A projektmenedzsment támogatása a vezetői vezetői támogatásban

A projektmenedzsereknek nehéz feladatuk van. A szerepük természetéből adódóan felelősséget vállalnak egy hatékony csapat kialakításáért, hogy új kezdeményezések folytassák és sikeresek legyenek. Mivel a projektek magukban foglalják a vállalat összes munkáját, ideértve az ideiglenes és egyedi kezdeményezéseket, valamint a napi működés rutinját, minden projekt új kaland.

Add hozzá azt a valóságot, hogy a projektek hogyan újítanak fel; hogyan hajtjuk végre a stratégiát és hogyan építjük ki szervezetünk infrastruktúráját és képességeit, nyilvánvaló, hogy a vezető vezetők mindent megtesznek, hogy támogassák cégük projektvezetőit.

A projekt sikerességének egyik legfontosabb tényezője egy hatékony, elkötelezett ügyvezető szponzor jelenléte. Ez a pozíció már régóta kapcsolódik az iparági tanulmányok sikeréhez, de a szponzorálás körülményeit leíró szakirodalom áttekintése azt sugallja, hogy hosszú utat kell tennünk ahhoz, hogy intézményesítsük a szponzor szerepének jelenlétét és gyakorlatát szervezeteinkben. Egy kis összefüggés megfelelő. Először nézzük át a szponzor elsődleges feladatait.

A projekt végrehajtó szponzorának elsődleges feladatai

• Felelősséget vállalunk egy projekt kimeneteléért. (Ezt a pontot gyakran a projektvezetővel közös felelősségnek nevezik.)
• A projekt megszerzése és a projektvezető és a főcsoport tagjai számára a hatáskör megadása.
• Támogassa a projektcsoportot az erőforrások és a láthatóság érdekében.
• Biztosítsa a hatékony csapatértékek jelenlétét és támogatását, beleértve az elszámoltathatóságot és az átláthatóságot.
• Támogassa a csapatot a rendkívüli nehézségekkel szemben.
• A projektvezető edzője.
• Védje meg a projektcsapatot a szervezeti interferencia ellen.

Mi történik, ha az ügyvezető szponzor a képen kívül van

A támogató ügyvezető szponzor hiányában a fenti feladatok mindegyike a már túlterhelt projektmenedzserre esik, aki jellemzően hiányzik a sávszélesség és a politikai heft a feladatok ellátásához. A hatékony szponzor hiánya növeli a projektproblémák kockázatát, beleértve, de nem kizárólagosan: kudarc, szuboptimális teljesítmény az idő-, költség- és minőségi célokhoz képest, és a csapatok nagyobb zűrzavarai.

Egyszerűen kijelentve, a hatékony ügyvezető szponzor jelenléte pozitív változó a legjelentősebb átmeneti és egyedi kezdeményezéseink sikeres lezárásához. Tekintettel a szerep nyilvánvaló fontosságára, ésszerűnek tűnik feltételezni, hogy a legtöbb szervezet komolyan veszi munkáját az ügyvezető szponzorokkal. Sajnos, egy kis idő, amit a valós világban töltöttek, másként szól.

Bemutatkozás a szervezeteinkkel, hogyan kezelik az ügyvezető szponzor szerepét

A projektmenedzsment diplomás menedzsment oktatójaként szerencsém vagyok, hogy rendszeresen megtanuljam a diákok munkáltatóinak projektmenedzsment gyakorlatát egy nagyvárosi területen. A Fortune 100 cégektől a kis, vállalkozói induló és non-profit célú cégek között a képviselt szervezetek gazdaságunk keresztmetszete.

Bár ebben a korszakban ésszerű lenne elvárni, hogy a projektmenedzsment gyakorlatok jól ismertek, hogy a legtöbb cég érett gyakorlatokat mutat be az ügyvezető szponzor szerepére, a valóságban a helyzet éppen ellenkezője. Néhány nem tudományos eredmény az MBA hallgatók éves informális felméréséből az ügyvezető szponzor szerepéről cégeiben:

• Átlagosan a diákok több mint ötven százaléka írja le cégüket, mintha nincs formális gyakorlata az ügyvezető szponzorálás körül.
• Kevés cégnek van formalizált képzése vagy szabványos leírása a szponzor szerepéről és felelősségéről.
• Még nem volt egy hallgatói jelentésem, hogy cége képzést nyújt ügyvezető szponzorai számára.
• Kevés következetes megállapodás születik a szponzor elszámoltathatóságáról a projekt sikerére vonatkozóan.
• Amikor a diákok megkérdezik a cégvezetők projektvezetőit arról, hogy elégedettek a szponzorok teljesítményével és támogatásával, a megkérdezettek többsége frusztrációt fejtett ki.

Az iparági szövetségek és a magán tanácsadó cégek formálisabb felméréseinek áttekintése megerősíti diákjaim hozzájárulásának általános érvényességét. És bár a vezetői szponzorálás gyakorlatának jelenlegi állapota javíthat, a projektmenedzsereknek nincs más választása, mint hogy tovább haladjanak a kezdeményezésükkel. Vannak azonban olyan lépések, amelyekkel a projektmenedzserek megtehetik a szükséges ügyintézés támogatását.

Hogyan nyerhetünk végrehajtó támogatást a projekthez

1. Szerezzen szponzort. Ha a projektnek stratégiai jelentősége van a cégére, akár közvetlenül az ügyfelek számára, akár közvetetten, hatékonyabb és hatékonyabb belső tevékenységeket biztosítva az ügyfelek támogatására, akkor szponzort kell toborozni. A projekt fontosságának megerősítése és segítség kérése érdekében közvetlenül dolgozzon a jelentéskezelőjével vagy a Projektmenedzsment Irodájának vezetőjével. Hangsúlyozzuk a szponzor szerepét és felelősségét, amint azt fentebb leírtuk, és mutasson az iparági kutatásra, amely korrelálja a projekt sikerét és a hatékony szponzorálást.

1. Tanítsd meg szponzorodat. Hangsúlyozzuk a stratégiai, nem taktikai vagy figuraként betöltött szerepét. A legtöbb vezetőnek szponzornak kell lennie, aki nem rendelkezik formális képzéssel vagy akár kontextusukkal a felelősségükért. Miközben a végrehajtó képzésének kissé kínos szerepében van, a legtöbb ilyen személy értékelni fogja a kontextust és útmutatást. Az elszámoltathatóság, az értékek megerősítése és a csapat védelme kérdéseit az elsődleges fókuszban kell kezelni, amikor az ügyvezető szponzorodat betölti.
2. Aktívan vegyen részt és vegye igénybe a szponzort. A legjobb projektmenedzser / ügyvezető szponzor kapcsolatok nagyon interaktívak. Fontos, hogy a két fél egyértelmű kommunikációs protokollt hozzon létre a projekt tevékenységeinek aktualizálására, valamint a vészhelyzetek jelzésére és reagálására. A projektvezetőnek arra kell ösztönöznie az ügyvezető szponzort, hogy időről időre részt vegyen a státuszon vagy a csapatokon, hogy igazi érdeklődést mutasson, és aktív csapatként szolgáljon a csapat sikerének érdekében.

1. Kérjen tanácsadást a szponzorától. Mindig hasznos, ha valaki több tapasztalattal rendelkezik, mint amit megfigyel, és konstruktív és pozitív visszajelzést és coachingot kínál a teljesítményéről. Hagyja, hogy a szponzora tudja, hogy üdvözli ezt a bemenetet a meghajtóban, hogy javítsa, és amikor megkapja, fogadja el kecsesen.
2. Gondoskodjon a szponzorról a nagy kérdésekért. Legyen óvatos, hogy túlságosan ne nézzen vagy kezelje a szponzort taktikai kérdésekben. A szponzorának legmagasabb és legjobban használható eszköze a biztonságos erőforrások támogatása; a szélesebb menedzsmentcsoport számára a projektcsapat szóvivőjeként szolgál, és segít megerősíteni az alapvető csapatértékeket. Van egy kiegyensúlyozó cselekmény, amelyet a projektvezetőnek tiszteletben kell tartania a szponzor csapatmunka tevékenységének megtervezésekor.

Alsó vonal

A végrehajtó szponzor szerepe a projekt kezdeményezések sikerének egyik fontos darabja. A sikeres projektmenedzserek megértik, hogy ez a szerep és milyen fontos a megfelelő szintű és intenzív vezetői támogatás. Ha a szponzor szerepe hiányzik vagy bizonytalan, vegye fel magadra, hogy felvegye és képezze ügyvezető szponzorait, hogy támogassa Önt, a csapatát és a cégét a sikerért.