Személyes asszisztens folytatása minta és készségek listája

A személyi asszisztensek hasonlítanak az ügyvezető asszisztensekhez vagy az irodai asszisztensekhez, mivel mindegyik rutinszerű adminisztratív típusú feladatot végez, így valaki másnak nem kell. A feladatok valószínűleg magukba foglalják a telefonhívások, levelek és e-mailek átvizsgálását vagy megválaszolását, a menetrendek kezelését és az üléseken történő jegyzeteket.

A különbség az, hogy a személyes asszisztensek csak egy személyt segítenek, és segíthetnek a személyes feladatok, például a vásárlási vagy a társadalmi elkötelezettségek ütemezésében is.

Vannak, akik delegálják a projektmunkát asszisztenseiknek, vagy hogy az ő asszisztenseik távollétükben álljanak be.

Munkahelyi követelmények a személyi asszisztensek számára

Bár nincs szükség minimális követelményre a személyi asszisztensek számára az oktatás szempontjából, az üzleti vagy adminisztratív munka háttere segít. A második vagy harmadik nyelv is fontos lehet bizonyos esetekben. Általában a készségek fontosabbak, mint az oktatás. Ezeknek a szükséges készségeknek a megvitatása segíthet eldönteni, hogy ez a fajta feladat az Ön számára.

Itt van egy lista a személyes asszisztens készségekről az önéletrajzokért, a fedőlapokért, a munkaalkalmazásokért és az interjúkért. A szükséges készségek a munkától függően változnak, ezért nézze át az általunk felsorolt ​​készségek listáját munkakör és szakértelem szerint. Nézze át ezt a listát, és nézze meg, hogy használta-e ezeket a készségeket a korábbi munkahelyeken, vagy képzett-e.

Jegyezze fel, hogy mikor és hogyan használta vagy fejlesztette ezeket a képességeket. Ezután adja hozzá őket az önéletrajzához és a borítóhoz, vagy tartsa kézben a munkaalkalmazások betöltéséhez. Azok az emberek, akik az alkalmazásokat vetítik, gyakran keresnek kulcsfontosságú készségeket. Állítsa össze készségeit azokkal a kiküldetéssel, amelyek szükségesek a munkához. Akkor győződjön meg róla, hogy szerepelnek a fedőlapon, és szerepelnek az önéletrajzában.

Az interjúválaszokat is meg kell fejlesztenie arról, hogyan használta a készségeit az előző pozíciókban. Van egy példa arra, hogyan oldott meg egy problémát a munkahelyen egy vagy több ilyen készség használatával. Mutasd meg, hogyan járult hozzá a készségek a projekt sikeréhez.

Példák a személyes asszisztens készségekre

Ez a lista nem teljes, de magában foglalja a személyi asszisztensek számára a legfontosabb, keresett készségeket.

Szervezet és időgazdálkodás

Személyes asszisztensként munkája nagy része az, hogy valaki mást szervezett és menetrend szerint tartson. Ezért Önnek jól szervezettnek kell lennie. Szerencsére a szervezet megtanulható. Vannak konkrét technikák, amiket az időhasználat hatékonyabbá tételéhez és az életed és a menedzser életének megőrzéséhez igazodhat.

Írásbeli és verbális kommunikáció

Meg kell értenie és követnie az utasításokat, és egyértelműen és őszintén kell továbbítania az információkat. A pozíció részleteitől függően előfordulhat, hogy az ügyfeleket is be kell fogadnia, válaszolnia kell a levelezésre, vagy jelentéseket és prezentációkat kell létrehoznia. Mindezek a feladatok a legmagasabb szintű kommunikációs készségeket igénylik, beleértve a beszédet és az írást, a hallgatást és az olvasást.

Pontosság és figyelem a részletekre

A részletekre való figyelem a szervezett és a kommunikáció jól megtartó kritikus eleme.

A bizonytalanság vagy a pontatlanság a lehető legjobb hatékonyságot eredményezi, és komoly hibákat is okozhat, vagy elidegenítheti vezetője munkatársait.

A vonatkozó szoftver ismerete

Milyen szoftvert kell kezelnie, de valószínűleg a szövegszerkesztés, a táblázatok, az adatbázisok, a naptárak, az asztali kiadványok és a PowerPoint, vagy valami hasonló. A legalább minimális technikai támogatás biztosítása egy plusz. Előfordulhat, hogy több különböző programot és alkalmazást kell értékelnie, amelyek közül választhat, ami a legjobb eszközöket biztosítja a menedzser céljainak eléréséhez. Mindig a feladata, hogy könnyebbé és egyszerűbbé tegye a menedzser munkáját, és ez sok problémát igényelhet a színfalak mögött.

Tapintat és diszkréció

Személyes asszisztensként gyakran érzékeny anyagokkal, üzleti titkokkal és rendkívül személyes adatokkal fogsz szembenézni, amelyeket bizalmasan kell tartanod.

A kapcsolódó készség tapintat, a képesség, hogy óvatosan vagy egyáltalán nem reagáljon olyan információkra, amelyeket más emberek nehéz vagy zavarban találhatnak. Más szavakkal, biztonságos személynek kell lennie ahhoz, hogy menedzserének sérülékeny legyen. Elvégre csak akkor tudni fogja, hogy mennyi segítségre van szüksége.

Személyi asszisztens készségek listája

Adminisztratív készségek

Ezek a készségek gyakran a személyes asszisztens munkaköri leírásának részét képezik, vagy hozzáadott értékkel rendelkeznek. A munkáltatónak szüksége lehet valakire, aki elvégezheti ezeket a feladatokat.

• Közigazgatási
• kinevezések
• Levelezés
• ügyintézés
• Események
• Esemény tervezés
• reszelés
• Végrehajtási eljárások
• Menetrendek fenntartása
• találkozók
• Irodai vezetőség
• Projektmenedzsment
• Kutatás
• ütemezése
• Diktálás
• Üzenetek fogadása
• Jegyzetel
• Az utazás megszervezése
• Utazás tervezés

Kommunikációs készségek

Személyes asszisztensként a kommunikáció minden szempontja fontos a munkához. Legyen kész arra, hogy megmutassa a tapasztalatait vagy a képzést.

• Vedd fel a telefont
• közlés
• Email
• Üdvözlő látogatók
• Kérdések kezelése
• Hálózat
• Nonverbális kommunikáció
• Szűrési felhívások
• Verbális kommunikáció
• Írásbeli kommunikáció

Pénzügyi készségek

Van tapasztalata vagy képzése ezekre a feladatokra?

• Számvitel
• költségvetés
• beszerzési
• Sourcing
• Bevásárlás

Technológiai készségek

Használhat különböző platformokat és eszközöket, és elvégezheti az alapvető hibaelhárítást?

• Számítógép (PC, Mac, tablet)
• Adatbázis-kezelés
• Microsoft Office
• Bemutató előkészítése
• jelentések
• Szövegszerkesztés

Személyes mesteri készségek

Ezek a készségek gyakran részét képezik személyiségének. Mutassa meg, hogyan használta őket és fejlesztette ki őket.

• Titoktartási
• Diplomáciai
• Belátása
• Rugalmasság
• interperszonális
• Többfeladatos
• Szervezet
• Pozitív hozzáállás
• Problémamegoldás
• Szakmai viselkedés
• Önmotivált
• Csapatjátékos
• Idő beosztás
• Függetlenül dolgozni

Ha nem használta ezeket a készségeket egy korábbi munkában, nézze meg, hogyan fejlesztette ki őket önkéntes vagy fizetés nélküli munkahelyen, vagy használja őket a személyes életében. Használja ezeket a készségeket egy hitközösség részeként vagy az iskolai tanulói projektben? Fejlesztettél-e képességeket egy sportcsapat vagy egyéni sport részeként? Ez a tapasztalat is értékes lehet, és jobb pozíciót jelenthet Önnek.

Az alábbi személyi asszisztensre tervezett minta folytatásakor vegye figyelembe, hogy a fent említett készségek közül többet beépítettek a szövegbe, különösen az „alapvető képesítésekre”.

Személyes asszisztens folytatása

Ez egy példa a személyes asszisztens pozíciójának folytatására. Töltse le az újraindítási sablont (kompatibilis a Google Dokumentumok és a Word Online szolgáltatással), vagy az alábbi példákban talál további példákat.

Töltse le a Word sablont

Személyes asszisztens folytatása (szöveges verzió)

Carly kérelmező

999 Main Street

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

KARÁCSONYI CÉLKITŰZÉS

A C-szintű vezetőknek nyújtott zökkenőmentes támogatást nyújtó, részletesen szervezett és szervezett személyi asszisztens, valamint az önkéntes adminisztratív, kinevezési és utazási ütemezés, vásárlási és rendezvénytervezési feladatok ellátása könnyed hatékonysággal egy személyes segítséget keres a felső cég.

ALAPVETŐ MINŐSÉGEK

• Képes kezelni az érzékeny adatokat és kezelni az összes levelezést és diktálást kompromisszum nélküli integritással és bizalmassággal.
• Könnyen építkezhet az ügyfelekkel, az eladóval és a projekt érdekeltekkel egyaránt személyesen és írásban.
• Lehetővé teszi a számvitel oktatásának kihasználását, hogy pontosan egyensúlyba hozza a könyveket és végezzen költségvetési és beszerzési funkciókat.
• Mindig pozitív és fogyasztói szakmai viselkedést tart fenn, és képes arra, hogy mások bizalmát és elkötelezettségét vigye be.

SZAKMAI TAPASZTALAT

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Az elnök személyes asszisztense, 2016. szeptember - jelen

Adjon átfogó adminisztratív és személyes támogatást a butik pénzügyi tanácsadó cég alapítójának, amelynek felelőssége magában foglalja a diktálást, a levelezést, az irodai menedzsmentet, a szállítói kapcsolatokat, a kinevezési ütemezést, az utazási koordinációt és az eseménytervezés funkcióit.

• Tervezett minden részletet a rendkívül sikeres ügyfélkapcsolati eseményekre, beleértve a golf- és teniszpálya-hétvégéket, a pénzügyi tervezés szemináriumait és a raktárkészletet.
• A beszerzett és biztosított költséghatékony utazási és szórakoztató beszállítók 15% -kal csökkentik az utazási költségeket.
• Az Adobe Creative Suite használatával vizuálisan új marketing brosúrákat és havi hírlevelet hozhat létre.

OKTATÁS

Bachelor of Science in Business Administration (Kisebb: számvitel)2016; GPA 3.9

Missouri Egyetem, Columbia, MO

Dékáni lista; Végzős Summa cum Laude

Műszaki előnyök: Microsoft Office Suite, QuickBooks és Adobe Creative Suite. Folyékony spanyolul.