Hogyan felügyelheti a felügyelő a távollétet

A CCH nem tervezett hiányossági felmérése szerint a munkáltatók elveszítik a helyzetet a munkavállalók munkahelyi megtartásakor. A nem tervezett távollétek aránya 1999 óta a legmagasabb szintre emelkedett. Ami továbbra is aggodalomra ad okot, hogy három munkatárs közül csaknem kettő nem fizikailag beteg.

A legtöbb vállalat esetében a távollétek kezelésének felelőssége elsősorban a közvetlen felügyeleteknél volt. Ezek a felügyelők gyakran az egyetlen ember, aki tisztában van azzal, hogy egy bizonyos alkalmazott hiányzik.

A legjobb helyzetben vannak ahhoz, hogy megértsék az egyén távollétét körülvevő körülményeket és észrevegyék a problémát egy korai szakaszban. Ezért a hiánypótlási politika vagy program általános hatékonysága és jövőbeni sikere szempontjából döntő jelentőségű az aktív részvétel a vállalat távollétében.

Annak biztosítása érdekében, hogy a felügyelők kényelmes és kompetensek legyenek a távollétek kezelésében, teljes körű támogatást kell kapniuk a felső vezetésnek. Valamennyi félnek tisztában kell lennie a távollétekre vonatkozó politikák és eljárások céljával. Léteznek eltérések a szervezeti egységek között; a politika elveszítheti hatékonyságát.

A következetesség biztosítása érdekében a felügyelőket fel kell ismerni a távollétek kezelésével kapcsolatos felelősségükre, tanácsolni, hogyan lehet hatékonyan visszatérni a munkába, és szükség esetén tanítani kell a fegyelmi eljárások alkalmazásában.

A felügyelő felelőssége

Azon kívül, hogy a munkavállaló távollétében a munka megfelelően lefedett, számos más kritikus intézkedés is szükséges, amelyeket a felügyelőknek meg kell tenniük a távollétek kezelésére. Kellene:

• biztosítani kell, hogy minden alkalmazott teljes mértékben tisztában legyen a szervezet szakpolitikáival és eljárásaival a t
• legyen az első érintkezési pont, amikor egy munkavállaló beteg beteg
• a személyzet számára megfelelően részletes, pontos és naprakész távollétnyilvántartásokat tartson fenn (pl. a dátum, a betegség jellege / a távollét okai, a várható munkába visszatérés, szükség esetén az orvos igazolása),
• az esetleges aggodalomra okot adó távollétek mintáinak vagy trendjeinek t
• folytassák a munkához való visszatérést
• szükség esetén fegyelmi eljárásokat kell végrehajtani.

A munkához való visszatérés interjúja

A felügyelőknek a távollétek legmegfelelőbb kezelésére vonatkozó képzésének tartalmaznia kell a hatékony és méltányos munkaköri interjúk elvégzésének útmutatását. A közelmúltbeli nemzeti felmérések azt mutatják, hogy ezek az interjúk a rövid távú távollétek kezelésének egyik leghatékonyabb eszköze.

A munkába való visszatérésről folytatott megbeszélés lehetővé teszi a felügyelő számára, hogy visszahívja a munkavállalót a munkába, amellett, hogy bizonyítja, hogy a vezetőség elkötelezett a munkahelyi távollétek ellenőrzésében és kezelésében. Az interjú lehetővé teszi, hogy ellenőrizni lehessen, hogy a munkavállaló elég jó-e ahhoz, hogy visszatérjen a munkába.

A szükséges papírmunka elvégezhető úgy, hogy a távollét és annak megkötése megfelelően rögzüljön. Az a tény, hogy a munkavállalókkal való távollét kivizsgálására és megvitatására létrehozott eljárás létezik, önmagában elrettentő hatást gyakorolhat a hátrányos okok miatt való részvételre.

Az interjúkat a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni a távollét munkába való visszatérése után (legkésőbb a visszatérését követő egy nappal). A munkavállalónak meg kell adni a lehetőséget arra, hogy felvázolja a távollétének okait. A felügyelőnek az interjút kell használnia ahhoz, hogy felfedezze a munkavállaló távollétéhez vezető problémákat.

A cél egy nyitott és támogató kultúra előmozdítása. Az eljárások biztosítják, hogy szükség esetén segítséget és tanácsot kínáljanak, és biztosítsák, hogy a munkavállaló alkalmas legyen a munkába való visszatérésre.

Az alkalmazottak általában értékelik a lehetőséget arra, hogy a formális struktúrán belül elmagyarázzák a távollét tényleges okait. Ha a felügyelő kétségbe vonja a távollét indokainak hitelességét, akkor ki kell használnia ezt a lehetőséget, hogy kétségeit vagy aggályait kifejezze.

A munkavállalónak mindenkor tisztában kell lennie azzal, hogy az interjú nemcsak a vállalati eljárások részét képezi, hanem jelentős találkozó, amelynek során a távollétet észlelték, és amely hatással lehet a jövőbeni foglalkoztatásra. A vállalat fegyelmi eljárását a munkavállaló elfogadhatatlan távollét esetén meg kell magyarázni.

Az értekezlet során semmi esetre sem szabad, ha az interjú büntetés formájává válna, hanem olyan alkalomnak kell tekinteni, hogy kiemelje és elmagyarázza az osztályon belüli távollét következményeit. A munkavállalók túlnyomó többsége büszkeséget és eredményt ér el munkájukból, és az irányítást ösztönözni kell arra, hogy ezeket az egyéneket felelős felnőttként kezelje.

Ajánlott fegyelmi eljárások, ha a távollét folytatódik

Az alábbi irányelvek ismertetik azokat az ajánlott lépéseket, amelyeket abban az esetben kell alkalmazni, ha a rövid távú távollétek egy adott időszakban elfogadható szint felett vannak.

1. szakasz: Tanácsadás Interjú

• A közvetlen felügyelőnek tájékoztatnia kell a munkavállalót a hiányosságokról, meg kell próbálnia megállapítani a betegség okát, és meg kell állapítania, hogy mit kell tenni a részvétel javítása érdekében.
• Ha ebben a szakaszban bármilyen egészségügyi állapot kerül megállapításra, és valószínűleg hatással lesz a munkahelyi alkalmasságra, a felügyelőnek meg kell szerveznie egy találkozót egy cég által jóváhagyott orvoshoz. Ezt a munkatárssal öt munkanapon belül írásban kell megerősíteni.
• Ha a megbeszélés során a probléma nem tűnik a munkához való alkalmatlanságnak, a felügyelőnek tájékoztatnia kell a munkavállalót arról, hogy míg a rögzített betegségek valódiak lehetnek, a részvétel folyamatos javulása várható, vagy az eljárás következő szakaszában. fogják venni.
• A jelenlét felülvizsgálata minden hónapban automatikusan megtörténik a következő hat hónapban.

2. szakasz: első hivatalos felülvizsgálat (verbális figyelmeztető szakasz)

• Ha a munkavállaló hiánya tovább rontja az elemzést és a rendszeres nyomon követést, meg kell hívni a hivatalos felügyelői találkozóra a felügyelővel.
• A hiányzó rekordot egy olyan levélben kell részletezni, amely meghívja a munkavállalót az interjúra. A munkavállalót tájékoztatni kell arról, hogy jogosult arra, hogy szakszervezeti képviselővel vagy kollégával képviselje őket.
• A találkozó célja:

  - folytassa a távollétek indokainak megvitatását, - a munkavállaló tájékoztatása a távollétének szolgáltatásáról és költséghatásairól, és

  - a munkavállalót (kivéve, ha orvosi tanácsot kér) tartsuk meg, hogy ha nincs jelentős és tartós javulás, akkor a foglalkoztatása megszüntethető, mert nem tud elfogadható részvételi szintet fenntartani. Ez a szóbeli figyelmeztetés.

• Amennyiben orvosi ellátásra van szükség, azonnal intézkedni kell. Az ülést ezért csak azért folytatták le, hogy lehetővé tegye a folyamat e részének befejezését. Öt munkanapon belül az alkalmazottnak orvosi tanácsot kell kapnia. Az ülést ezután újra összehívják a HR-rel, és megvitatják az orvos véleményét.
• Ha az orvos megerősíti a munkaképességet, a munkavállalót figyelmeztetni kell a folyamatos távollét következményeire.

3. szakasz: második hivatalos felülvizsgálat (írásbeli figyelmeztető szakasz)

• A rendszeres ellenőrzés azt jelzi, hogy a távollét mintázata nem javult, a második hivatalos találkozót a HR-rel rendezik.
• A találkozóra felkérő levél tartalmazza a hiányossági rekordot, és ismét a képviseletre vonatkozó tanácsot.
• A megbeszélésen a betegséggel vagy a betegség természetének megváltozásával kapcsolatos minden új információt a vállalat által jóváhagyott orvosnak kell értékelnie.
• A munkavállalónak lehetőséget kell adni arra, hogy elmagyarázza hiányzó rekordját. Adott esetben a felügyelőnek tájékoztatnia kell a munkavállalót arról, hogy hivatalos írásbeli figyelmeztetést adnak ki, és hogy ez a figyelmeztetés a munkavállaló fájljában meghatározott ideig marad. A figyelmeztetés másolatát ki kell adni a munkavállalónak és képviselőjének.
• A munkavállalót tájékoztatni kell arról, hogy a vállalat részvételi elvárásainak be nem tartása és a jelenlegi elfogadhatatlan távollétek javítása a munkavállaló foglalkoztatásának megszűnéséhez vezet.
• Ha a munkaképesség kétséges, folytassa az áthelyezési lehetőségeket az orvos által kapott útmutatás szerint. Konzultáljon a munkavállaló szakszervezeti képviselőjével (ha van ilyen) az áthelyezési folyamatról és a lehetőségekről.

4. szakasz: ideiglenes felfüggesztés a munkából

• Ha a fegyelmi eljárás korábbi szakaszainak végrehajtása után nem történik javulás a jelenlétben, a vezetés fizetés nélkül ideiglenes felfüggesztést folytathat. A felfüggesztés szándékát írásban kell megerősíteni a kezdő és befejező dátumokkal. A felfüggesztési levél egy példányát a munkavállaló képviselőjének kell elküldeni (ha van ilyen).

5. szakasz: A foglalkoztatás megszüntetése

• Ez az utolsó szakasza a fegyelmi eljárásnak, amelynek során a munkavállalót elbocsátják, mert nem képesek betartani a társaság munkahelyi részvételi követelményeit. Az elbocsátás csak a felsővezető és a HR írásbeli engedélyével történhet.
• A munkavállalót felszólító levél ismét a képviseletre vonatkozó tanácsot tartalmaz, és felvázolja a hiányossági rekordot. A munkavállalót tájékoztatni kell arról, hogy az interjú eredményeként elbocsátható a munkaköri feladatok ellátására való képtelenség miatt.
• Ismét szükség lehet arra, hogy konzultáljanak a cég orvosával, ha új információ áll rendelkezésre a munkavállaló egészségéről vagy munkaképességéről.
• Ha döntést hoznak a képesség alapján történő elbocsátásról, az elbocsátási levél egy példányát el kell küldeni a munkavállaló képviselőjének (ha szükséges).
• A munkavállaló jogosult fellebbezni az elbocsátás ellen. A fellebbezésnek összhangban kell lennie a vállalat fegyelmi eljárásával.

Kihívások a távollét kezelésében

Ne feledje, hogy a felügyelők gyakran kényelmetlenek vagy nem hajlandók jelentést tenni azokról, akik túllépték az elfogadhatatlan távolléteket. Mivel a felügyelők már sokszor nyomást gyakorolnak, a hiányzó szakpolitikák következetes végrehajtása nem mindig a legfontosabb.

Fontos, hogy megpróbáljuk a szubjektivitást kihagyni a távollétek kezeléséből, és gondoskodni kell arról, hogy minden alkalmazottat azonos módon kezeljünk. Alapvető fontosságú, hogy következetes, tartós és tisztességes legyen mindenkinek. Ha a távollét nem foglalkozik, vagy nem következetesen foglalkozik, az alacsonyabb morál eredményezhet.

A munkavállalók többsége értékelni fogja a megkönnyítő, és nem büntető politikákat és programokat. A szigorú vagy büntető intézkedések, amelyek arra kényszerítik a dolgozókat, hogy jöjjenek a munkába, azt eredményezhetik, hogy a munkavállalók „hiányoznak a munkahelyen.

A lehető legkevesebbet teszik, és ellenállnak minden erőfeszítésnek, hogy többet tegyenek. Más programokat kell végrehajtani, amelyek segítik a munkavállalókat a munkahelyen, mint például a rugalmas munkatervezés, a munkamegosztás, a részvételi díjak és a wellness programok.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges a Leading Higher vezetői tanácsadója, és szakosodott a túlterhelt vezetők munkájának segítésében és az élet sikerében.