Szakmai levél- és e-mail írási irányelvek

Mi a legjobb módja egy professzionális levél írásának - levélben vagy e-mailben? Az egyik tényleg nem jobb, mint a másik. Bizonyos esetekben érdemes e-mailen keresztül kommunikálni, és néha szükség lehet egy hagyományos, nyomtatott és aláírt levél küldésére. Függetlenül attól, hogy melyiket választja, fontos betartani a legjobb szakmai levél- és e-mail írási és formázási irányelveket.

Az e-mail gyorsabb és egyszerűbb, de egyes e-mail üzenetek soha nem nyithatók meg, és attól függően, hogy kik írnak, és miért írsz, előfordulhat, hogy el kell küldeni egy gépelt és aláírt levelet, vagy akár feltölteni azt online.

Az Ön által választott üzenet típusa attól függ, hogy ki kommunikál, és a levelezés célját.

Szakmai levél- és e-mail írási irányelvek

Minden jól megírt levél több részből áll. Az egyes szakaszokban szereplő információk és az általános formátum attól függ, hogy egy gépelt levelet vagy e-mail üzenetet küld.

Alapvető fontosságú, hogy ismeri a levél különböző részeit, és mit kell felsorolni mindegyikben. Azt is tudnia kell, hogyan kell kezelni és aláírni mind a gépelt, mind az e-mail kommunikációt. A levél különböző részei a következők:

• Elérhetőség
• Üdvözlés (üdvözlés)
• A levél teste
• Záró
• Aláírás

Elérhetőség

A levél adataitól függően eltérő lesz a kapcsolatfelvételi adatai. Egy e-mail üzenetben az Ön elérhetőségi adatai az üzenet végén lesznek, míg írásos levélben az elérhetőség az oldal tetején található. Íme, mit kell tenni a kapcsolattartási információs részében, valamint a nyomtatott levelek és e-mailek mintáit is.

Üdvözlés

Az üdvözlés az Ön levelének üdvözlő szakasza, mint például a „Tisztelt Mr. Peterson” vagy „A kinek ez aggodalomra ad okot”.

A levél teste

A levél szövege több bekezdést tartalmaz. Az első bekezdésnek tartalmaznia kell egy bevezetőt és egy rövid magyarázatot az írás okairól. A második bekezdésben (és a következő bekezdésekben) további magyarázatot kell adnia az írás okaira. Az utolsó bekezdésnek kérnie kell az olvasótól, ha valamit kér, vagy állítsa be, hogy hogyan fogja követni. Ügyeljen arra, hogy a levél célja egyértelmű legyen. Az olvasónak tudnia kell, hogy mit kér és hogyan segíthet neked.

Ha szolgáltatásokat vagy segítséget is nyújt, győződjön meg róla, hogy egyértelmű, hogy mit tud nyújtani.

Záró

A levél zárva van, mint a "Üdvözlettel" vagy a "Tisztelettel" kifejezés, amelyet vessző követ, majd az aláírást, ha gépelt levelet küld. Ha e-mail üzenetet küld, egyszerűen írja be a nevét a zárás után. Íme egy lista a levelező záró példákról, amelyek megfelelnek az üzleti és a foglalkoztatással kapcsolatos levelezésnek.

Aláírás

A levél befejezése az Ön aláírása, amely e-mail üzenetben tartalmazza az Ön elérhetőségeit. Íme, hogyan írhat alá egy levelet, és hogyan kell beállítani és e-mail aláírni.

Hogyan írjon egy levelet

Fontos, hogy hivatalosan is foglalkozzon az Ön által írt egyénnel, hacsak nem ismeri őket. Íme, hogyan lehet olyan levelet írni, amely általános információkat tartalmaz, ha nem rendelkezik kapcsolattartójával a cégnél.

A levelezés formázása

Most, hogy megvan az összes olyan információ, amire szüksége van az üzenetben való részvételhez, tekintse át a betűk és e-mail üzenetek szabványos formátumát.

Levélírási irányelvek

A következő lépés a levél polírozása. Az oldalak és az oldal teteje és alja között rengeteg hely kell legyen. Azt is szeretné kiválasztani egy olvasható, professzionális stílust és a betűméretet. Amit mondasz, attól függ, hogy miért írsz, ezért győződj meg róla, hogy testreszabd a leveledet a személyes és szakmai helyzetedhez. Az alábbiakban részletesen ismertetjük a különböző betűtípusok írását, beleértve az oldalmargókat, a betűtípusokat, a távolságot és a részleteket, amelyekkel együtt, valamint az egyes példákkal együtt:

• Hogyan írjunk üzleti levelet
• Hogyan írjunk egy borító levelet
• Hogyan írjunk egy állásalkalmazási levelet
• Hogyan írjunk egy referencia levelet
• Hogyan kell írni egy lemondási levelet
• Köszönetlevél írása
• LinkedIn üzenetek és meghívók irányelvei
• Professzionális e-mail üzenetek irányelvei

Példák és sablonok

A sablon használata nagyszerű módja annak, hogy saját leveleket vagy e-mail üzeneteket indítson el, mert a helyes alapformátummal kezdődik. Egyszerűen töltse ki az információkat a levél megfelelő részében.

A példák megnézése is hasznos, mert ötleteket kapsz arról, hogy mit mondjak a saját levelezésedben.

• Levélminták:Tekintse át ezeket az írott levélmintákat, beleértve az üzleti leveleket, a borító leveleket, az interjúkat köszönöm a leveleket, a nyomon követési leveleket, a munka elfogadását és elutasítását, a lemondó leveleket, az elismerő leveleket, az üzleti leveleket, valamint több levélmintát és sablont.
• E-mail üzenetek példái:Ezek az e-mail példák közé tartoznak a foglalkoztatás, a munkakeresés és az üzleti e-mail üzenetek példái, valamint az e-mail sablonok, a formázott üzenetek példái és a téma sora, valamint üdvözletek és aláírási példák.

Korrektúra és helyesírás-ellenőrzés

Végül a levél nyomtatása vagy feltöltése, illetve az e-mail üzenet, a helyesírás-ellenőrzés, a nyelvtanellenőrzés és a kiigazítás elküldése előtt.

A tipp, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek hibák, hangosan elolvashatja azt. Előfordulhat, hogy csak hibásan olvasott el hibákat.