Az alkalmazottak személyzeti fájljainak legjobb gyakorlata

Jó ötlet, hogy a munkáltató minden alkalmazott számára személyi állományt tartson fenn. A munkatörténet dokumentációja, a hozzájárulások és az eredmények nyilvántartása, a fegyelmi közlemények, a promóciók, a teljesítményfejlesztési tervek és még sok más, a személyzeti aktába tartoznak. Az intelligens munkáltatók egynél több személyi állományt is tartanak.

A munkáltatónak jó okai vannak arra, hogy több személyi állományt tartsanak fenn - néhány jogi és néhány, a foglalkoztatás legjobb gyakorlata céljából. A dokumentációra azért van szükség, hogy a munkáltató pontos képet kapjon a munkavállaló foglalkoztatási történetéről. A dokumentáció támogatja a munkáltató döntéseit, és védelemben részesítheti a munkáltatót - helyesen megőrizve.

A személyzeti fájl tartalma történelmi áttekintést ad a munkavállaló karrierje során bekövetkezett fontos eseményekről. Támogatják a munkavállalót és a karrierjét érintő döntéseket. Bemutatják a munkáltató indoklását a bérbeadás, a promóciók, az átruházás, a jutalmak és az elismerés mögött, valamint a lövöldözős döntések alapján.

Különböző iránymutatások kapcsolódnak a különböző személyzeti fájltípusokhoz

Mivel többféle személyi fájl ajánlott, különböző szabályok és irányelvek kapcsolódnak az egyes személyzeti fájltípusokhoz.

• A személyi állományok minden típusa eltérő okokkal rendelkezik a meglévő és a különböző tartalmakra, ennek alapján.
• A személyi állományok minden típusa másképp tárolódik.
• A személyzeti fájlhoz való hozzáférés a legtöbb szervezetnél csak bizonyos alkalmazottakra korlátozódik. Sok szervezet korlátozza a személyi állományok hozzáférését a Humánerőforrás személyzet személyzetéhez. A különböző személyzeti fájltípusok eltérő hozzáférési irányelveket tartalmaznak.
• A munkatársakhoz való hozzáférés az alkalmazottakhoz megengedett, de a legtöbb munkáltató iránymutatásokat dolgoz ki a munkavállalók hozzáférésére a személyzeti fájlhoz való hozzáférés szabályzatával a munkavállalói kézikönyvben. (A különböző államok és joghatóságok eltérő szabályokkal rendelkeznek, így maradjon naprakész a helyére.)

  A legtöbb szervezet nem teszi lehetővé, hogy a munkavállaló vezetője hozzáférjen a teljes személyi állományhoz. Azt várják, hogy a vezetők tartsák a megfelelő dokumentációt a saját vezetői munkatársaikban, ami nem a hivatalos személyi állomány.

• A Humán Erőforrás osztály tulajdonosa és felelőssége az alkalmazottak személyi állományának.

Ajánlott személyi állományok

Íme az ajánlott személyi állományok típusa és a velük való együttműködéssel kapcsolatos tudnivalók.

Munkavállalói személyzeti fájl

Ez a fő munkatársa, amelyet a munkáltató minden alkalmazottra vonatkozóan fenntart. A személyzeti fájl tárolja az egyes alkalmazottak foglalkoztatási történetét. Ez az, amit tudnia kell egy alkalmazott személyi állományáról.

Orvosi fájl

A munkavállalói orvosi dokumentációnak komoly jogi korlátozásai vannak, amelyeket a munkáltatónak tudnia kell és meg kell figyelnie. Itt van, amit tudnia kell a munkavállalói orvosi dokumentáció bizalmasságáról és tartalmáról.

Bérszámfejtési fájl

A munkavállalói bérszámfejtési fájlhoz való hozzáférés kevésbé korlátozó, mint az orvosi vagy a személyzeti fájlhoz való hozzáférés. A bérszámfejtési fájl információkat tartalmaz a fizetésről, a juttatások kiválasztásáról, a fizetési ráta változásairól, az átutalásokról és egyéb jogi dokumentumokról, amelyek befolyásolják a munkavállaló fizetését. Különböző számviteli és humánerőforrás-alkalmazottak férnek hozzá a bérszámfejtési fájl információihoz.

I-9 űrlapfájl az alkalmazottak számára

A különböző kormányzati szervek hozzáférési jogainak köszönhetően Ön a legjobb gyakorlatot követi az alkalmazott I-9 formanyomtatványokhoz tartozó külön fájl fenntartásával. További információ az I-9 űrlapok tárolásáról.

Személyzeti fájlhozzáférési politika az alkalmazottak számára

Azt szeretné, hogy minden munkavállaló tudja, hogy mi van a személyi állományában, de ellenőrizni kell a fájl integritását, teljességét és alaposságát. A munkatársak és a munkáltatók bizalmas kezelésének fenntartása és a korlátozott hozzáférés biztosítása személyzeti fájlhozzáférési politikával biztosított.

Mit ne vegyünk be az alkalmazottak személyi állományába?

Keresi az irányelveket az olyan tartalmakról, amelyeket soha nem kell a munkavállalói személyzet fájljában szerepeltetni? Íme a legjobb ajánlásaim a tartalommal kapcsolatban, amelyeket önálló, informális helyen vagy egyáltalán nem fog megtartani. A szükségtelen és tisztán véleményezett dokumentáció megtartása megsebezhet.

Dokumentáció

Tudja, hogy mi a dokumentáció? A szó, a dokumentáció, a termelés és a humánerőforrás világában gyakran növekszik. De a dokumentáció jelentését és azt, hogy miért kívánja dokumentálni az egyes foglalkoztatási eseményeket, alaposan megvizsgálják: „A dokumentáció fontossága az emberi erőforrásokban”. Nézd meg, mert a megfelelő dokumentáció elengedhetetlen a pontos foglalkoztatási fájlokhoz.

Jogi nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk - bár hitelesek - nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség tekintetében. A webhelyet egy világméretű közönség elolvassa és a foglalkoztatási törvények és rendeletek országonként és országonként eltérőek. Kérjük, forduljon jogi segítséghez vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokhoz, hogy biztosítsa a jogi értelmezését és a helyes döntések meghozatalát. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.