Hogyan írjunk professzionális e-mailt - 7 kérdés, amit magadnak kell feltenned, mielőtt megérted

Az emberek már évek óta előrejelzik az e-mailek halálát. Igaz, hogy más kommunikációs formákat használunk, mint a textil és a szociális média, hogy „beszéljünk” barátainkkal, vagy gyors üzeneteket küldjünk munkatársainknak, mégis használunk e-mailt, különösen a munkához kapcsolódó kommunikációhoz. Ez az elsődleges kapcsolatfelvétel, amikor munkát kér. Olyan fontos, mint valaha tudni, hogyan írjunk egy professzionális e-mailt.

Az e-mail lehet az első kapcsolatfelvételi pontja valakivel, és ezért az első alkalom, hogy benyomást tegyen. Ügyeljen az üzenetek összeállítására. Mielőtt elkezdené a küldést, válaszoljon ezekre a 7 kérdésre.

1. Az üzenetem hibamentes?

Az e-mailek hibáinak ellenőrzése a legfontosabb dolog, amit tehetsz, mielőtt elkülditek. A helytelen helyesírás és a rossz nyelvtan gondtalanul néz ki. Ez ellentétes azzal a benyomással, amelyet megkísérel, különösen, ha munkát kér.

Korrektúra addig, amíg nem vagy benne biztos abban, hogy az összes helyesírási és nyelvtani hibát, valamint a hibakeresést befogadta. A Grammarly.com ingyenes eszközökkel rendelkezik, beleértve a Chrome böngészőhöz tartozó bővítményt is, amely segíthet ebben.

2. Mit mondok az én e-mail címem rólam?

Az Ön munkahelyi e-mail címe - amely egyébként soha nem használja a munkakeresést - valószínűleg nagyon egyszerű. Valószínűleg ez a néved egy változata. Előfordulhat, hogy egy kevésbé üzleti jellegű címet választott a személyes e-mailekhez. Az a helyes, gyerekes vagy aranyos cím, ha csak azt használja, hogy üzeneteket küldjön barátaival és családjával, de ha professzionális e-mailt szeretne írni, regisztráljon egy új fiókot, amely professzionalitást közvetít.

Állítson be egy e-mail címet, amely a tényleges nevét használja. Próbálja ki az első és utónevét; az első név, a középső kezdeti és a vezetéknév; vagy ezek kombinációja. Soha ne küldje el a professzionális e-mailt a [email protected] címről.

3. A "Címzett" mezőben található név és e-mail cím helyes?

Amikor elkezdi a címzett nevének beírását a "Címzett" mezőbe, a legtöbb e-mail kliens kitölti a név többi részét a névjegyek egyikével. Könnyen végül rossz nevet kaphatna ezen a területen, ezért ügyeljen rá erre.

Képzeld el, milyen bajok merülhetnek fel, ha véletlenül e-mailt küldünk a rossz címzettnek. Tegyük fel, hogy munkát keresel, amíg még dolgozik. A leendő munkáltatónál a bérbeadó vezetője olyan nevet kaphat, amely ugyanazzal a betűvel kezdődik, mint a jelenlegi főnök neve. Milyen kínos lenne, ha küldte a főnököt egy üzenetre, ami az adott bérbeadó vezetőnek szól? Nem csak azt szeretné biztosítani, hogy az üzenet elérje a rendeltetési helyét, de azt is szeretné, hogy biztosan ne érje el a nem kívánt célt.

4. Használhattam-e a címzett címére a megfelelő címet?

Ha már az első névben van az e-mailben tartózkodó személynél, akkor rendben van az, hogy ezeket az üzenetekben megcímezzük. Azonban, ha ez az első alkalom, hogy kommunikál valakivel, vagy nem biztos benne, hogy milyen módon szeretne foglalkozni, célszerű formális címet használni, mint Mr., Ms., Mrs., vagy Dr. és a címzett utolsó név.

Mindig tévedjen az óvatosság oldalán. Nem árt a formálisnak. Ha arra utal, hogy valaki, akivel már rendelkezik egy megalapozott kapcsolattal, szeretne kezelni, nézze meg az előzetes üzeneteket, hogy megnézze, hogyan írják alá őket. Ez segít eldönteni, hogy mit tegyen.

5. Az én hangom jól továbbítja az üzenetemet?

Ahogy azt mondják: "Nem az, amit mondasz, hanem azt, hogy mit mondasz." Ha valakivel szemtől szembe beszél, az intonációra, a testbeszédre és az arckifejezésre támaszkodhat, hogy további szavakat adjon a szavaknak.

Amikor ugyanezt az üzenetet írásban próbálja továbbítani, több hely van a félreértésekre, mert az olvasó nem látja az arcodat, nem olvassa el a test nyelvét, vagy nem hallja a hangodat. Győződjön meg róla, hogy az üzenet udvarias és barátságos, és hogy a tervezett jelentése egyértelmű.

6. Az üzenetem egyszerű, de nem titkos?

Az üzenetek rövid és édes megtartása megkönnyíti a megértést. Ugyanakkor nem szabad kihagyni semmit, ami fontos. Nem akarja az e-mail címzettjét arra kényszeríteni, hogy kitalálja, mit akarsz mondani. Az üzenetnek a lehető legpontosabbnak kell lennie, de tartalmaznia kell az összes szükséges információt.

7. Van-e mellékelt kéretlen mellékletek?

Sokan nem hajlandók megnyitni az e-mail mellékleteket, amelyeket nem várnak. Igazuk van, hogy elkerüljék ezt. A számítógépes vírusokat gyakran továbbítják ezekben a mellékletekben. Ha fájlt szeretne küldeni valakinek, például az önéletrajzának, kérdezze meg előzetesen a címzettjét. Csak akkor küldje el, ha azt mondja, hogy rendben van.