Személyzeti fájlhozzáférési irányelvek és linkek a mintákhoz

Minden Humánerőforrás-részleg nyilvántartást vezet. A törvény előírja, hogy a HR-t sokan megtartsák bizonyos ideig. Az alkalmazottak tisztában vannak azzal, hogy ezek a feljegyzések léteznek (és néhányan úgy érzik, hogy a fájl a cégtől a cégig követi őket, ami nem igaz).

Mivel a munkavállalók tudják, hogy léteznek ilyen rekordok, időről időre meg akarják tekinteni őket, hogy lássák, mit tartalmaz a fájl.

A munkavállaló (és a korábbi munkavállalói hozzáférés) megítélésekor tartsa szem előtt az Ön vállalkozására vonatkozó törvényeket. Számos állam rendelkezik olyan jogszabályokkal, amelyek előírják, hogy a vállalat a fájl bizonyos részeit a jelenlegi és a korábbi alkalmazottak rendelkezésére bocsássa. Ellenőrizze a foglalkoztatási ügyvédjét, hogy a politika megfelel-e az összes törvénynek.

A szövetségi törvény például előírja, hogy a fogyatékkal élők amerikaiakkal kapcsolatos nyilvántartásait elkülönítsék a személyi nyilvántartástól. Ha a vállalat a HIPAA alá tartozik, győződjön meg róla, hogy az orvosi nyilvántartása is megfelel ennek.

Lehet, hogy rengeteg mozgásteret biztosít arra, hogy az alkalmazottak hogyan láthatják a fájljukat. Ne feledje azonban, hogy még akkor is, ha azt állapítja meg, hogy a munkavállaló nem férhet hozzá bizonyos információkhoz, például a referencia-ellenőrzésekhez, hogy peres eljárás esetén az információ felfedezhető.

Ezért utasítsa a személyzetet, hogy pontosan rögzítse a dolgokat, és mindig kövesse a törvényt. Az alkalmazottak nyilvántartása nem a helyszínen a viccek vagy a rágcsálók megjegyzéseinek. Ezek nem mennek túl jól a bíróságon.

Általános szabály, hogy az egyik gatekeeper a nyilvántartásokhoz biztosítja az eljárások követését és következetességét. Nem akarsz egy HR-menedzsert, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy visszamenjenek az íróasztaljukra, míg egy másik egyáltalán nem engedélyezi a hozzáférést.

Ha mindenkit meg akarunk követni egy forráson keresztül, a következetes és törvényes. A nyilvántartásokra és a nyilvántartások megőrzésére és a hozzáférésre vonatkozó törvények trükkösek. Győződjön meg róla, hogy naprakész marad.

Az alábbi irányelv jó kezdete az Ön vállalkozásának, de ne feledje, hogy az állam és a helyi törvények eltérőek lehetnek.

Munkavállalói nyilvántartások hozzáférési házirendének mintája

Az alkalmazottak, a korábbi alkalmazottak és a munkavállalók képviselői személyzeti aktájuk bizonyos tartalmát előzetesen értesíthetik a Humán Erőforrás személyzetének. A munkavállalónak a bérbeadásra vonatkozó képesítéssel kapcsolatos dokumentumai, mint például az alkalmazás, a promóció, a fegyelmi eljárás és az átadás megtekinthetők. Emellett a munkavállaló felülvizsgálhatja a szakpolitikai aláírási űrlapokat és a képzési feljegyzéseket.

Azok a dokumentumok, amelyeket a munkavállaló nem vizsgálhat, tartalmaz hivatkozásokat vagy referencia-ellenőrzéseket, a vezetés által végzett bármely vizsgálat eredményeit, az orvosi nyilvántartást, a bírósági eljáráshoz kapcsolódó dokumentumokat, minden olyan dokumentumot, amely megsértené egy másik alkalmazott bizalmas kezelését, valamint a munkavállalói tervezéshez használt dokumentumokat.

eljárás

Az alkalmazott, aki meg kívánja vizsgálni a személyi állományuk megengedett tartalmát, 24 órás értesítéssel (a hétvégén kívül) forduljon a Humánerőforráshoz. A korábbi alkalmazottaknak, vagy az emberi erőforrás személyzetének ismeretlen személyeknek azonosítaniuk kell és / vagy igazolniuk kell a személyi állományhoz való hozzáférés engedélyét.

Az alkalmazottaknak személyi állományukat személyi állomány személyzetének jelenlétében kell felülvizsgálniuk.

Az alkalmazottak nem távolíthatják el az irodából a személyi állomány bármely részét.

A munkavállaló kérheti a fájl vagy a fájl részeinek fénymásolatát. Az emberi erőforrás munkatársa okból kifolyólag fénymásolatokat készít. A kiterjedt másoláshoz a munkavállalónak meg kell fizetnie a fénymásolatokat.

Ha a munkavállaló elégedetlen a személyi állományában található dokumentummal, a személyi állomány személyzetének jelenlétében a munkavállaló magyarázatot vagy magyarázatot írhat, és csatolhatja a vitatott dokumentumhoz. A HR személyzet vagy a munkavállaló semmilyen körülmények között nem változtatja meg a tényleges dokumentumot.

A munkavállaló kérheti a dokumentum eltávolítását a személyi állományból. Ha a Humánerőforrás-személyzet személye beleegyezik, a dokumentum eltávolítható. Ha a Humánerőforrás-személyzet személye nem ért egyet, az ügyet az Open Door Policy által előírt módon lehet fellebbezni.

Remélhetőleg hasznosnak találta ezt a házirendet, amikor saját személyzeti fájlhozzáférési politikáját fejleszti a szervezet számára. Kérjük, testre szabja a politikát, hogy megfeleljen a szervezet igényeinek és kultúrájának.