Milyen információkat tárolnak az alkalmazottak orvosi nyilvántartásaiban?

A munkavállaló orvosi fájlja a tároló az egészségre, az egészségügyi ellátásokra, a munkavállalók egészségével kapcsolatos szabadságára, valamint a munkavállaló számára nyújtott előnyökre és lefedettségre. A munkáltató minden egyes munkavállaló számára külön-külön megőrzi az orvosi fájlt. Ezeknek a fájloknak a tartalma soha nem keveredik más alkalmazottakkal, például a személyi állománygal.

Mivel az orvosi fájl érzékeny és bizalmas információkat tartalmaz, biztonságos, zárolt, elérhetetlen helyen kell elhelyezkednie. A munkavállalók orvosi fájljait tartalmazó fájlszekrénynek is zárnia kell, és a HR személyzetnek az egyetlen kulcsot kell kapnia. A munkavállalói orvosi dokumentumokhoz való hozzáférés csak a Humánerőforrás személyzetre korlátozódik.

Az 1996. évi egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény (HIPAA) előírja a munkáltatók számára, hogy bizalmasan védjék a munkavállalói orvosi adatokat; az orvosi feljegyzéseket külön kell tárolni és más üzleti nyilvántartásoktól eltekintve. Soha ne tárolja a munkavállalói orvosi feljegyzéseket a munkavállaló általános személyzeti fájljában.

Az információk bizalmassága miatt a nyilvántartásokat el kell különíteni az olyan állományoktól, amelyeket az alkalmazottak, például a felügyelők vagy a vezetők hozzáférhetnek. (Valójában ez általában személyzeti fájlokra is ajánlott - csak HR személyzethez férjen hozzá.)

A munkavállalói orvosi fájl tartalma

Ezek azok a tételek, amelyeket biztonságosan el kell tárolni a munkavállaló orvosi fájljában. Ha kétség merül fel, téved az alkalmazottak egészségügyi szempontból kapcsolódó információinak védelme.

• Egészségbiztosítási kérelmek és űrlapok
• Életbiztosítási kérelmek és űrlapok
• Kijelölt kedvezményezett információk
• Bármely más munkavállalói juttatás iránti kérelem, amely olyan orvosi információkat igényelhet, mint a látásbiztosítás
• Fizetett vagy nem fizetett orvosi távollétek iránti kérelmek
• Családi orvosi és elhagyási törvény (FMLA) jelentések és kapcsolódó alkalmazások és papírmunka
• Orvos által aláírt FMLA papírmunka
• Dokumentáció a családtag vagy gyermek betegségéről, akinek az FMLA-időért folyamodik a folyamatos gondoskodás érdekében

• Gyógyszerrel kapcsolatos szabadságdokumentáció azoknak az alkalmazottaknak, akik nem jogosultak az FMLA szabadidős munkájára
• Orvos vizsgálatai, jegyzetei, levelezése és ajánlása
• Orvostudományi okból kifogások a távollét vagy a tardiness miatt
• Orvosi munkahelyi korlátozások az ajánlott orvos dokumentációjával
• Baleset- és sérülési jelentések, beleértve az OSHA által előírt dokumentumokat
• A munkavállalók kártérítési jelentése a sérülésről vagy betegségről
• Bármilyen más formában vagy dokumentumban, amely magában foglalja a munkavállalót érintő személyes orvosi információkat

Ha ezeket a fájlokat bizalmasan kezeli, az alkalmazottai bízni fognak benned, és Ön fenntartja a törvény szellemét és jelentőségét.

Jogi nyilatkozat:Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk - bár hitelesek - nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség tekintetében.A webhelyet egy világméretű közönség elolvassa és a foglalkoztatási törvények és rendeletek országonként és országonként eltérőek. Kérjük, forduljon jogi segítséghez vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokhoz, hogy biztosítsa a jogi értelmezését és a helyes döntések meghozatalát. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.