Üzleti vagy szakmai levél címzése

A textil és a közvetlen üzenetek ebben a korszakában néha nehéz elfelejteni mindent, amit tanultál az iskolában a hivatalos levelek írásáról. Lehet, hogy évekig tarthat a pályafutása során anélkül, hogy többet kellene írnia, mint egy profi megjelenésű e-mailt, de ez egy olyan készség, amely fontos, ha a munkahelyi vadászat, a karrier-hálózatépítés vagy más üzleti jellegű levelezés.

Az álláskereséshez azonban meg kell húzni az összes megállót. A hétköznapi csak nem fog csinálni, ha megpróbál egy bérbeadó vezetőt lenyűgözni, és kiemelkedik a versenytől. Az üzleti vagy szakmai levelezés helyes módjának használata alapvető fontosságú a karrierjéhez és az üzleti kommunikációhoz.

Ha a helyes utat választja, akkor soha nem kell aggódnia az interakció rossz lábon történő elindításáról, mielőtt a címzett még az esélyt is kapná az üzenet olvasására.

Először is tudd, hogy amikor levelet írsz, vagy e-mail üzenetet küldesz munkalehetőségre vagy üzleti célokra, fontos, hogy hivatalosan meghívd az érintett személyt, akit írásodra írsz, hacsak nem ismered őket rendkívül jól.

Ha nem biztos abban, hogy hivatalos vagy hétköznapi (első név) címet kell-e használnia, hibásnak kell lennie a biztonsági oldalon, és használja a hivatalos megnevezést.

Hogyan kell egy hivatalos levelet címezni: Mr., Dr., Ms vagy Mrs.

A megfelelő címet, amikor egy emberre írunk, Mr. Mr. Egy nőnek használja a Ms.-et, még akkor is, ha ismeri a címzett családi állapotát.

Ms. professzionálisabb, mint Miss vagy Mrs. Orvos vagy Ph.D.-nél valaki a Dr.-t használja címként. Alternatív megoldásként a „Professzor” -ot is használhatja, ha egyetemi vagy főiskolai tanári tagot ír.

Ha nem ismeri az Ön által címzett személy nemi identitását, használjon nemi szempontból semleges üdvözlést, és egyszerűen írja be az első és a vezetéknevet, például: "Kedves Tristan Dolan."

Az üzleti és a foglalkoztatással összefüggő levelezéshez eléggé jó néhány üdvözlő levél. Például:

Betűk üdvözlő példái

• Kedves Mr. Smith
• Kedves Jones úr!
• Kedves Ms. Markham
• Kedves Kiley Doe
• Kedves Dr. Haven!
• Kedves Jones professzor

Kövesse az üdvözlést kettősponttal vagy vesszővel, egy sorszakadással, majd indítsa el a levél első bekezdését. Például:

Kedves Mr. Smith:

A levél első bekezdése.

Kapcsolattartó keresése

Nem feltétlenül kell tudnod a címzett személy nevét - de ez nem árt, különösen, ha egy állásinterjút próbálsz szerezni. Általában a munkáltatók nem adnak meg nevet a munkában, különösen a nagy munkahely-kereső oldalakon.

Érdemes megpróbálni megtalálni a kapcsolattartó személyt, mert időt vesz fel annak felfedezésére, hogy az adott személy neve személyes kezdeményezést mutat. Azt is mutatja, hogy a részletek részletesek, amelyek jól fognak beszélni az Ön számára, ha az önéletrajzát felülvizsgáljuk.

A kapcsolatfelvevő nevének legjobb megkeresése a vállalatnál. Ha egy pozícióba kapcsolod az utadat, ez nagyon egyszerű - csak írj egy megjegyzést, hogy kérdezd meg a barátodat vagy kollégádat a legjobb személy nevéről és e-mail címéről, hogy beszéljen a pozícióról. Ennek kizárása esetén hívja a vállalat fő számát, és kérje meg a recepción a bérbeadásért felelős humán erőforrás (HR) vezetőjének nevét és elérhetőségét (vagy az ilyen és ilyen osztály vezetőjét stb.).

Ha egyik ilyen módszer sem működik, akkor gyakran kiderítheti a keresett információt, ha egy kis internetes alvás közben dolgozik. Kezdje a cég honlapját, és keresse meg a felsorolt ​​személyzetet. Gyakran látni fog egy HR kapcsolattartót a személyzeti oldalon vagy a cégkönyvtárban.

Ha ez nem eredményez eredményt, itt az ideje, hogy elérje a LinkedIn-t, és végezzen részletes keresést a munkakörök és a cégnevek számára. A folyamat során még egy kapcsolatot is találhat a keresett személyre. Ez soha nem rossz dolog, ha megpróbál egy embert megnézni az önéletrajzodra.

Minta levél egy kapcsolattartóval (szöveges változat)

Keresztnév vezetéknév

Címed

Az Ön városa, Állami Irányítószám

A telefonszámod

Az email címed

Dátum

Kapcsolattartó neve

Cím

Cégnév

Cím

Város (*): Állam (*): Irányítószám

Tisztelt Úr! Vezetéknév, Írok az egyetem közelgő hallgatói karrier-hálózatának eseményéről. Érdekel egy kabin fenntartása, mert két új tervezőt keresünk.

Cégünk neve a Blue Fox Designs, és szeretnék kapcsolatba lépni néhány tervezői és művészeti hallgatóval, akik ebben az évben fognak diplomázni. A kortárs otthoni lakberendezésre és dekorációra összpontosítunk.

Kérem, tudassa velem, hogy van-e hely a rendezvényén. Küldhetsz nekem e-mailt a [email protected] címre, vagy hívhatok mobiltelefonomra 555-555-5555 telefonszámon.

Tisztelettel, Kézírásos aláírás (nyomtatott levél esetében)

A gépelt neved

Amikor nincs kapcsolattartó személy

Ha nem rendelkezik kapcsolattartójával a cégnél, akkor hagyja el az üdvözlést a borító leveléről, és kezdje el az első bekezdést, vagy használjon általános üdvözletet. Például:

• Kinek kell aggódnia
• Kedves bérbeadási vezető
• Tisztelt Emberi Erőforrás Menedzser
• Kedves uram vagy hölgyem (vigyázzon arra, hogy ezt használja, elavultnak hangzik)

Kövesse az általános üdvözletet egy kettősponttal, mint ez:

Kedves bérbeadási vezető:

A levél első bekezdése.

Minta levél kapcsolattartó nélkül (szöveges változat)

Keresztnév vezetéknév

Címed

Az Ön városa, Állami Irányítószám

A telefonszámod

Az email címed

Dátum

Kedves bérbeadási vezető:

Írok, hogy érdeklődhessek a Woodlynn Publishing munkaköri lehetőségeiről. Különösen az adminisztratív asszisztens pozícióját keresem. Hat éves tapasztalattal rendelkezem a Wedgewood Realty-nál észak-grove-i adminisztratív asszisztensként, de a következő hónapban a területedre költözöm, így új pozíciót keresek.

Ha bármilyen lehetősége van, kérem, tudassa velem. Az ön meghallgatásához csatoltam az önéletrajzomat. A jelenlegi menedzserem, John Anderson és két kollégám nagyon hajlandóak hivatkozni arra, hogy tanúsítsam a képesítésemet.

Kapcsolatba léphetsz a [email protected] címen vagy telefonon 555-555-5555 telefonszámon. Várom válaszát.

Tisztelettel, Kézírásos aláírás (nyomtatott levél esetében)

A gépelt neved

A boríték kezelése

Használjon üzleti méretű (# 10) borítékot az összes levelezett levelezéshez, és a leveleket harmadikként hajtsa végre.

• Az Ön visszatérési címe (név, utca cím, város, állam és irányítószám) a boríték bal felső sarkában kell lennie, a jobb oldali bélyegzővel.
• Győződjön meg arról, hogy a címzett neve és címe (kapcsolattartó személy, cég, utca cím, város, állam és irányítószám) a boríték középpontjában állnak.

Szakmai kommunikációs készségek

Az üzleti vagy szakmai levél helyes kezelése nem csak akkor szükséges, ha munkát keres. Ha már dolgozol, akkor találkozhatsz olyan időkkel, amikor írnod ​​kell a hivatalos címeket és üdvözléseket igénylő leveleket.