Hogyan készítsünk projektkockázati nyilvántartást

01 Jó kockázatregiszter tervezés

A kockázatkezelésben való részvétel ösztönzésének egyik módja a jó kockázatregiszter kialakítása. A megfelelő formátum gyorsan közli a projektben felmerülő kockázatok általános szintjét az Ön és más projektcsapat tagok között.

Lehetővé kell tennie a felhasználók számára, hogy szükség esetén könnyebben hozzáférjenek az egyedi kockázatokhoz. Ez viszont mindenkit arra ösztönöz, hogy a kockázatokat tekintve gondolkodjon - új keletkezésekor, amint azok felmerülnek, és figyelemmel kísérik a meglévő kockázatokat.

02 Tartalmazza a megfelelő mezőket

A kockázati nyilvántartásnak legalább egy egyedi azonosítót kell tartalmaznia az egyes kockázatokra vonatkozóan, annak leírását, a válaszadáshoz szükséges intézkedéseket és a feladat tulajdonosát.

A leírásoknak rövidnek kell lenniük. Például egy „esőkárosodás” -ként azonosított kockázat magában foglalhatja ezt a leírást: "Nehéz eső is eláraszthatja a mezőt, és terméskárosodást okozhat."

03 További intézkedések

Előfordulhat, hogy a kockázatosabb projektek mérséklése után a valószínűség, a hatás és az általános kockázat mennyiségi méréseit, valamint a fennmaradó értékeket is figyelembe kell venni.

Az automatikusan kiszámított numerikus mezők hasznosak lehetnek, ha olyan kockázatértékelési technikát használ, mint a Monte Carlo módszer. Egyéb hasznos területek közé tartoznak a legfontosabb dátumok, kockázati kategória, kockázati válaszkategória, közelség, enyhítési költségek és állapot.

Nincs korlátozva a beillesztendő mezők száma, de csak a kulcs mezőket kell megjeleníteni a listanézet szintjén. Kerülje a túlnyomó felhasználókat, ha felesleges részleteket tesz a listanézet szintjén. Ideális esetben azok a nézők, akiknek részletesebb információra van szükségük, kattintsanak a részletekre.

04 Egy másik lehetőség

Előfordulhat, hogy minden projektre vonatkozóan létre kell hoznia egy kockázati nyilvántartási adatbázist, hogy ne korlátozódjon egy szabványos mezőkre. Bár a táblázatkezelő segíthet nyomon követni projektjeit, különösen a kisebb projekteket, a Kahootz vagy a Podio szoftverekkel létrehozott adatbázis jobb lehet. Ezek megkönnyítik a dokumentumok és nagy mennyiségű szöveg hozzáadását, ha szükséges.

05 Közlekedési lámpák

Nehéz megverni a közlekedési lámpák rendszerét vizuális hatásra. A felhasználók tudják, hogy a piros magas kockázatot jelent, a borostyán a közepes kockázatot, a zöld pedig az alacsony kockázat. Ezek a gyors vizuális jelzések segítenek az olvasóknak az információk gyorsabb vizsgálatában.

06 Biztonsági jellemzők

Lehet, hogy ösztönözni kívánja a részvételt úgy, hogy a projektcsapat minden tagjának és esetleg néhány érdekelt félnek megtekintheti a kockázati nyilvántartást. A felhasználói hozzáférési jogokat azonban úgy kell beállítani, hogy csak a legfontosabb kockázati tulajdonosok és kezelők szerkeszthessék azokat. Szükség van egy nyomkövetési nyomvonalra, hogy ki változtatta meg és mikor.

07 Összefoglaló kockázati profil

Előfordulhat, hogy a magas rangú projektcsapat tagjai és az érdekelt felek nem tudják megragadni a kockázati listát. Számukra egy összefoglaló kockázati profil gyors képet ad a projekt általános kockázatairól. Ez mutatja a kockázatok számát minden valószínűségi és hatásszint szinten.

08 Ez minden a kommunikációról szól

Ne feledje, hogy a projekt kockázati nyilvántartása nem csak a kockázatok és az enyhítő intézkedések listáját tartalmazza. Ez egy olyan kommunikációs eszköz, amely a munkatársakat a kockázatkezelésben foglalja össze. A tervnek tükröznie kell ezt a célt, különféle nézetekkel a különböző közönségek számára.