A projektmenedzsment feladat átfogó áttekintése

A Projektmenedzsment Intézet (PMI) úgy határozza meg a projektmenedzsmentet, mint a projekt igényeinek kielégítését a projekt tevékenységekhez szükséges ismeretek, készségek, eszközök és technikák alkalmazásával. Ezt a projekt kezdeményezése, tervezése, végrehajtása, ellenőrzése és lezárása révén valósítják meg..”

Bár ez a meghatározás összetettnek tűnhet, a projektmenedzsment-vezetők valójában a józan ész és a gyakorlatiasság gyökerei. Akár projektmenedzsmentet kíván nyújtani ügyfeleinek, akár a projektvezetővé válását célozza meg, lépésről lépésre fontolja meg a projektmenedzsment alapjait. Mielőtt elkezdené, határozza meg, hogy az Ön által kínált szolgáltatás (vagy a felvett feladat) valóban projekt.

Általános menedzsment versus Project Management

Hogyan dönti el, hogy valami van-e vagy sem? Ennek megszakításához a két különböző területet elkülönítse a funkcionális (vagy általános) menedzsmentre és a projektmenedzsmentre.

A feladatok folyamatos működése a funkcionális vagy általános menedzsment. Egy példa erre, ha Ön egy technológiai céget birtokol, és olyan ügyféllel rendelkezik, amelyhez biztonsági mentést nyújt, és folyamatosan kezeli éves számláját a szervereik biztonsági mentésével és heti tevékenységjelentéssel. Ha ezt öt évig végezzük, és megújuló szerződést kötünk az ügyféllel, munkája folyamatos, ezért általános vagy funkcionális.

Ha azonban az ügyfél egy új tartalomkezelő rendszert kíván megvalósítani, és egy évvel rendelkezik az új rendszer kifejlesztésére, és kérni fogja, hogy vezesse a fejlesztését, akkor ügyfeled egy projektben vett részt.

Hasonlóképpen, ha emberi erőforrásokkal dolgozol, és az Ön feladata a tanszék költségvetésének kezelése és a társult munkatársak felügyelete, akkor funkcionális feladata van, mert folyamatos munka, amelynek nincs meghatározott befejezése.

Másrészről, ha ugyanaz a HR-munkája van, és a szervezeti egység igazgatója felkéri Önt egy új toborzási program végrehajtására (és megadja a határidőt és a költségvetést), és ez a projektvezető, akkor ez egy projekt, mert kezdő és befejező dátuma van, és a feladat csak egyszer történik.

A projekt megjelenítése három részre

Most, hogy megérted a projekt lényegét, a projekt menedzsmentjét közelebbről megnézheted. A toborzási program példaként történő felhasználása, most, hogy tudod, hogy szükség van egy projektre, a következő lépés a szükséges hatókör, idő és költségvetés felvázolása.

A projektmenedzsment a toborzási program projekt terjedelmének, költségvetésének és idejének tervezése, szervezése és ellenőrzése. A projekt vizualizálásához rajzoljon egy egyszerű piramisot. A piramis minden egyes sora a projekt három fő részének egyikét jelenti (azaz terjedelem, idő és költségvetés). A piramis közepén lévő üres hely a minőség a szállított termék mennyiségét. A piramis fontos eszköz arra, hogy szem előtt tartsuk a projekt tervezésekor, mert mivel a három fő részed növekszik vagy összezsugorodik, a termék minősége érinti.

A projekt hatóköre

A hatókör meghatározása gyakran a projektmenedzsment legnehezebb és összetettebb része. A projekt adatai általában nem ismertek, így a projekt végrehajtásához szükséges tevékenységek és feladatok megítélése átgondolt. A hatókör az összes olyan tevékenységből és feladatból áll, amelyek a végtermék előállításához szükségesek. A projekt hatókörének meghatározása segít meghatározni a projekt befejezéséhez szükséges időt és költségkeretet.

Egy jó módja annak, hogy egyszerűen írd le, mit gondolsz a feladat teljesítéséhez. Ezután konzultáljon másokkal, hogy átfogó képet kapjanak az összes érintett tevékenységről.

A projekt ideje

Miután létrehozta a kezdeti alkalmazási kört, elkezdheti az egyes tevékenységekhez és feladatokhoz tartozó idő hozzárendelését, továbbá megvizsgálhatja a projektek nagyobb képét. Kérdezd meg magadtól, hogy mely tevékenységek fognak történni egyszerre, és amelyek egymás után fognak történni. Szintén ügyeljen arra, hogy hány ember vizsgálja felül a projekt tevékenységeit, mivel ez befolyásolja a lépés befejezéséhez szükséges időt. Meglepő, hogy mennyi ideig tarthat egy egyszerű feladat, amikor három embernek felül kell vizsgálnia. A kumulatív tevékenységek és feladatok elvégzéséhez szükséges idő kiszámítása után készen áll egy projekt menetrend létrehozására a követendő projekt csapat számára.

A projekt költségvetése

Ezen a ponton megállapította, hogy milyen (terjedelem) és a projekt időtartama (ideje). Most itt az ideje a költségvetés meghatározására. Akárcsak a projekt időtartamának kiszámításánál, gyakran kell konzultálnia másokkal, beleértve az osztályvezetőket is, hogy meghatározza a pontos költségvetést. A költségvetés több szempontból áll, ideértve az elvégzett tevékenységekben részt vevő emberek és anyagok használatát, valamint azt, hogy mennyi ideig (azaz az emberekre) szükség lesz és milyen anyagokra lesz szükség.

A kommunikáció kulcs

Gyakran az ügyfél (vagy a főnök) egy projektet előre meghatározott időn belül és költségvetésben szeretne befejezni anélkül, hogy figyelembe venné a projekt alkalmazási körét. Ennek az a problémája, hogy szinte mindig a projekt hatókörét nem lehet ésszerűen befejezni az idő és a költségvetési korlátok miatt. Ebből következően a projektmenedzsment egy része a projekt hatókörének feltételeit tárgyalja egy ügyféllel vagy főnökkel. A tárgyalási folyamat során, valamint a projekt teljes hosszában a tiszta, világos kommunikáció az egyetlen legfontosabb készség, amire szüksége lesz.

Minél világosabban kommunikálsz a kihívásokkal az út mentén, a boldogabb ügyfeled vagy a főnöke lesz.