Hogyan kell kidolgozni a kiszervezési tervet

A médiában történő kiszervezéssel kapcsolatos sok vita összetettnek tűnik, de elég egyszerű. Még otthonunkban is számos feladatot „kiszervezünk”: főzés, gyepek fenntartása és gyermekgondozás, csak néhányat említve. Ha nincs időnk, a fókusz vagy a készségek, hogy magunk végezzük el a munkát, keressünk valakit, aki képes, és valaki, aki megteszi a munkát egy olyan áron, amit megengedhet magának fizetni. A vállalatok ugyanúgy működnek, bár döntéseik több tényezőt és döntéshozót is magukban foglalhatnak.

Fejlesztési folyamat

De ahogy a családok különböző döntéseket hoznak, a vállalatok meglepően eltérő döntéseket hozhatnak a kiszervezésről.Nincs olyan sablon, amely minden vállalat számára működik, de létezik olyan folyamat, amelyet minden vállalatnak figyelembe kell vennie:

Megvalósítás

A múltban sok vállalat valószínűleg nem is tudta, hogy mi volt a kiszervezés. Ma már tudják a kiszervezést, de nem feltétlenül tudják, hogy hány kiszervezési (és outsourcing-szerű) program működik már: másolási központok, postai szobák, létesítménygazdálkodás, informatika és még egy jogi jogi részleg is. A kiszervezés nem oldja meg az összes problémát, de a korábbi szerződések megismerése új projekteket azonosít és értékes betekintést nyújt.

Célmeghatározás

Ahhoz, hogy sikeres legyen egy kiszervezési program létrehozása, meg kell határoznia a konkrét célokat, mint például az általános vállalati költségek öt százalékkal történő csökkentése, az egyes helyszínek hatékonyságának összpontosítása, vagy csak egy üzleti egységben végrehajtott funkciók vizsgálata. A célok nem igényelnek hatalmas részleteket. Ahogy növekszik a kiszervezési tapasztalat, a definíciók megváltoznak.

Részvétel

A tervhez való hozzájáruláshoz, a feltételezések igazolásához és szakértői megítéléshez több szakterületen kell részt vennie. Amikor átáll egy általános tervről konkrét projektekre, ismételje meg ezt a folyamatot, és hozzon létre még konkrétabb ismeretekkel rendelkező alcsoportokat.

Azonosítás

Most, hogy céljai és szakemberei rendelkeznek az információk azonosításával és értelmezésével, itt az ideje, hogy meghatározzák az Ön kiszervezési programjának konkrét projektjeit. Minden cég különböző kritériumokat alakít ki, és a kultúra mind pénzügyi, akár operatív elemzés alapján vezérli, de vannak közös kritériumok, amelyeket meg kell vizsgálnia:

• Korábbi határozatok: Az Ön cége valószínűleg korábbi döntéseket hozott a nem alkalmazottak, például az ideiglenes munkavállalók vagy a szolgáltatási szerződések használatáról. A részleteket lásd a beszerzéssel és a PMO-val (Project Management Office). Nézze meg, hogyan kezelik a listán szereplő problémákat, és fordítsák le a tanulságokat.
• Szakvélemény: Rendelkezik-e olyan funkciókkal, vagy elegendő szakértelemmel rendelkező termékeket gyárt, vagy problémái vannak a vezetők megtartásával? Van-e a jelenlegi menedzsmentnek terve a probléma megoldására? Ha nem, ez egy jó kiszervezési projekt lehet.

• Minőség: Még ha egy funkciónak van a megfelelő készségekkel és tapasztalt vezetőkkel rendelkező emberek, előfordulhat, hogy nem kapja meg a szükséges szolgáltatási szintet. Elvégzi-e a menedzser ügyfél-felméréseket? Mit mondanak az ügyfelek a termékekről vagy szolgáltatásokról? A minőségkülönbség vagy az ügyfélszolgálat iránti érdeklődés hiánya egy másik zászló a kiszervezéshez.
• Költség: A rendkívül jó minőségű szolgáltatás nem feltétlenül jó érték. Hogyan hasonlítanak össze a költségek a versenytársakkal? Havi jelentéseket készít a funkció: Egységköltség, működési költség, többéves költség trendek? Ha ez a funkció nem képes ezeket a jelentéseket készíteni, a kiszervezett szolgáltatás nagyobb átláthatóságot biztosíthat a műveletekben.

• Skála: Amikor megvizsgálja az egész céget, sok váratlan felfedezést fog tenni. Koncentrálj! Egy nagy projekt jobb pályázatot jelent a kiszervezéshez, mint néhány kisebb projekt. Az egyetlen nagy projekt sokkal kevesebb adminisztratív és irányítási erőforrást igényel. Tartsunk egy átfogó listát, de csak olyan pályázókat válasszunk, amelyek nagy hatást gyakorolnak a projektek első hullámára.
• Biztonság: Most már jó ötlete van a lehetséges projektekről. Itt az ideje, hogy a biztonsági előírásoknak megfelelően szűrjük őket. A biztonság összetett és ellentmondásos téma. Különböző szabványok vonatkoznak a különböző iparágakra, és egyes cégek nagyobb biztonsággal tudatosak, mint a versenytársak. Ismerje meg a belső és ipari szabványokat, és ennek megfelelően korlátozza az outsourcing projekteket. Tartalmazza a jogi, informatikai, vállalati biztonságot, a megfelelőséget (ha van ilyen), és a "kockázati" osztályokat a megbeszélések során.

• Fontossági sorrend: Minden egyes fenti elemet (és esetleg más jellemzőket) meg kell szerezni, majd minden projektnek ki kell jelölni egy teljes "kiszervezési értéket". Kétségtelen, hogy sok vita folyik majd arról, hogy mely jellemzők a legfontosabbak, ha pontosságuk pontos, és ha más jellemzőket is figyelembe kell venni. Ne lepődj meg, ha ez a folyamat hónapokig vagy akár évekig tart.
• Kommunikáció: Mire a potenciális projektek elsőbbséget élveztek, sok találkozást tartott, és sok emberrel beszélt. Várja, hogy ezek a megbeszélések nyilvánosak legyenek a kiszervezésre szánt osztályokban. Mindig feltételezzük, hogy ezek a megbeszélések gyakran eljutnak a munkavállalói populációba, gyakran valós időben. Gondosan átgondolt vállalati kommunikációt kell készíteni és készíteni. Soha ne hagyd, hogy a pletykák jobb információforrássá váljanak, mint a tények.

Végrehajtó

A folyamat végén a kezdeti kiszervezési terved lesz. A terv végrehajtása során több lépés is van: az adatok megerősítése, alprojektek létrehozása konkrét projektekhez, az eladó, a pilóták futása, a szerződések odaítélése stb. A terv kidolgozása azonban az első és legfontosabb lépéseket biztosítja.