Személyzeti fájlok áttekintése és mintafájl-házirend

A személyi állomány egy munkáltató mentett dokumentációja az egyéni alkalmazottal való teljes munkaviszony történetéről és állapotáról. A munkáltató három okból fenntartja ezt a foglalkoztatási dokumentációt személyi állományban.

• A munkáltató pontos információt szeretne kapni, ha bármilyen okból hozzáférést kíván az információhoz. A sürgősségi kapcsolatok, a munkavállalói címek, a teljesítményértékelések nyomon követése, a fegyelmi levelek, a munkavállalói elismerés és a foglalkoztatási pályázati anyagok változásai példák arra, hogy a munkáltató milyen gyorsan tud hozzáférni.
• A munkáltatónak meg kell őriznie a személyzeti kérdések dokumentációját, például a munkavállalók kiválasztását, a teljesítményt, a munkatörténetet, a kompenzációs indokokat és a belső promóciós alkalmazásokat, hogy csak néhányat említsünk.

  Az EEOC-igény, a pert vagy akár az, hogy a munkavállalónak nem kell emelnie vagy előléptetnie azt, hogy a munkáltató összegyűjtse és megtartotta az ilyen típusú munkavállalói dokumentációt.

• Néhány munkavállalói nyilvántartást a szövetségi vagy állami kormányok kötelesek a munkáltatók számára. A munkavállalói információk szervezése a személyi állományban értelme a hozzáférés és a jogi megfelelés és a készenlét szempontjából.

Személyzeti fájlok típusai

A munkáltató általában többfajta személyi állományt, üzleti felhasználást, munkavállalói titoktartást, orvosi adatvédelmet és jogi megfeleltetést tart fenn. Nem vagyok tudatában olyan törvénynek, amely azt mondja, hogy hány fájlt kell a munkáltatónak megtartania.

Számos törvény létezik, és a személyi állományok tartalmát szabályozó, a munkavállalók bizalmas kezelésére vonatkozó legjobb gyakorlatok állnak rendelkezésre, és akik rendelkeznek hozzáféréssel az információhoz. Ezek azok a személyi állományok, amelyeket az USA legtöbb munkáltatója fenntart. (A világméretű törvények és gyakorlatok eltérhetnek.)

• Személyzeti fájl: Ez a fő munkavállalói fájl, amely tartalmazza a munkaviszony történetét.
• Bérszámfejtési fájl: Egy külön fájlt szeretne fenntartani a bérek és a juttatások tekintetében.
• Alkalmazott orvosi fájl: Az 1996. évi szövetségi egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény (HIPAA) előírja a munkáltatók számára, hogy bizalmasan védjék a munkavállalói orvosi adatokat.
• I-9 alkalmazotti űrlapok: Különálló fájlt kell fenntartania az összes alkalmazottra (nem egy alkalmazottra) I-9 formanyomtatványon, mivel nem akarja, hogy a kormányzati alkalmazottak, akik különböző körülmények között ellenőrizhessék ezeket az űrlapokat, átnézzék a fő, bizalmas alkalmazottak személyi fájljait.

Munkavállalói hozzáférés a személyi állományhoz

Az alkalmazottak hozzáférést kaphatnak a személyi állományukhoz, a Humánerőforrás-személyzet irányítása és felügyelete alatt. Az alkalmazottak személyi állománya a munkáltató tulajdonát képezi, aki felelős a fenntartásáért és megőrzéséért.

Személyzeti fájlrendszer minta

Az alábbiakban a vállalatnál használt személyi állományokról szóló házirend. Megtárgyalja az ajánlott különböző fájlokat, és ki férhet hozzá az egyes fájlokhoz.

Mintapolitika

A Társaság három alkalmazottat tart fenn minden alkalmazottra vonatkozóan.

A személyzeti fájl a (Vállalat neve) minden alkalmazottja esetében fennmarad. Ezek a személyi állományok bizalmas dokumentumokat tartalmaznak, és azokat a Humánerőforrás személyzet személyzete kezeli és tartja karban.

A fájlhoz való hozzáférés a HR személyzetre korlátozódik, és feltételezi, hogy minden alkalmazott vezetője saját fájljait a munkavállaló munkájához kapcsolódó dokumentumokban tartja.

A személyzeti fájl tipikus dokumentumai közé tartozik a foglalkoztatási kérelem, a családi sürgősségi kapcsolatfelvételi űrlap, a dokumentált fegyelmi eljárás története, az önéletrajz, az alkalmazottak kézikönyve és a munkáltatói leiratkozási lapok, az aktuális személyes adatok és a munkahelyi hivatkozások.

Nem minden személyi fájl tartalmaz ugyanazokat a dokumentumokat, de minden személyi fájlnak van néhány azonos dokumentuma.

Bérszámfejtési fájlok fenntartják; A bérszámfejtési fájlok a munkavállaló munkahelyeinek, osztályainak, kompenzációs változásainak stb. A bérszámfejtési fájlhoz való hozzáférés a megfelelő számviteli és HR személyzetre korlátozódik.

egy munkavállalói orvosi fájl is fennmarad. Az orvosi fájl tartalma nem áll rendelkezésre mindenkinek, kivéve a Humánerőforrás kijelölt személyzetet és az alkalmazottat, akinek a nyilvántartásait a fájlban megtartják. Az Ön vállalati nevében) az orvosi dokumentumok a legmagasabb fokú biztonságos tárolást és titoktartást kapják.

A munkatársa a személyi állományát a személyi állomány személyzetével kapcsolatba léphet a szokásos munkaidőben. Az alkalmazottak személyi aktájából semmilyen dokumentumot nem módosíthat vagy távolíthat el, amelyet HR személyzet jelenlétében kell megtekinteni.

Más névenmunkavállalói fájlok, munkavállalói nyilvántartások, humán erőforrás fájlok, dokumentáció

Jogi nyilatkozat - Kérjük, vegye figyelembe:

Susan Heathfield mindent megtesz annak érdekében, hogy pontos, józan ész, erkölcsi humánerőforrás menedzsmentet, munkáltatót és munkahelyi tanácsot kínáljon ezen a webhelyen, és ehhez a webhelyhez kapcsolódik, de nem ügyvéd, és a webhelyen lévő tartalom, hiteles, nem garantált a pontosság és a jogszerűség, és nem tekinthető jogi tanácsadásnak.

A webhely világméretű közönség- és foglalkoztatási törvényekkel rendelkezik, és az egyes államok és országok szerint eltérőek, így a webhely nem lehet határozott az összes munkahelyen. Kétség esetén mindig kérjen jogi tanácsot vagy segítséget az állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásoktól, hogy biztosítsa a jogi értelmezését és a döntések helyességét. Az ezen az oldalon található információk csak útmutatást, ötleteket és segítséget nyújtanak.