A munkavállalói bérszámfejtési fájl célja és tartalma

A munkavállalói bérszámfejtési fájl a mindennek a tárolója, ami a munkavállaló fizetésével kapcsolatos. A bérszámfejtési fájl létrehozásának fő oka az, hogy korlátozza a hozzáférést a személyi fájlban található bizalmas információk többi részéhez.

A munkavállalói bérszámfejtési fájl célja

A bérszámfejtési fájl lehetővé teszi a számviteli munkatársak számára, hogy a munkavállalót bizalmas információk nélkül hozzáférhessék. A számviteli munkatársak megtarthatják a bérszámfejtést abban az esetben, ha értelme van a munkavállaló fizetésére. Abban az esetben, ha a bérszámfejtés és a számvitel kiszervezésre kerül, ez még inkább ajánlott gyakorlat a munkavállalói bérszámfejtéseknél.

A bérszámfejtési fájl korlátozza a bizalmas munkavállalói információk hozzáférhetőségét. A munkavállalói bérszámfejtési fájl lehetővé teszi, hogy a számviteli és pénzügyi alkalmazottak rendelkezzenek a munkavállalónak a megfelelő helyen történő fizetéséhez szükséges információkkal. A helyszínnek biztonságosnak kell lennie, és minden más alkalmazott számára elérhető.

Meg kell határoznia a számviteli személyzet számára azt a tényt, hogy a bérszámfejtési fájlok információi bizalmasak, és nem szabad megosztani a HR személyzet engedélye nélkül. A számviteli munkatársak sem oszthatnak meg a munkavállalókkal kapcsolatos információkat, promóciókat, bónuszokat és egyéb, az alkalmazottakkal kapcsolatos bizalmas információkat.

Az emberi erőforrásoknak nem kell nyomon követniük a számviteli hozzáférést a munkavállalói bérszámfejtési fájlokhoz. Amint azt az alkalmazottakhoz hasonló fájlok, például a személyzet és az orvosi fájlok ajánlják, korlátozni kell a hozzáférést a bérszámfejtési fájlhoz. Csak azoknak kell lenniük, akiknek rendelkezniük kell az információval ahhoz, hogy munkájukat elvégezzék.

A munkavállalói bérszámfejtési fájl tartalma

Ez egy olyan lista, amely a munkavállalói bérszámfejtési fájlhoz tartozik.

• Ajánlat levelet írt alá a bérbeadó vezetője, az emberi erőforrások és a munkavállaló
• Fizessen az Emberi Erőforrások és a bérbeadó vezetője által aláírt engedélyt, amikor egy munkavállalói szerződés létezik
• W-4 forma
• A munkavállalói juttatásokhoz kapcsolódó papírmunka és engedélyezés, amely a bérszámfejtést tartalmazza
• Közvetlen letéti engedélyezési forma
• Fizetett időszámítás formái
• Óránkénti heti munkalapok
• Idõóra rekordok, ahol használják
• Jelenlét-nyilvántartások
• Költségvisszatérítési kérelmek, beleértve az utazási és egyéb engedélyezett kiadások dokumentációját és bevételeit

• Tandíj-visszatérítési űrlapok és fizetési igazolások, könyvek, stb
• Fizessen előre kérésre
• Vállalati hitel dokumentumok és fizetési ütemezés
• Megbízási megrendelések és nyilvántartások
• A személyes adatok kiadásának engedélyezése
• Minden munkavállalóhoz kapcsolódó papírmunka
• Bármely bónuszhoz, nyereségmegosztáshoz vagy elismeréshez kapcsolódó papírmunka
• W-2 űrlapok
• A vállalat által engedélyezett egyéb bérszámfejtési műveletek engedélyezése

Más névenmunkavállalói fájlok, munkavállalói nyilvántartások, humán erőforrás fájlok, dokumentáció

Megjegyzés: Susan Heathfield mindent megtesz annak érdekében, hogy pontos, józan ész, erkölcsi humánerőforrás menedzsmentet, munkáltatót és munkahelyi tanácsot kínáljon ezen a honlapon, de nem ügyvéd. A webhely tartalmát nem lehet jogi tanácsként értelmezni. A webhely világméretű közönség- és foglalkoztatási törvényekkel rendelkezik, és az egyes államok és országok között változik, így a cikkek nem lehetnek határozottak mindegyikük számára a munkahelyén. Kétség esetén mindig forduljon jogi tanácsadóhoz. Az oldalon található információk csak tájékoztató jellegűek.