Közös recepciós interjúk és a legjobb válaszok

Számos szervezetnél a recepciósok a cég arca. Minden új ügyfél, álláskérő, munkavállaló vagy harmadik fél szállítója átveszi vagy beiratkozik a recepcióval, így a munkáltatók szívesen találnak valakit, aki felelős, barátságos és nyugodt.

10 tipikus kérdés a recepciós interjúban

Itt találhat gyakori kérdéseket a recepciósoknak, a mintaválaszokról és az interjú során elmondható tippekről.

1:53

Nézd meg most: Hogyan válaszoljunk 4 Közös befogadó interjú kérdéseire

1. Mit csinál, hogy lépést tartson a gyors ütemű munkakörnyezetben?

Mit akarnak tudni: Az interjúalanyod biztos lehet benne, hogy tudsz lépést tartani. Valószínűleg nincs jelentősége, de egyértelmű és magabiztos választ kell kapnia.

Az első dolog, amit én csinálok, nyugodt maradni, hiszen egy félelmetes, hangsúlyozott hozzáállás nem hasznos, és nem is jó megjelenés az alkalmazottak vagy az ügyfelek előtt. Megpróbálom megosztani a feladatokat, hogy mindig a legfontosabb feladattal dolgozom. Általában, ez bármi, ami magában foglalja az egyik vállalat ügyfelét. Továbbá tartok egy futó listát mindazról, amit meg kell tennem, hogy ne hagyjam figyelmen kívül a fontos feladatokat.

2. Hogyan tartsa meg a napi menetrendet?

Mit akarnak tudni: A nap szervezése nem igazán a lényeg. A lényeg az, hogy bebizonyítsuk, hogy jól szervezett, és minden feladatot kompetens és időben teljesít.

Minden nap elkezdem egy listát készíteni mindazról, amire szükségem van. Ellenőriztem a naptárat bármilyen találkozókra vagy találkozókra, így tudom, hogy tudom őket, és szükség esetén kaphatok fedezetet a recepción. Munkámban kulcsfontosságú a kommunikáció, így folyamatosan válaszolok a telefonra, és ellenőrzöm az e-mailjeimet az új kérésekre, majd frissítem a feladatlistámat a nyomon követési feladatokkal.

3. Milyen szerepet játszik a recepciós a vevő első benyomásában egy szervezetben?

Mit akarnak tudni: A megkérdezettnek biztosnak kell lennie abban, hogy megérti a kérelmezett pozíciót, de ez a kérdés is kulturális lehet, a munkafilozófiájával.

A recepciós nagy benyomást kelthet - pozitív vagy negatív - az ügyfelek számára. Mivel én vagyok az elsők között, akiket az ügyfelek látnak, a frusztráló vagy gyenge interakció valóban meggondolja véleményüket a vállalatról vagy az átfogó tapasztalatokról. Számomra ez hasonló ahhoz, amikor a fogadó üdvözli Önt egy étteremben. Ha őrültnek tűnnek, vagy rosszul cselekszenek, akkor később úgy érzi, hogy az étel csak nem ízletes. Éppen ezért mindig biztos vagyok benne, hogy mosolyogok az embereknek az arcomon, és győződjön meg róla, hogy minden ügyfél úgy érzi, hogy teljes körű figyelmet szentel.

4. Mondd el nekem, hogy mennyi idővel kellett foglalkoznod egy dühös ügyfelgel vagy vendéggel, akár telefonon, akár személyesen. Hogyan kezelte a helyzetet?

Mit akarnak tudni: Ez egyike annak a kérdésnek, amelyet Önnek fel lehet kérni a stresszes és nehéz körülmények kezelésével kapcsolatban. Azt is megkérdezheti, hogy hogyan reagált a bűnügyi vagy etikátlan tevékenységre. Őszintének lenni. Ne erőltesse túl, és ne is adjon rövid időt.

Orvostudományi recepciósként gyakran csalódott betegekkel foglalkozom a telefonon. Egy alkalommal, egy nő annyira dühös volt, hogy a számlázó részleg nem hívta vissza ugyanazon a napon, hogy elkezdett rázni a telefonon. Kellemetlen volt! Az, amit ezekben a helyzetekben próbálok tenni, azt gondolom, hogy milyen stresszes az embernek, hogy úgy viselkedjen, ahogyan így viselkedik. Egy perc múlva kiabált, azt mondtam: "Tényleg frusztráltnak kell lenned. Tudnál többet elmondani arról, hogy mi folyik itt?" Ez segített lelassítani a beszélgetést és csökkenteni a hangerőt. Elmagyarázta az egész helyzetet, és megnyugtattam neki, hogy számlázó személyünk csak a napra ért, és kapcsolatba lépne vele. Azt is elmondtam neki, hogy feljegyzést teszek a számlázó személy asztalára, és arra kéri őt, hogy hívja fel a nőt az első feladatként. A hívás végére sokkal nyugodtabb volt, és bocsánatot kért a korábbi kemény szavakról.

5. Készen állsz a túlórára?

Mit akarnak tudni: Ha nem hajlandó túlórázni, mondja meg. Ha hajlandó vagy túlórázni, de csak bizonyos korlátokon belül, mondja ezt. Igen, vannak olyan cégek, ahol a túlórák nem működnek. De nem elfogadható lehetőség, ha elkötelezzük magunkat, hogy nem tudsz tartani, vagy olyan helyzetbe kerülsz, ahol áldozod a jólétedet, vagy a családod jólétét. Szükség van egy olyan munkára, amely megfelel az Ön elérhetőségének.

Néhányszor havonta kényelmesen dolgozom túlórát, mindaddig, amíg egy nappal korábban értesítem. A heads-up használata megkönnyíti számomra a tervek átrendezését. Egy csipetben nagyon valószínű, hogy ugyanazon a napon túlórát is tartok, de szeretném, ha egy nap észrevennék.

6. Hány alkalmazott dolgozott az utolsó irodájában?

Mit akarnak tudni: Az interjúkészítő azt szeretné tudni, hogy milyen környezetben dolgozott, hogyan hasonlítja össze azokkal a cégekkel, amelyekkel interjút folytat, és hogy kényelmes vagy kis munkahelyen dolgozik.

Az utolsó irodámban öt alkalmazott volt. Ez elég kicsi ahhoz, hogy kicsit úgy érezzük magunkat, mint egy család. Tudod, mindenki tudta, hogy Martha a számlázási részlegen két csésze kávéra van szüksége, mielőtt bonyolult kérdéseket tehetett volna fel. Ezt megelőzően az irodám meglehetősen nagy volt - 60 alkalmazottal. Mindkét környezetben jól éreztem magam, bár a nagy irodában az első hónap egy kicsit kihívást jelentett, hiszen rájöttem, hogy ki mit csinált, és hová irányíthatom a hívásokat sok lehetőséggel.

7. Ismertesse az adminisztratív asszisztens, titkár vagy recepciós feladatait.

Mit akarnak tudni: Az interjúalany át akarja lépni az önéletrajzában felsorolt ​​felelősségeket, és erősítse meg, hogy illeszkednek a kínált pozícióhoz. Ez egy jó alkalom arra, hogy bővítse a munkatapasztalatban kiemelt pontokat.

Mint az ABC Financials recepciója, én voltam az első személy az ügyfelek számára. Megválaszoltam az általános telefonvonalat, és válaszoltam a telefonokra a cég öt VP-jére. Felelős voltam a csomagok fogadásáért és a levelezés, az üdvözlők és az ügyfelek és a szállítók konferenciatermekbe való eljuttatásáért, valamint a vállalat általános információs e-mail címének tartásáért. Sok adminisztratív felelősségem is volt: sikerült a VP-k naptárait sikerrel rendeznem, üzleti útjukat rendeztem, és segítettem a PowerPoint bemutatók és egyéb anyagok létrehozásában és finomításában az események elosztására.

8. Hogyan rangsorolja a hívásokat, az ügyfeleket, a szállítmányokat és más olyan kérdéseket, amelyeket azonnal meg kell oldani?

Mit akarnak tudni: A kérdezőszeretné tudni, hogy mennyire jó a multitasking, az idő megszervezése és a feladatok rangsorolása. Ez egy jó alkalom arra is, hogy rámutassunk arra, hogyan szembesültek több prioritással, és elmagyarázzátok, hogyan kezelted őket.

A többfunkciós feladatok elengedhetetlenek, ha az iroda elfoglalt. Ha nem durva, megpróbálok egyszerre néhány feladatot elvégezni. Például könnyedén válaszolhatok egy telefonhívásra, amikor egy csomagot aláírok a szállítási személytől. Amikor a multitasking nem lehetséges, az elsődleges prioritásként az ügyfeleket és az ügyfeleket összpontosítom. Szükség esetén megkérdezem, hogy adhatnak-e nekem egy percet, hogy először egy másik feladatot végezzek, és ha a dolgok nagyon elfoglaltak, megpróbálok egy munkatársat hívni, hogy biztosítson nekem lefedettséget.

9. Mennyire erősek a számítógépes ismeretek?

Mit akarnak tudni: Az interjúalany azt akarja, hogy erősítse meg, hogy milyen számítógépes ismeretekkel rendelkezik, függetlenül attól, hogy a szakképzettség megfelel-e a vállalati elvárásoknak, és mely programokat használja leginkább. Ha lehetséges, jó ötlet, hogy vizsgálja meg, hogy a cég milyen programokat használ az interjú előtt.

Nagyon erős számítógépes ismeretekkel rendelkezem. Amellett, hogy ismeri a Microsoft Office-t, az utolsó szerepemben is használtam a vállalati weboldal frissítéseit, így kényelmesen használom a WordPress-et is. Amikor új programot vagy alkalmazást használok, általában úgy találom, hogy a legtöbb kérdésemre online kereséssel válaszolhatok, bár én is nagyra értékelem, hogy egy oktatót is kapok egy munkatársamtól.

10. Mondja el nekem az ügyfélszolgálat tapasztalatait.

Mit akarnak tudni: Az interjúalany áttekintést szeretne az ügyfélszolgálati tapasztalatokról - hány évig, konkrét példákról, és arról, hogy milyen készségeket használ a problémák megoldásához.

Tizenéves korom óta dolgozom az ügyfélszolgálatban. Az első munkám egy könyvesboltban dolgoztam, ahol segítettem az ügyfelek számára, hogy könyveket találjanak, és néha a pénztárgépet is fedezték. A főiskolai időszakban részmunkaidős munkám is volt, ezúttal ruházatot értékesítettem. Ezután természetesen, mint az ABC Company recepciósja, én is ügyfelekkel foglalkoztam, bár ebben a szerepben nem voltam közvetlenül értékesítés. Nagyon kényelmesnek érzem magam az ügyfelekkel és problémáik megoldásával, függetlenül attól, hogy megtalálják-e a könyvet, amit keresnek, vagy megváltoztatják a találkozóidőt egy ügyvezetővel.

Tippek a recepciós kérdések megválaszolásához

A legjobb recepciósok részletesen orientáltak, szervezettek és kiváló kommunikátorok. Ezért a pályázóknak fel kell készülniük arra, hogy válaszoljanak a nyitott interjúkkal kapcsolatos kérdésekre, amelyek értékelik a tapasztalatokat, a munkahelyi eszközök, a folyamatok és a készségek megismerését, beleértve az ügyfélszolgálattal, a többfeladatos munkával való együttműködést és a gyors ítélethívások elvégzésének képességét.

Ebben az esetben a válaszadók nem feltétlenül keresnek igen vagy nem válaszokat. Ehelyett arra várnak, hogy a jelöltek konkrét példákkal válaszoljanak, amelyek leírják, hogyan kezelik a múltbeli munkahelyi helyzeteket, és gondosan kutatott kérdéseket tesznek fel a vállalati prioritásokkal, elvárásokkal, célokkal és kihívásokkal kapcsolatban.

A munkahelyen egyre növekvő technológiai fejlődésnek köszönhetően a recepciósoknak erős technikai ismeretekkel kell rendelkezniük. A számítógépes alkalmazások, mint például az MS Office és az iparági specifikus szoftverek mellett a telefonrendszerek és irodai gépek, például a nyomtatók, másolók, szkennerek és faxkészülékek (igen, még mindig) használatával kell rendelkezniük.

7 Kérdések a megkérdezőtől

A megkérdezettek elvárják, hogy kérdéseket tegyen fel. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a kérdéseket, amelyekkel megkérdezheted az interjú végén vagy végén:

1. Tudnál többet elmondani erről a munkáról szóló napi felelősségről?
2. Milyen tulajdonságokat keres egy személynél, akit a vállalatnál bérelni szeretne?
3. Milyen elvárásai vannak ennek a munkának, és hogyan mérik a sikert?
4. Miért hagyta el az utolsó munkatársat?
5. Ki jelent ez a pozíció?
6. Milyen lehetőségek állnak a karrier előrehaladásra a vállalatnál?
7. Felajánlja-e a vállalat képzési lehetőségeket a munkavállalók számára?

Hogyan készítsük el a legjobb benyomást

A recepciós pozíció belépési szintnek tekinthető, de ez lehet az első lépcsőfok a vállalati létra. A leendő munkáltatót magabiztos, magabiztos személyre hívják. Gyakran Ön lesz az első személy, akinek ügyfelei vagy betegei találkoznak, amikor először járnak be az irodába.

Győződjön meg róla, hogy az első benyomása a legjobb. Itt van egy interjú előkészítése. Az önálló önéletrajz mellett időt vesz igénybe, hogy meghallgassa a részt, ha interjút készít. Ha megkapja a munkát, akkor a frontvonal személye lesz, és fontos, hogy megmutassa a munkáltatónak szakmai képét.

Ha nem biztos abban, hogy mit kell viselni az interjúhoz, nézze meg ezeket az ötleteket, hogy miként kell egy interjúhoz öltözni. Ha mind az önéletrajzát, mind a szakmai öltözékét pontosan érinti, és készen áll a valószínű kérdések megválaszolására, akkor sikeres lesz a megkeresett álláshely megszerzése.