Hogyan készítsünk projekt menedzsment tervet

A projektgazdálkodási terv olyan dokumentum, amely meghatározza, hogyan működik a csapat a projekten. Leírja a projekt életciklusát, és lefedi, hogy a munkát hogyan fogják végrehajtani, ellenőrizni, ellenőrizni, majd hivatalosan lezárni.

A projektgazdálkodási terv valójában egy általános kifejezés az összes olyan altervre vonatkozóan, amelyet a projekthez készít. A projektgazdálkodási tervet úgy definiálhatjuk, mint mindent, amit ezek a tervek tartalmaznak:

• Követelménykezelési terv
• Hatálykezelési terv
• Menetrend kezelési terv
• Minőségirányítási terv, ha van ilyen
• Költségkezelési terv
• Kockázatkezelési terv (melynek tartalmaznia kell a kockázati naplót)
• Változáskezelési terv
• Beszerzési menedzsment terv, ha szüksége van rá a projekthez
• Konfigurációs menedzsment terv, csak abban az esetben, ha azt tervezi, hogy írni szeretne: lehet, hogy nem érzi, hogy ez szükséges a projekthez
• Humánerőforrás-gazdálkodási terv

A projektgazdálkodási terv fontos információkat tartalmaz a projekt alapvonalairól, különösen a hatókör és a menetrend tekintetében. Ez egy olyan vonalat ad a homokba, amelyre visszamenhet, hogy könnyen lássuk, mi változott, amikor végül bezárta a projektet és összehasonlítja a tervezett és a tényleges teljesítményt.

Ezt követően a projektmenedzsment terv önálló dokumentumként létezik. Íme, mit kell tenni, és hogyan kell hivatkozni az egyéb szakaszokra.

A projektirányítási terv dokumentálása

Indítsa el a dokumentumot a projekt nevével és a dátummal. Ha van ilyen, használjon sablont a Projektmenedzsment Irodától, hogy mentse el a semmiből való kezdést.

Ezután vegye figyelembe ezeket a részeket:

Határértékek és alapvonalak: Ismertesse, hogyan kezelik az alapvonalakat a projekt ütemezésének, terjedelmének, költségeinek és minőségi területeinek. Adja meg, hogy mi lesz a tervezett elfogadható eltérések (például +/- 10 százalék), és mit fog tenni, ha úgy tűnik, hogy ezek megsértik. Előfordulhat, hogy már dokumentálta ezeket a projekt chartájában.

Kormányzás: A projektmenedzsment életciklusa során meg kell határozni, hogy milyen projektvizsgálatokat, szakértői értékelést és egyéb irányítási intézkedéseket fognak alkalmazni. Az egyes fázisok végén legalább a hivatalos bejelentést be kell vonni. Ez a projekt szponzorának egyike. A minőségellenőrzés részletes adatait is megteheti, ha megtartja a projektjét.

Módszertani döntések: Ez egy jó hely arra, hogy írja le, hogy a projektmenedzsment-módszertan melyik bitjeit úgy döntötted, hogy nem teszed meg, mert nem releváns. Itt például megjegyezheti, hogy nem fog beszerzési menedzsment tervet végrehajtani, mert nincs szükség beszerzésre a projekthez.

Akármi más: Ne korlátozza ezeket a címsorokat. Tartalmazzon bármi mást, amit úgy gondolja, hogy releváns lehet a projekt tervezéséhez, mint például a vállalat más projektjeihez kapcsolódó kapcsolatokat, olyan külső tényezőket, amelyek befolyásolhatják a tervezést, amit valakinek a figyelemre kíván hozni, és így tovább.

A leányvállalati tervek

Ha az összes projektdokumentumot egyesíti, egy hatalmas projektmenedzsment-terv lesz. Ebben a dokumentumban a legjobb, ha linkeket (vagy legalább a dokumentum megtalálásának leírását) tartalmazza. Akkor, ha valaki el akar menni és elolvasni, megtalálhatja azt, anélkül, hogy a projektmenedzsment terve annyira túlságosan hosszú lenne, hogy senki sem néz rá.

Ne felejtsd el, hogy csatlakozzon az alapvonalhoz is. A projekt ütemezésének alapvonalához mentse a terv és a hivatkozás egy változatát. A költség alapvonalhoz mentse a költségvetés tervezési verzióját a mai napig, és hivatkozzon erre. Ezek a dokumentumok élő dokumentumok, és a projekt továbblépésekor változni fognak, de ezeket az eredeti fájlokat megőrzi, hogy visszanézhesse őket és elvégezhesse az összehasonlítást.

Végül, adjon hozzá a verziókontrollot a projektmenedzsment tervéhez, hogy ha frissítenie kell, akkor könnyen láthatja, hogy dolgozik-e a legújabb példányban.