Hogyan hasznosíthatja a projektellenőrzést

Minden projekt időről időre hasznos lehet a könyvvizsgálatban. De ne aggódj, ez nem olyan ijesztő, mint amilyennek hangzik. A projektellenőrzés olyan, ahol a pártatlan személy felülvizsgálja a projektet, és útmutatást ad arra vonatkozóan, hogy mit lehet tenni másképp, hogy javítsa annak sikerességének esélyeit. Ez a cikk mindent elmagyaráz, és végigvezeti Önt, hogyan készüljön fel a projektellenőrzésre.

Milyen formális a projekt audit

A projektellenőrzés általában hivatalos gyakorlat. Az informális egyenértéket általában szakértői értékelésnek nevezik. Ez az, ahol egy kolléga a projektre és a kapcsolódó dokumentációra néz, és visszajelzést ad Önnek arról, hogy hol kell eltölteni egy kicsit több időt.

A projektellenőrzések formálisak, mivel rendszerint meghatározott kérdésekkel rendelkeznek, és azokat olyanok végzik, akik ezt a dolgot rendszeresen végzik.

Ki végez könyvvizsgálatot

A projektellenőrzést végző személy lehet egy másik projektmenedzser (valószínűleg valaki, aki nagy tapasztalattal rendelkezik a projektek működtetésében), de valószínűbb, hogy valaki a Project Office-ból, aki gyakran ellenőrzi az ellenőrzéseket.

Lesz valaki, aki pártatlannak tartja magát, így nem lesz a vezető vagy a projekt támogatója. A projekt nagyságától függően akár egy embercsoport is lehet.

Hogyan készítsünk fel egy projektellenőrzést?

Az első, és a legfontosabb dolog, hogy megszervezzük, az, hogy a könyvvizsgálónak meg kell vizsgálnia a projekt dokumentációját. Ha van egy projektkoordinátor, kérje meg őket, hogy összegyűjtsenek egy dokumentumcsomagot (lehetőleg elektronikus). Az összes információnak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie, de még ha igen, ez a lépés még egy ideig is eltarthat. Legalább győződjön meg róla, hogy a projektterv, a kockázati napló, a kiadási napló, a költségvetés és a könyvvizsgáló számára elérhető ütemterv van.

Ki kell részt venni

Ez attól függ, hogy a könyvvizsgáló milyen dolgokat kíván megnézni. Ön, mint projektvezető, időt kell töltenie velük. Várja, hogy csapattagjait is hívják, hogy beszéljenek a könyvvizsgálóval.

Ne feledje, hogy minél hosszabb ideig dolgoznak a könyvvizsgálattal kapcsolatos feladatokon, annál kevesebb időt töltenek be a projektmunkára, ezért lehet, hogy néhány tevékenységet át kell ütemezni, és lassabban kell dolgozniuk az ellenőrzési időszak alatt.

Meddig tart egy projektellenőrzés

A projektellenőrzéshez nincs meghatározott idő. Nagy projekteknél sokkal hosszabb időt vesz igénybe. Kis projektek esetében a könyvvizsgálót néhány órán belül lehetett elvégezni. Amint tudod, hogy a projekted ellenőrzése alatt áll, kérdezze meg a könyvvizsgáló csapatát, hogy mennyi ideig várják el a munkájukat.

Mit keres az Audit

Ha az ellenőrzés különös aggodalomra ad okot, mint például a minőségi célok elérésének elmulasztása, akkor azt várják, hogy mélyen megvizsgálja a területet. A rutinellenőrzés széles körben megvizsgálja a projektmenedzsment különböző területeit és a projekt által kidolgozott eredményeket. Ez magában foglalja a projekt idejét, költségeit és minőségét, valamint az érdekelt felek bevonását.

Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a projekt célja-e vagy sem. Ha a könyvvizsgáló úgy véli, hogy a jelenlegi teljesítmény alapján a projekt nem fogja elérni ezeket a célokat, javaslatokat fog tenni a cselekvésre.

Ajánlások attól függenek, hogy mi található

A könyvvizsgálói jelentésben szereplő ajánlások attól függnek, hogy mit találtak. Várják, hogy azok pozitívak legyenek, és olyan módon kerüljenek megfogalmazásra, amely lehetővé teszi számukra, hogy könnyen elfogadják őket. Praktikusnak kell lenniük.

Az egyik szélsőséges esetben a könyvvizsgáló javasolhatja a projekt lezárását, bár ez csak akkor történne meg, ha úgy érezte, hogy nincs esély arra, hogy bármelyik projektből származó munka bármilyen értéket nyújtson a szervezet számára.

Nézze meg a projektellenőrzést, mint pozitív tapasztalatot. Korai figyelmeztetést kell adnia a projekt bajban lévő jeleiről, és lehetősége van arra, hogy egy tapasztalt szakemberrel dolgozzon. Az ajánlások végrehajtása sikeresebbé teszi az Ön, a csapat és a projekt, és ez csak jó dolog.