Tudjon meg többet az ülés jegyzőkönyvéről és miért fontosak

Az ülések jegyzőkönyve az írásos vagy rögzített dokumentáció, amely a résztvevők és a nem résztvevők tájékoztatására szolgál arról, hogy mi volt a megbeszélés, vagy mi történt az ülés során. A találkozó jegyzőkönyveit vagy jegyzeteit általában egy kijelölt találkozó jegyző rögzíti az eljárás során, hogy pontos adat álljon rendelkezésre arról, hogy mi történt az ülés során.

A jegyzőkönyvek általában:

• A résztvevők nevei
• A napirenden szereplő témák
• A résztvevők döntése
• A résztvevők által elkövetett nyomon követési intézkedések
• A kötelezettségvállalások teljesítésének határideje
• Egyéb események vagy megbeszélések, amelyeket érdemes dokumentálni a jövőbeni felülvizsgálathoz vagy a történelemhez

Találkozó jegyzőkönyvek történelmi dokumentumként

Történelmi dokumentumként a percek hasznosak a döntés meghozatalához vezető kulcsfontosságú elképzelések vagy vitapontok dokumentálásához. Például a hatékony ülés jegyzőkönyve meghatározhatja az öt alternatívát, amelyeket a csoport megvitatott, és azt a kulcsfontosságú okot, hogy az egyiket a többiek közül választották ki.

A tipikus üzleti találkozón nem kell minden vitát vagy részletet részletesen rögzíteni, aki azt mondta, hogy mi. Természetesen ez a szabály más típusú találkozók esetében is különbözik, mint például a bírósági tárgyalások és az olyan helyzetek, amikor a jogi lépések megvitatásra kerülnek. Az ilyen típusú találkozók pontos beszámolót igényelnek a beszélgetésről és a nyilatkozatokról. De, ha az emberi erőforrások nem vitatnak egy peres ügyet, a tipikus munkahelyi találkozó nem dokumentálja az összes jót.

Mikor és hogyan kell megosztani a találkozó jegyzőkönyveit

Ideális esetben az ülés jegyzőkönyveit elektronikus eszközön, például laptopon vagy iPaden rögzítik, és a helyesírás, a nyelvtan és az egyértelműség gyors áttekintése után az értekezlet végén elektronikus úton terjesztik az értekezlet résztvevőit. Ily módon a résztvevők azonnal értesítik kötelezettségeiket és határidőket, és kérdéseket tehetnek fel, vagy tisztázást kérhetnek. Ha ez nem lehetséges, mert a felvevő szeretné átírni a perceket, vagy hibákat keresni, akkor a találkozót követő 24 órán belül meg kell terjesztenie azokat.

A jegyzőkönyvek emlékeztetőként szolgálnak a találkozó során elkötelezett munkacsoport tagjaira, és segítik a résztvevőket a naptárakba és a napi feladatlistákba.

A felvevőnek a következő találkozó elején mindig felül kell vizsgálnia az előző ülés jegyzőkönyveit, hogy az emberek ellenőrizhessék őket a pontosság és a következő lépések érdekében.

Hogyan kezeli a szervezetek a találkozó jegyzőkönyveit

A megbeszélés sikere szempontjából kritikus fontosságú, hogy a jegyzőkönyv a résztvevők és azok számára, akik nem tudtak részt venni a találkozón, rögzített történetet adnak. A teljes ülés jegyzőkönyve nélkül a találkozó kilátásait sikerrel csökkentik, mert az emberek egyensúlyban nem képesek egy időben sok információt elnyelni és megtartani.

A találkozó jegyzőkönyve általában a csapat tagja, és az ülésen való részvétel során jegyzeteket vesz fel. Olyan találkozókon, amelyek jogi vagy kormányzati eljárásokat vagy vállalati testületi üléseket foglalnak magukban, egy nem résztvevő személy a hivatalos jegyzőkönyvet veszi, és gyakran rögzíti az eljárást.

A kulcsfontosságú információk pontos rögzítéséhez a találkozók jegyzőjének fülnek kell lennie a részletekért és a fókuszálás lehetőségével. Ez a munkatársnak hatékonyan kell több feladatot is ellátnia ahhoz, hogy a jegyzőkönyv felvételekor részt vehessen az ülésen.

Egyes szervezeteknél ugyanaz a munkavállaló minden percben megtartja a jegyzőkönyvet. Vagy a felelősség átadható a munkavállalótól a munkavállaló felé. A jegyzők szerepe hatékony vezetői és kommunikációs készségeket épít, és elcsodálatos munka lehet.

A találkozó jegyzőkre vonatkozó követelmények

A felvevőre vonatkozó követelmények magukban foglalják a következőket:

• Jegyezze fel pontosan a találkozón meghozott döntéseket, kötelezettségvállalásokat és főbb vitát
• Jegyezze fel azokat a cselekvési tételeket és esedékességi napokat, amelyeket a találkozó tagjai elköteleztek (az akcióelemek nevei csatolva vannak, de a percek nem jelzik ki, hogy mit mondott az informális munkahelyi találkozókon)
• Tekintse át a főbb döntéseket és megbízásokat, vagy az önkéntes kötelezettségvállalásokat és a cselekvési tételeket az ülés végén, hogy a résztvevők megegyezhessenek velük a távozás előtt
• Legyen csapatjátékos és legyél rugalmas, mert a résztvevők hozzáadhatnak vagy kijavíthatnak valamit, amit nem értenek egyet a percben

• Határozottan dolgozzon ki az ülések jegyzőkönyveinek az ülést követő 24 órán belül történő terjesztésére