Írás üzleti célokra - menedzsment és vezetés

Az üzleti írás célja az, hogy információt közvetítsen valakinek vagy kérjen tőlük információkat. Ahhoz, hogy hatékony legyen az üzleti írás, teljesnek, tömörnek és pontosnak kell lennie. A szöveget úgy kell megírni, hogy az olvasó könnyen megértse, mit mond vagy kérdez.

Sok üzleti írás hanyag, rosszul írott, rendezetlen, zsargonnal, és hiányos. Gyakran túl hosszú vagy túl rövid. Mindezek a tulajdonságok hozzájárulnak a nem hatékony üzleti íráshoz.

Akár egy értékesítési javaslatot, e-mailt a főnöködnek, akár egy szoftvercsomag használati utasítását írja le, bizonyos lépéseket kell követnie ahhoz, hogy hatékony legyen. Kövesse az alábbi öt lépést:

1. Szervezze meg anyagát
2. Fontolja meg közönségét
3. Írja le a gondolatait
4. Az anyag tisztítása
5. Szerkessze az anyagot

A szervezet kulcs

Ha nem szervezed az anyagodat, akkor nem fog jól folyni, és nem lesz értelme. Az írás egyszerű vagy bonyolult. Amikor egy e-mailt írunk be egy személyzet találkozójáról, ez olyan egyszerű, mint a gondolatok összegyűjtése. Másrészt valószínűleg komplex vázlatot kell kifejlesztenie a kész anyag előtt, ha felírja az úttörő gyógyászati ​​vizsgálat eredményeit. Bármi legyen is a feladat, a megfelelő szintű szervezés nélkül (még a gondolataink megszervezése), nem feltétlenül tartalmazhat mindent, amire szüksége van, vagy nem kell kiemelnie a legfontosabb témákat.

A hiányosságok vagy a helytelen fókusz kevésbé fogja tisztázni az üzleti tevékenységet.

Ismerje meg közönségét

Mielőtt elkezdené írni, gondoljon a célközönségre. Például a vállalat új 401 (k) programjáról szóló prezentációnak ugyanaz a vázlata lehet, amikor a CFO-t és a munkavállalókat is megadják, de az Ön által megadott adatok szintje változik. Szintén figyelembe kell vennie a hangot. Egy gyors e-mailt a csapatának, amely emlékezteti őket az éves cégválogatásra, nem lesz ugyanaz a hangja, mint a vállalat éves beszámolójával kapcsolatban.

Ne feledje, hogy hatékonyabban kommunikálhat a közönségednek, ha inkább arra összpontosítsz, hogy mit akarsz hallani, nem pedig azt, amit mondasz.

Szó a jó írásról

A jó írók különböző írási stílusokkal rendelkeznek. Néhányan inkább mindent írnak ki, majd visszatérnek és szerkesztik. Mások inkább szerkeszteni szeretnének, amikor végigjárnak. Néha a preferált stílusuk az írásuk szerint változik.

Ahogy írsz (vagy szerkesztés közben), tudd a hosszat. Elég szavakat kell használnia ahhoz, hogy értelme egyértelmű legyen, de ne használjon felesleges szavakat, hogy virágos legyen. Az üzleti írásoknak világosnak és tömörnek kell lenniük, nem verbos és virágosak. Ne feledje, hogy az üzleti életben senkinek nincs ideje többet olvasni, mint amire szükség van.

Másrészt, ne tegye túl rövidnek a darabját. Meg kell írnod ​​ahhoz, hogy értelme egyértelmű legyen, és nem fogjuk félreérteni. Képzeld el, hogy egy raktárban lévő berendezés "használt, de jó" címkével lett-e jelölve. Nem lenne világos, hogy ez azt jelentette-e, hogy a berendezést sokat használták, vagy hogy a berendezés már nem új, de mégis működőképes volt. Néhány további szó egyértelművé tette volna a jelentést. Emellett ne használjon zsargont vagy rövidítéseket, mert különböző dolgokat jelenthetnek a különböző olvasók számára.

Az írási stílusától függetlenül minden írónak ki kell derítenie és szerkesztenie kell az összes írásos anyagot, még az e-maileket is.

Kísérlet és szerkesztés

Az írási stílusától függetlenül minden írónak ki kell derítenie és szerkesztenie kell az összes írásos anyagot, még az e-maileket is. Miután elkészült az írás, ellenőrizze munkáját. Lehet, hogy szerkeszteni kell. A kijavítás újból elolvassa azt, amit írt, hogy a fejedben lévő szavak helyesen helyezkedjenek el a papírra. Mivel agyunk gyorsabban dolgozik, mint az ujjaink, elhagyhatod a szavakat, hagyhatod ki a véget, vagy használhatsz rossz hamis nevet (például "ott" a "saját" helyett). A kijavítás elkapja ezeket a hibákat. Nyilvánvaló, hogy az egysoros e-mailek kinyomtatása egyszerű, és csak eléggé átnézve, ahogy írja, elég lehet.

Ha azonban egy használati útmutatót ír, a korrektúrája bonyolultabb lesz és hosszabb időt vesz igénybe.

Miután kijavította az anyagot, ideje szerkeszteni. Néha a korrektúra és a szerkesztés egyidejűleg elvégezhető, de hatékonyabb, ha egymás után történik.

Az ok, amiért szerkesztett, az, hogy javítsa vagy módosítsa azt, amit írt, hogy az anyag hangja (és olvasása) jobb legyen. A vállalkozás írásakor ez azt jelenti, hogy a hibákat rögzítjük, és a szöveget a lehető legtisztább és tömörebbé tesszük.

Nem írsz egy regényt

Amikor üzletet írsz, nem írod a következő "nagy amerikai regényt". Az írásnak ugyanolyan leírónak kell lennie, mint amennyire szükséges, de nem kell élénk szófotókat festenie sok nagy szavakkal és beszédszámokkal. Ha azt mondja, "üvegházak", ne írjon "üveges házakat", írjon "üvegházakat".