Mérföldkövek használata a projektmenedzsmentben

A projekt egyik meghatározó jellemzője, hogy egy meghatározott ideig tart. Ez bármi lehet a néhány héttől több évig, és bizonyos esetekben nagyszabású építési projektek vagy közművek esetében, évtizedek óta.

A projekt menedzserei mérföldköveket használnak, hogy nyomon követhessék az előrehaladást, és biztosítsák, hogy a legfontosabb eredményeket elérjék az idővonal szerint.

A projekt mérföldköve egy olyan feladat, amelynek időtartama nulla, ami a projektben elért eredményt jelenti. Ezeket úgy használják, hogy előremutató mozgást és haladást mutassanak, és megmutassák az embereknek, hogy mi folyik itt, még akkor is, ha nem rendelkeznek részletes ismeretekkel az érintett feladatokhoz. E tekintetben nagyon hasznosak az érdekelt felek kommunikációjában és a várakozások meghatározásában.

Mikor kell használni a projekt mérföldköveket

A projektmenedzsment mérföldkövei a következők jelölésére szolgálnak:

• A munka jelentős szakaszainak kezdete
• A munka jelentős szakaszainak vége
• határidőket
• Amikor fontos döntés születik
• Más meghatározott pontok, amelyek kifejezetten ki kell hívniuk

Milyen gyakran helyezze el a mérföldköveket a tervedben

A tanfolyam ajánlja, hogy havonta egyszer helyezze el a mérföldköveket.Ez jó és jó hüvelykujjszabály, de a szakmai megítélésedre van szükséged. Néhány hónapig sok tevékenység lehet, és a fontos találkozók mérföldköveknek, döntéseknek és egy szakasz lezárásának és egy másik kezdetének megjelölése.

Más hónapokban lehet, hogy a végrehajtásra összpontosít, nagyon keveset, ha bármi is lehet, hogy egy mérföldkövet lóghat.

Jelentési célból hasznos, hogy minden jelentési ciklusban legalább egy alkalommal mérföldkő legyen.

Hogyan mutatják be a mérföldköveket a Gantt-diagramodon

A mérföldkövek a Gantt-diagram egyik összetevője, és a táblázatban gyémántként jelennek meg. Nem jelennek meg normál feladatként, mert nulla időtartamuk van: más szóval, nem vesznek fel bármikor. A Gantt-diagramon történő tervezéshez csak megtörténnek.

Ha nem használja a Gantt-diagramokat, akkor még mérföldköveket is használhat. Itt van 5 alternatíva a Gantt-diagramokhoz: ezeket a mérési pontokat még mindig belefoglalhatja a tervbe.

Ha személyesen szervezetten akar maradni, és a projektmenedzsment szoftvere nem integrálódik teljes egészében a naptárba, akkor átmásolhatja és beillesztheti a legfontosabb dátumokat a naplóba. Attól függően, hogy hogyan szeretne dolgozni, ez emlékezteti Önt arra, hogy mi jön létre.

Hogyan kell megnevezni a mérföldköveket

A mérföldköveknek világos leírást kell adniuk a projekt ütemezéséről, de nem azok, amelyek magukban foglalják őket. Tehát nem kellene őket „Megállapodás megszerzésére a 2. fázisba való belépéshez”, de a „2. fázis elindul”. Ha azt szeretné, hogy tükrözze a megállapodás megkötésére tett erőfeszítéseket, hogy átálljon a 2. fázisba, akkor adjon hozzá egy feladatot a mérföldkő előtt, hogy lefedje azt.

A mérföldköveknek meg kell határoznia azt az időpontot, amikor ilyenek:

• A tesztelési fázis befejeződött
• PID jóváhagyott
• Szerződés aláírása

Számos projektmenedzser úgy dönt, hogy számukra a mérföldköveket is megkönnyíti a hivatkozás megkönnyítése érdekében. Ha munkamegosztási struktúrát használ, akkor a számozást használhatja. Ellenkező esetben helyes az M1, M2 és így tovább. Egy egyértelmű elnevezési struktúra egyre fontosabbá válik, amikor a mérföldkövek száma nő, ezért gondolj arra, hogyan fogod ezt megtenni, ha a projekted több hónapig fut.

Hogyan kaphatok mérföldköveket?

A mérföldkövek a projekt ütemtervének részét képezik, így ha a menetrendje megalapozott, figyelembe kell venni a mérföldköveit.

Ha meg kell változtatnia a mérföldkövek dátumát, akkor a szokásos változtatásvezérlő eljárást kell használnia a terv módosításához. Ez ugyanolyan egyszerű, mint beszélgetni a projekt szponzorával, és tudatában kell lennie arról, hogy miért kell megváltoztatni a dátumokat, vagy olyan formálisnak kell lennie, mint egy új ajánlott ütemterv összeállítása és a tervezőbizottsághoz történő megerősítése.

A legjobb, ha ki kell dolgoznod, hogy mi lesz a mérföldkő aláírási folyamatod, ha van ilyen, mielőtt használnod kellene, hogy ne pazarolj, amikor módosítanod kell.

A kommunikáció mérföldköveinek használata

A mérföldkövek hasznosak a kommunikációban és a jelentésekben, mivel azok a minimális ellenőrzési pontokat képviselik a tervben. Más szóval, ha kivetted az összes többi feladatot, még mindig láthattad, hogy mi történik, és a projektet csak a mérföldkövek segítségével halad előre.

Lehetővé kell tenni, hogy kihúzza a mérföldköveket, és egy műszerfalra vagy projektjelentésre tegye őket. A projekt történetét kellő részletességgel meg kell adniuk ahhoz, hogy megfeleljenek az Ön által jelentett embereknek, általában a projekt támogatójának vagy egy másik végrehajtó csoportnak, mint például az irányítócsoportnak (vagy a projektbizottságnak). Minden hónapban vagy az Ön által használt jelentési gyakorisággal megmutathatja, hogy mely mérföldköveket sikerült elérni.

A mérföldkövekkel szembeni jelentések meglehetősen egyszerűek, és gyakran táblázatként történik. Felsorolja a mérföldkő leírását, az esedékesség dátumát, majd az új előrejelzett dátumot. Ha a mérföldkő eléri és teljesnek tekinthető, akkor hozzáadod ezt a dátumot is. Remélhetőleg ugyanaz lesz, mint az előrejelzett dátum, de a projektek nem mindig működnek ilyen módon.

Az ilyen táblázatok nyilvánvalóvá teszik, hogy mi történt, és mi a kiemelkedő. Mielőtt elindulna és találkozik a szponzorral, vagy elküldheti a jelentést, megtervezheti a választ arra a kérdésre, hogy „Miért nem érte el ezt a mérföldkört?”.

Ha a projekt terve nagyon hosszú, és rengeteg mérföldköve van, könnyebb lesz minden jelentési ciklusban befejezni a befejezett mérföldköveket. Csak a közelgő vagy befejeződött hónapokat jelentse be: a jövő hónapban vegye le a múlt hónapban befejezett dolgokat, így nem folyamatosan hozzáadja a jelentés hosszához, hogy elmondja az embereknek, hogy már tudják, hogy a munkájuk már befejeződött.

A mérföldkövek valóban hasznos projektmenedzsment eszköz a tervezéshez, az ütemezéshez és a jelentésekhez, és könnyen használhatóak. Tedd néhányat a következő projekttervbe, nyomon kövesse őket, és megtanulod, hogy megtanulod, milyen frekvencia működik az Ön számára.

A projektmenedzsmenthez hasonlóan, rugalmasan használd őket a kívánt eredmény eléréséhez, és használd ezeket a tippeket és útmutatásokat, hogy tájékoztassák saját döntéseiket.