Munkavállalói nyilvántartások A munkáltatóknak meg kell tartaniuk

Szeretné tudni, hogy milyen munkavállalói nyilvántartásokat tart fenn a munkaadó? A munkáltató minden alkalmazottra vonatkozóan négy munkavállalói rekordfájlt tart fenn. Ezen túlmenően a munkáltató minden alkalmazottnak nyilvántartja a többi alkalmazottat.

Személyzeti dokumentumok az alkalmazottakról

Minden alkalmazottnál személyi állomány áll fenn. Ezek a személyi állományok bizalmas dokumentumokat tartalmaznak, és azokat a Humánerőforrás személyzet személyzete kezeli és tartja karban. A munkatársak, a munkavállaló és a munkavállaló vezetői által alkalmazott főbb alkalmazottak a személyi állományok egyes vállalatokban.

Másokban - és ez az ajánlott megközelítés - a munkavállalói személyi állományhoz való hozzáférés a HR és az alkalmazott felügyelete alatt áll.

A személyzeti fájl tipikus dokumentumai közé tartozik a foglalkoztatási kérelem, a családi segélyhívó űrlap, a dokumentált fegyelmi eljárás története, az önéletrajz, a munkavállalói kézikönyv nyugtázása, a munkáltató aláírási lapja, az időszakos értékelés, a munkaértékelés vagy a teljesítmény. fejlesztési terv, képzési bizonyítványok és részvételi bizonyítékok, valamint az egyes munkavállalókra vonatkozó aktuális személyes kapcsolattartási információk.

Nem minden személyi fájl tartalmaz ugyanazokat a dokumentumokat, de minden személyi fájlnak van néhány azonos dokumentuma. A munkavállaló teljesítményének dokumentálása nem tartozik a személyi állományba, kivéve, ha indokolt fegyelmi eljárást, díjat vagy más kiemelkedő eredményt jelez. Az ilyen mindennapi teljesítményjegyzetek a fájlba tartoznak, hogy a vezetők folyamatosan figyelemmel kísérik munkatársaik teljesítményét, céljait és hozzájárulásait.

A munkavállalói nyilvántartások bérszámfejtési fájljai

A bérszámfejtési fájlok a munkavállalói nyilvántartásokat is fenntartják. A bérszámfejtési fájlok tartalmazzák a munkavállaló munkahelyeinek, részlegeinek, kompenzációs változásainak, garnishments-nek, kölcsönöknek és más, a munkavállaló fizetéséhez és a munkavállaló kompenzációs történetének másolatának megőrzéséhez nélkülözhetetlen információkat.

A bérszámfejtési fájl tartalmazza az olyan kormányzati formák történetét is, mint a W-2, W-4 és a munkavállaló által kitöltött szociális biztonsági dokumentumok. A fájl tartalmazza a munkavállalói juttatásokra vonatkozó információkat és a munkavállalói fizetésből történő kifizetések visszavonására vonatkozó engedélyt.

Munkavállalói rekordok orvosi fájljai

A munkáltató fenntartja a munkavállalói orvosi fájlt. Az orvosi dokumentációban szereplő alkalmazottak nyilvántartásai nem állnak rendelkezésre mindenki számára, kivéve a Humánerőforrás kijelölt személyzetet és az alkalmazottat, akinek a nyilvántartásait a fájlban megtartják. Az orvosi dokumentumok tartalmazzák az orvos jegyzeteit, az FMLA alkalmazás papírmunkait, a kábítószer-vizsgálati információkat, a szükséges fizikai információkat és egyéb olyan dokumentumokat, amelyek a munkavállaló vagy családtagja egészségügyi állapotára vonatkoznak.

Az orvosi dokumentumok a munkavállalói nyilvántartások titkossága miatt a legmagasabb szintű tárolást és titoktartást kapják. Javasoljuk, hogy az orvosi fájlokat zárolt fájlfiókokban tartsák, amelyek olyan szobában vannak zárva, amely nem elérhető a HR személyzeten kívüli alkalmazottak számára.

I-9 Fájlok az alkalmazottakról

I-9 Fájlok a munkavállalók nyilvántartásait egy olyan fájlban tárolják, amely egy másik fájlban van elkülönítve. A munkáltatók ezt az alkalmazotti rekordot elkülönítik a többi munkavállalói nyilvántartástól, hogy fenntartsák a munkavállalói titoktartást a kormányzati tisztviselőktől és más, az I-9.

Az I-9-ek elkülönített helyének megőrzése biztosítja, hogy ha az I-9 szövetségi szövetségi felülvizsgálatra kerül kiválasztásra, a kormányzati alkalmazottak nem férhetnek hozzá a munkavállaló vagy az Ön szervezetével való munkavégzésének egyéb nyilvántartásához, kivéve a tényleges I-9. Ezek a vizsgálatok évről-évre növekszik, így biztosak lehetnek abban, hogy az alkalmazottai megfelelően kitöltötték az I-9 űrlapokat, vagy bírságok és esetleg börtönbe kerülhetnek.

Az alkalmazottak hozzáférése a munkavállalói nyilvántartásokhoz

Az alkalmazottak megtekinthetik munkavállalói nyilvántartásaikat, amikor a szokásos munkaidőben kapcsolatba lépnek a humánerőforrás-személyzet személyével. Egyetlen alkalmazott sem módosíthat vagy távolíthat el dokumentumokat a nyilvántartásában, amelyet HR személyzet jelenlétében kell megtekinteni.

Szüksége van egy munkavállalói személyzet felvételére vonatkozó szabályzatot a munkavállalói kézikönyvben, és a munkatársak kéréseitől függetlenül kövesse azt.

Ha egy alkalmazott írásbeli kérelmet küld a személyi nyilvántartás másolatára, miután elhagyta a munkáját, köteles másolatot küldeni nekik.

Esetenként találkozni fog egy olyan alkalmazottal, aki gyanús, hogy milyen személyi nyilvántartást vezetnek a humánerőforrás-osztályuk. Ezek azok a munkavállalók, akik a legvalószínűbb, hogy kérik a munkavállalói fájljuk másolatát. Ismét megkülönböztetés nélkül készítsen másolatot a fájlból, és küldje el. (Valószínűleg visszajelzést fog kapni arról, hogy a munkavállaló meglepődött, hogy a HR személyzetének milyen kevés dokumentációja maradt meg.)

Bizonyos joghatóságokban jogszerű felszámolni a munkavállalót a fájl másolásának és elküldésének költségeiről.