őket arra, hogy sikerük a siker, és hogy mindannyian együtt vagytok. Visszajelzéssel és tanítással, hogyan kell egy feladatot elvégezni, különösen ha több tapasztalata van, pozitív munkakörnyezetet hoz létre.

Tartsa mindenki tájékoztatva

A csapat vezetőjeként előrehaladást jelentene a szervezet vezetői és vezetői számára. Győződjön meg róla, hogy az e találkozókról származó információkat visszajuttatja csapatához. Ezenkívül hagyd, hogy a csoportod tudja, mit fogsz mondani ezeken a találkozókon.

Is, hogy mindenki hitel, különösen, ha dicséret van szó. Jól megy a projekt, mert mesés vagy? Hát persze, de ne mondd ezt. Mondja, hogy a projekt jól megy, mert a csapat mesés. Mindenki tudja, hogy része vagy a csapatnak.

De mi van, ha a projekt szörnyen megy? Megosztja a hibát? Igen, de csak magántulajdonban. A csapattagok egyénileg járnak, és segítenek az irányuk vagy hozzájárulásuk megváltoztatásában. Ha ez nem működik, akkor menjen a főnöke, és foglalkozzon a problémákkal.

Ha van hatalma arra, hogy eltávolítsa az embereket a csapatból, most itt az ideje, hogy ezt tegye meg, de ha nem, akkor beszélhet a személyrel. De bármit is csinálsz, ne kezdj el pletykálni vagy panaszkodni a csapatod tagjaival. Elpusztítja a moráljukat, és minden rosszabbá teszi.

Ne feledje, hogy egy sikeresen vezetett csapatprojekt megnövelheti karrierjét, előmozdíthatja szakmai hírnevét, és munkáját láthatóvá teszi a szervezetben. Az eredmény lehet további feladatok vagy promóció.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas egy szabadúszó író, aki 10 évet töltött a vállalati emberi erőforrásokban, ahol bérelt, lőtt, kezelt a számokat, és kétszer ellenőrzött az ügyvédekkel.