Adminisztratív asszisztens munkaköri leírás: Fizetés, készségek és több

Az irodai funkcionalitás gerincét az adminisztratív asszisztensek, beleértve a titkárokat is. Dokumentumokat készítenek és készítenek, ütemezéseket rendeznek és fájlokat tartanak fenn. Telefonos és közvetlen hívásokat fogadnak, és segítenek a személyzet ülésein. Egyes irodákban alapvető könyvelési feladatokat láthatnak el, és elfogadhatják az ügyfelektől és az ügyfelektől érkező kifizetéseket.

2016-ban mintegy 4 millió adminisztratív asszisztens és titkár dolgozott az Egyesült Államokban.

Adminisztratív asszisztens feladatai és felelőssége

Az adminisztratív asszisztensek feladatai az irodák típusától függően eltérőek lehetnek, de néhány közös feladat a következők:

• Dokumentumok létrehozása.
• Dia prezentációk összeállítása
• Számolótáblák létrehozása.
• Adatbázisok kezelése.
• Webhelyek létrehozása és / vagy karbantartása.
• Irodavezetőként dolgozzon, tervezzen személyzeti eseményeket, mint például vacsorák és adománygyűjtő események díjazása, ügyfelek találkozóinak ütemezése és munkatársak menetrendjének rendezése.

Adminisztratív asszisztens fizetés

A fizetés attól függ, hogy milyen adminisztratív asszisztenst alkalmazó vállalkozás jellegét, valamint a feladatkörét. Azok a vezetők, akik a vezetőket szolgálják, megkapják a felső díjat.

• A medián éves jövedelme: $ 38,880 ($ 18,69 / óra)
• Legjobb 10% -os éves jövedelem: Több mint $ 64,230 ($ 30,88 / óra)
• Alsó 10% -os éves jövedelem: Kevesebb, mint $ 24,690 ($ 11,87 / óra)

Oktatás, képzés és tanúsítás

Ez a foglalkozás nem igényel különösebb fejlett oktatást, de hasznos lehet.

• Oktatás: Szükséged lesz egy középiskolai oklevélre vagy azzal egyenértékűre, és kaphatsz egy élményt a területen, ha beiratkozol egy társművészeti programba, vagy részt vesz egy középiskolai titkársági képzési programban. A titkárságok ma már főiskolai végzettséggel rendelkeznek, vagy egyre több szakterületen speciális akkreditált minősítéseket szereznek, mint az akkreditált jogi titkár vagy a tanúsított orvosi igazgatási asszisztens. Az ügyvezető asszisztenseknek és a titkároknak legalább egy főiskolai kreditet kell biztosítaniuk, ha nem egy főiskolai diplomát.

• Kiképzés: Fontolja meg, hogy egy ideiglenes foglalkoztatási irodával induljon. Ezek néha képzést nyújtanak az új toborzóknak. Ellenkező esetben, ha van néhány alapvető titkársági képessége, a munkahelyi képzésre adott lehetőségeket biztosítani lehet, ha megtanulja egy adott vállalkozás vagy terület köteleit.

Adminisztratív asszisztens készségek és kompetenciák

Szükséged lesz több alapvető tulajdonságra, hogy adminisztratív asszisztenssé váljunk.

• Számítógépes és szoftveres ismeretek: A Microsoft Office, az e-mail és az internet segítségével kényelmesen kell lennie. Lehet, hogy ismernie kell a QuickBooks-ot vagy más számviteli szoftvereket, ha kisvállalkozásnál dolgozik.
• Többfeladatos készségek: Ez különösen fontos lehet, ha vezetőként is dolgozik. Képesnek kell lennie arra, hogy egyszerre több kérelmet zsonglőrzenjen.
• Szóbeli és írásbeli kommunikációs készségek: Ezek elengedhetetlenek. Szilárdan kell kezelnie az angol nyelvet, és jó korrektúrával kell rendelkeznie.

• Interperszonális készségek: Másokkal, köztük az ügyfelekkel és más irodai alkalmazottakkal fog dolgozni. A jó szokások és a nyugodt viselkedés nagyon fontos lehet.
• Szervezeti képességek: Részletesen tájékozottnak és szervezettnek kell lennie, hogy képes legyen egy dokumentumot vagy visszahívási protokollt egy pillanatra észlelni.
• A döntéshozatali készségek: Gyakran egyszerre több feladatot fogsz kezelni, különösen a forgalmas irodákban, így képesnek kell lenned arra, hogy elsőbbséget és időhatékony döntéseket hozzon. A kliens azonnal egy találkozót szeretne, de tényleg van vészhelyzet, vagy várhat néhány napot?

Job Outlook

Sajnos ez a pozíció nem bátorító álláspontot jelent. Az Egyesült Államok Vital Statisztikai Hivatala úgy véli, hogy a technológiai fejlesztések 2016-tól 2026-ig számos adminisztratív asszisztensi feladatot vesznek át, ami 5% -os csökkenést eredményez a munkahelyek növekedésében.

Munkakörnyezet

Ezt az álláspontot minden iparágnak szüksége van. Előfordulhat, hogy egy orvosi rendelőben, ügyvédi irodában, kormányhivatalban vagy kis, szomszédos vállalkozónál dolgozik. Mindenesetre valószínűleg irodai környezetben találja magát.

A virtuális asszisztensek egyre inkább keresletet kapnak, így lehetséges, hogy otthonról dolgozhat.

Munkarend

Ez szinte mindig teljes munkaidőben dolgozik a szokásos munkaidőben, de a vállalkozás jellege néhány hétvégi munkát igényelhet, például ha orvosi klinikán dolgozik. Ezen túlmenően a jogi szakemberek úgy találhatják, hogy várhatóan hosszú órákra várják a próbákat és a határidőket.

Hogyan juthat el a munkához?

GET GLOBÁLÓ AJÁNLÁSOK

Azok a munkáltatók, akik titkárnőt vagy adminisztratív asszisztenst bérelnek, egyéni munkát keresnek, akikkel kényelmesen dolgozhatnak, akik jól illeszkednek más személyzethez, és akiket bizalmas információkkal lehet megbízni. Erős ajánlásokkal lehet igazolni ezeket a tulajdonságokat.

HASZNÁLJA HÁLÓZATAI

Érintse meg a hálózatokat, hogy a munkahelyek megnyitásait elérje. Érjen el a Facebook és a LinkedIn kapcsolatokkal, családtagokkal, szomszédokkal és korábbi munkáltatókkal. Hadd tudják meg, hogy értékelnék a bevezetőket bárkinek, aki esetleg bérel.

NYOMTATÁSI NYITÁSOK

Állítson be egy Google-munkát az álláskeresésekhez olyan kulcsszavakkal, mint a közigazgatási asszisztens, a marketing asszisztens, a szerkesztői asszisztens, az orvosi titkár, a jogi titkár és az irodai asszisztens. Számos adminisztratív munkahelyet is közzétesz a helyi újság vagy Kereskedelmi Kamara honlapjának foglalkoztatási részében.

Hasonló munkák összehasonlítása

Néhány hasonló munkahely és az éves átlagos fizetése a következőket tartalmazza:

• Bírósági riporter: $57,150
• Információs ügyintéző: $34,520
• Orvosi transzkripciós: $34,770