Milyen munkáltatóknak nem szabad a személyi állományban tartaniuk

A munkáltatóknak soha ne helyezzenek bizonyos elemeket az általános személyzeti nyilvántartásba. Az alkalmazottak személyi állományának és nyilvántartásának tartalma általában hozzáférhető a Humánerőforrás személyzet, a munkavállaló és a munkavállaló vezetője vagy felügyelője számára néhány vállalatnál.

Más esetekben a hozzáférés a HR személyzetére korlátozódik, és a munkavállalók hozzáférést kérhetnek a nyilvántartásukhoz. Az ügyvédek felkérhetik a peres ügyek és a Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) panaszok tartalmát is. Az egykori munkavállaló kérheti a személyi nyilvántartás másolatát is.

A legjobb gyakorlat a személyi állományt csak a Humánerőforrás személyzet tagjai számára teszi elérhetővé. A személyi állományokat zár alatt kell tartani, és be kell helyezni egy tárolóterületet, amely hozzáférhetetlenné teszi őket más alkalmazottak számára.

A munkavállalói személyzeti nyilvántartások összes lehetséges felhasználásával és potenciális nézőivel együtt a munkáltatónak gondoskodnia kell az alkalmazottak személyzeti nyilvántartásaiban az alkalmazottak foglalkoztatási történetének elfogulatlan, tényszerű dokumentációjáról.

Következésképpen ezeket az általános iránymutatásokat alkalmazza a szervezet személyzeti nyilvántartásában megtartott dokumentációra.

Útmutató a munkavállalói személyzeti fájl tartalmához

A személyzeti nyilvántartásban szereplő információknak tényszerűnek kell lenniük.

Felügyelő vagy humánerőforrás-személyzet véleménye; véletlenszerű jegyzetek; pletyka; megalapozatlan pletykák; más alkalmazottak által feltárt kérdések, jelentések vagy tattletale állítások; nem követett, kivizsgálott és megkötött állítások; és minden egyéb nem ténybeli információt, megjegyzést vagy megjegyzést ki kell zárni a munkavállaló személyi aktájából.

Az egyik legrosszabb példa a támadó megjegyzésekre, amelyeket egy HR személyzet-nyilvántartásban szereplő HR-menedzser talált, a vezetői interjú jegyzeteit tartalmazta. Az egyik kijelentette: „Lehet, hogy túl zsíros lesz, hogy felfelé és lefelé lépjünk le a lépcsőn.” Képzeld el, hogy a munkavállaló, egy ügyvéd, sőt a jövőbeni alkalmazottak és felügyelők olvassanak ilyen megjegyzéseket.

Egy másik cégnél a menedzser nem talált megalapozott megjegyzéseket, hogy a menedzserek és mások a munkavállaló fájljaiban helyezkedtek el, mint például: "Mary dühös, mert nem kapta meg az emelését. Lásd a problémát?

A személyzeti nyilvántartásokat gondosan hozzárendelni kell a megfelelő fájlhelyekhez.

Határozza meg a vállalati személyzeti nyilvántartás jegyzőkönyvét az állami és szövetségi törvények, a munkajogok, például az 1996-os egészségügyi biztosítási hordozhatóság és elszámoltathatósági törvény (HIPAA), valamint a munkáltató legjobb gyakorlata alapján.

Ezután ragaszkodj a protokollhoz. Nem akarsz véletlenszerű orvos-kifogásokat találni a személyi állományba, ha orvosi fájlba tartoznak. Azt sem szeretné, ha az alkalmazottak promócióját a bérszámfejtési fájlban indokolja és indokolja.

Nem akarod, hogy a személyzeti fájlban a bérbeadásról szóló jegyzőkönyvek tartalmazzák a háttérellenőrzést vagy a korábbi munkáltatókkal folytatott megbeszélésekből származó megjegyzéseket.

Felügyelők, vezetők és más alkalmazottak, akik a személyzeti nyilvántartásban dokumentálják, képzést igényelnek.

Bármely személynek, aki hozzáférést és dokumentumokat helyezhet el a munkavállalói személyi állományba, képzésre van szükség a dokumentáció megfelelő írásához.

Ha a munkavállaló megdöbbent, hogy a munkavállaló teljes holtversenyben van, akkor nem nyeri meg a személyzetet, aki feljegyzi a nyereményeket. Azonban a képzetlen felügyelőkről ismert, hogy hasonló állításokat írnak, és a munkavállalói személyzeti fájlokban helyezik el őket.

Még jobb, korlátozza a hozzáférést a fájlokhoz a HR személyzetéhez, aki felelős a nyilvántartásokért, és tudja, mit kell és nem kellene a személyzeti fájlba helyezni.

Mérlegelje a személyzeti nyilvántartásban szereplő információkat.

Tartalmazza mind a munkavállaló foglalkoztatási történetének pozitív, mind a negatív aspektusait. Túl gyakran a személyi nyilvántartások hangsúlyozzák minden negatív eseményt, és hiányoznak a pozitív összetevők, amelyeket minden munkavállaló tapasztal. Gondolj fel, promóciókat, kiválósági jutalmat, dicséret és köszönet megjegyzését.

Ismertesse a felügyelő személyes adatainak a beszámolót végző személyzet és a vállalati személyzeti nyilvántartások közötti különbséget.

A felügyeleti megjegyzések, amelyeket a teljesítmény javítására, a projektek és a célok teljesítésére, valamint az emelések és a teljesítményfejlesztési tervek méltányos meghatározására használnak, például egy felügyelő magánfájljába tartoznak, nem pedig a cég hivatalos személyzeti nyilvántartásaiban.

Ismerje meg, hogy a felügyelőket fel kell oktatni a jegyzetek készítésének és a dokumentáció kezelésének az ügyviteli fájljában. A magánjegyzetekre ugyanazok a kritériumok vonatkoznak a tényekre, nem a véleményekre és a konkrét példákra, nem pedig a hallásra.

A felügyelő magánjegyzetei bírósági eljárásban is felszólíthatók, ezért a magánjegyzetek esetében is óvatosság szükséges. Nem ajánlott, hogy a felügyelők a vezetői állományban az alkalmazottak személyi állományában létező nyilvántartások másolatát tartsák fenn.

A dokumentáció és az interjújegyek felvétele egy kicsit durva.

A legjobb gyakorlat az, hogy minden egyes kitöltött pozícióhoz külön fájlt tároljon, amely tartalmazza az összes olyan dokumentációt, amely az adott pozíció kitöltéséhez kapcsolódik a feladattól a referenciaellenőrzésekig. A pályázók újbóli megnyitása, fedőlapjai és alkalmazásai ebbe a fájlba tartoznak, kivéve, hogy a bérelt alkalmazott kérelmet át kell helyeznie a munkavállalói személyi állományba.

Ez a fájl rendelkezik a hivatalos ellenőrző listákkal és formákkal, amelyek a potenciális munkavállaló képesítésének elfogulatlan képviseletére törekszenek, és támogatják a leginkább képzett jelölt felvételére vonatkozó döntését. A bérbeadó vezetői véleménye és megjegyzése, amely a felvételi folyamat során készült, nem tartoznak ide.

Az emberi erőforrások összegyűjthetik ezeket a megjegyzéseket a foglalkoztatási döntés teljes dokumentációjának fenntartásához, de nem tartoznak a személyzeti nyilvántartásba.

Ténybeli dokumentáció a foglalkoztatási döntésekről.

Ez a dokumentáció magában foglalja az előléptetést, az oldalsó lehetőségre történő átutalást, és a fizetésemelés és a személyzeti nyilvántartásba. A felügyelő vagy a HR véleménye az alkalmazottról nem. A munkavállalói személyi aktába tartozik a hivatalos fegyelmi intézkedés dokumentációja, mint például az írásbeli figyelmeztetés.

Konkrét példák a dokumentációról, amely nem lehet a személyi nyilvántartásban

A következő információkat nem szabad személyi nyilvántartásokba helyezni. A dokumentáció külön fájlt igényelhet, felügyeleti vagy kezelési feljegyzéseknek minősülhet, vagy egy munkáltatónak egyáltalán nem szabad megtartania.

• Minden orvosi információ az orvosi fájlban található.
• A bérszámfejtési információk a bérszámfejtési fájlban találhatók.
• A személyi aktákban soha nem szabad olyan dokumentumokat tárolni, amelyek a munkavállalói társadalombiztosítási számokat vagy a munkavállaló védett besorolásairól, például életkorról, fajról, nemről, nemzetiségről, fogyatékosságról, családi állapotról, vallási meggyőződésről stb.
• A felügyeleti dokumentációt a munkavállaló munkájának kezelésére, a célok meghatározására, a visszajelzésekre és így tovább kell magán, felügyeleti vagy menedzser tulajdonában lévő mappában benyújtani.
• A vizsgálati anyag, beleértve a munkavállalói panaszt, a tanúi interjúkat, a munkavállalói interjút, az eredményeket, az ügyvédi ajánlásokat és a megoldást, valamint a megtorlást biztosító nyomon követést, a személyzeti nyilvántartástól elkülönített vizsgálati fájlban kell elhelyezni.
• A munkavállaló I-9-es formanyomtatványait egy I-9 fájlba vagy helyszínre kell elhelyezni, távol a munkavállalói személyi nyilvántartástól.
• Helyezze a háttérellenőrzéseket, beleértve a bűnügyi előzményeket, a hiteljelentéseket stb., Valamint a kábítószer-tesztelés eredményeit egy külön fájlban, amelyet a felügyelők, a vezetők és a munkavállaló nem tud hozzáférni. Az SHRM ajánlja ezt a külön fájlt, vagy azt javasolja, hogy ezt az információt a munkavállaló orvosi fájljában is be lehessen nyújtani.
• A munkavállalói egyenlőségi lehetőségeket, mint például az önazonosító űrlapokat és a kormányzati jelentéseket, nem szabad a személyzeti fájlban megőrizni, és a felügyelőnek bárhol nem férhet hozzá.

Ha betartja ezeket az iránymutatásokat, a szervezet hatékonyan tárolja a tényszerű, támogatható foglalkoztatási előzményeket és személyi nyilvántartásokat a megfelelő helyeken.

Jogi nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk - bár hitelesek - nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség tekintetében. A webhelyet egy világméretű közönség elolvassa és a foglalkoztatási törvények és rendeletek országonként és országonként eltérőek. Kérjük, forduljon jogi segítséghez vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokhoz, hogy biztosítsa a jogi értelmezését és a helyes döntések meghozatalát. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.