Irodai asszisztens készségek listája példákkal

Az irodai asszisztens pozíciókat minden iparágban megtalálhatjuk, és meglehetősen nagy készségekkel rendelkeznek. Az irodai asszisztenseket néha titkárnak vagy adminisztratív asszisztensnek nevezik, de az, hogy mit csinálnak, segítenek az irodák működésében. Akár az iroda ügyvédi irodának, orvosi gyakorlatnak, oktatási intézménynek, akár egy vállalatnak tartozik, az igények hasonlóak; valakinek nyilvántartást kell készítenie, menetrendeket kell tartania, és gondoskodnia kell a rutin kommunikációról az irodát használó emberek nevében.

Hogy lehet valaki.

Irodai asszisztens feladatok

Míg az irodai asszisztens pozíciók általában hasonlóak egymáshoz, a munka még mindig változó - ez csak napról napra változik, nem pedig az irodától hivatalra. Napjainkban a recepciós szolgálhat, holnap pedig szükség lehet a nyomtató javítására, és az azt követő napon meg kell hoznia a teljes iratszekrényt a huszonegyedik században. Szüksége lesz egy nagyon széles készségkészletre a sikerhez.

Az irodai asszisztensek az üzleti világ legnagyobb, nem hallott hősei közé tartoznak, mert amikor jobban végzi munkáját, senki nem veszi észre, hogy az iroda maga fut. De néhányan élvezik a gyors ütemű, mégis rugalmas munkát, az érzését, hogy mindennek szívében áll. És egy jó titkár még mindig bárhol, bármilyen szervezetben talál munkát.

A készségek listájának használata

Használhatja ezeket a készséglistákat a munkakeresési folyamat során. Először is, ezeknek a készségeknek a nevei kulcsszóként működnek, így az önéletrajz írásakor használj annyi lehetőséget, amennyit csak tudsz. Ne támaszkodjon felügyelők bérbeadására, hogy kitalálhassa, hogy mit szeretne, mondja el közvetlenül.

Másodszor, ugyanazt a kulcsszót használhatja a borító levélben. Konkrétan arra a témára összpontosít, amire a leendő munkáltatója a leginkább érdekli. A kutatást meg kell tennie, mivel az irodai asszisztens munkahelyek gyakran hasonlóak, a felügyelők bérbeadása a prioritások között változik. A munkaköri leírás valószínűleg tartalmazni fogja a szükséges készségek listáját. Figyeljen rá.

Végül használhatja ezt a beszélgetést az interjú tervezéséhez. Győződjön meg róla, hogy legalább egy példát készítene egy ideig, amint bemutatta a készségeket az itt felsorolt ​​kategóriákból.

Ez segíthet a munkahelyi és készségtípusok szerint felsorolt ​​készséglistáink áttekintésében is.

Top Irodai asszisztens készségek

Verbális kommunikációs készségek: A kommunikáció az irodai asszisztens kritikus lágy készsége. Önnek együtt kell működnie a felügyelővel, az irodai munkatársakkal, az Ön által segített szakemberekkel, és esetleg ügyfeleivel vagy az ugyanazon szervezet más irodáiban lévő személyekkel. Mindannyian csapatként dolgozol, és maga a fő kommunikációs központ. Minden nap vidám, segítőkész, jól tájékozott, artikulált és jó hallgatónak kell lennie.

• Válasz Telefonok
• Ügyfélkapcsolatok
• közlés
• Telefonhívások továbbítása
• Üzenetfelvétel
• Telefonhívások továbbítása
• Kapcsolótábla
• telefon
• Verbális kommunikáció

Írásbeli kommunikációs készségek: A legtöbb irodai asszisztens sokat ír. Feljegyzéseket, űrlapokat, vagy levél- vagy e-maileket írhatnak. Némelyik tartalmat hoz létre a cég honlapjára, vagy szerkesztheti a szöveget mások számára. Világos, professzionális írásos kommunikáció.

• Levelezés
• Email
• Posta
• levelezés
• Gépelés
• Szövegszerkesztés
• Írott kommunikáció

barát: Az irodai asszisztens lehet az első személy, akit az ügyfél lát az irodába való belépéskor. Ha az iroda elsődleges tartózkodási helye jelenleg nem történik meg, az irodai asszisztens lehet az egyetlen, akivel a látogató kommunikál. Készen kell állnia arra, hogy minden látogatót egy mosollyal és kedves szóval üdvözöljön, és segítsen nekik, amennyire csak szüksége van. Szóval szükség van a jó interperszonális készségekre.

• Vevőszolgálat
• Irányító látogatók
• Rugalmas
• Barátságos
• Üdvözöljük a vendégeket
• interperszonális
• Pozitív hozzáállás
• Megbízhatóság
• Üdvözöljük látogatók

Technológiai készségek: A régi időkben a titkárok sok gépelést végeztek. Az idők megváltoztak, és így van a technológia is, de az irodai asszisztensek még mindig sok időt várnak a billentyűzet előtt. Írógép helyett számos szoftveralkalmazást kell tudnia. Nem tudom, hogy hogyan kell egy kis technikai támogatást támogatni, és hogyan lehet kijavítani a nem megfelelő nyomtatót.

• Számítógép
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Technológia

Szervezet: Az irodai asszisztenseknek rendkívül szervezettnek kell lenniük, hogy hatékonyan zsonglőrözhessék sok feladatukat.Segítenie kell, hogy mások is megtartsák a naptárak megtartását, hogy az irodát rendben tartsák.

• Adminisztratív támogatás
• kinevezések
• Számlázás
• naptár
• Irodai
• Adatbevitel
• Mail kézbesítése
• Elektronikus bejelentés
• Költségjelentések
• reszelés
• Recepció műveletek
• Pénzkezelés
• Irodai feladatok
• Irodai felszerelés
• Irodai ellátási készlet
• Irodaszerek
• Irodai támogatás
• Szervezet
• Papírmunka
• Szállítás

Problémamegoldó képesség: A problémamegoldás vagy a kritikus gondolkodás készségei fontosak minden irodai asszisztens számára, mivel gyakran Ön lesz az a személy, aki más kérdéseket vagy problémákat keres.

• Koordináta-irodai tevékenységek
• találkozók
• Problémamegoldó képesség
• Válaszoljon a kérdésekre
• ütemezése
• A hívások átvizsgálása és irányítása
• Táblázatok
• Csapatmunka
• Idő beosztás
• Az utazás megszervezése