Mennyi ideig kell tartania az alkalmazottak fájljait

Az emberi erőforrások egyik nagy dolog az, hogy rengeteg papírmunka van. Tonna és tonna és tonna. Megbocsátották, hogy sok nap elektronikus, de az alapelv továbbra is fennáll. A HR nyilvántartást vezet. És meg kell tartanunk ezeket a nyilvántartásokat, de mennyi ideig?

Íme a HR nyilvántartás alapelvei. Ne feledje azonban, hogy az állami törvények eltérhetnek az iránymutatásoktól. Ha az állam törvényei és a szövetségi törvények ütköznek, mindig tartsa a nyilvántartásokat attól függően, hogy melyik követelmény hosszabb. Jobb, ha túl sokáig tartani valamit, mint nem elég hosszú.

Felvételi rekordok

Az állásajánlatra vonatkozó döntés meghozatalát követő egy évig meg kell mentenie az összes folytatást, interjú megjegyzéseket, alkalmazásokat és állásajánlatokat, sőt még a felvételeket is a kérelmező követési rendszerén keresztül. Tehát, ha interjút kérünk egy kérelmezővel, és az egész folyamat három hónapig húzódik, akkor az utolsó döntési döntés meghozataláig az óra nem indul el.

Miért kell ezt megtenni? Ha valaki megkérdőjelezi a bérbeadási döntést, akkor bizonyítania kell, hogy nem illegálisan megkülönböztetett semmilyen módon, formában vagy formában. Az olyan törvények, mint a fogyatékkal élők amerikai törvénye, VII. Cím, és sokan mások megkövetelik, hogy bizonyítsátok, hogy megfelelsz. Ezeknek a rekordoknak a megőrzése segít Önnek.

Kábítószer tesztek

Ha előzetes munkavégzéshez kábítószer-vizsgálatot igényel, ez része a bérbeadási rekordnak, és az eredményeket egy évig meg kell őrizni. Ha további kábítószer-tesztelést végez, akár munkahelyi baleset miatt, akár egy véletlenszerű ellenőrzés részeként, ezeket a nyilvántartásokat egy évig meg kell őrizni. Ha azonban a Közlekedési Minisztérium rendelkezései hatálya alá tartoznak, akkor a kábítószer-vizsgálati nyilvántartások minimális időtartama öt év.

Bérszámfejtés / időkártyák, stb.

A törvény előírja, hogy ezeket a nyilvántartásokat három évig meg kell őrizni, de a közelmúltban indított perekben az okosabb lenne hosszabb ideig tartani őket. Szeretné nyilvántartást vezetni arról, hogy mennyit fizettek ki minden alkalmazottnak, és hány órát dolgoztak a vállalatnál a teljes hivatali ideje alatt. Tartsa a nyilvántartásait legalább öt évig az alkalmazott távozása után, függetlenül az októl.

A mentesített munkavállalók számára természetesen nem kell az időrekordokat megőrizni, mivel fizetésük megegyezik, függetlenül a munkaórák számától. Azonban, ha valaha is tévesen osztályozta a munkavállalót mentesítettnek, ha nem kellett volna mentesülnie, akkor ezek a munkaidő-nyilvántartások segíthetnek a túlórák fizetésében. Győződjön meg róla, hogy a vállalat kiszámítja a fizetett fizetést. Például nyomon kell követnie, hogy ez egyenes fizetés, fizetés, jutalék, túlórák, darabmunkák vagy egyenes órabér.

Ezt nemcsak a fizetési és adózási kérdésekben kell megtenni, hanem sok más döntés is a munkaórák számán alapul. Az FMLA jogosultsága például az egy év alatt végzett munkaórák számától függ. Ha részmunkaidős mentes alkalmazottja van, érdemes lehet az FMLA jogosultságának meghatározása érdekében időrögzítést igényelni. Önnek is képesnek kell lennie arra, hogy bizonyítsa, hogy fizetett a munkatársainak az összes munkaóráért.

I-9

Az alkalmazott I-9 formanyomtatványát, a személyzeti feljegyzéseitől elkülönítve tárolja, három évig a munkavállaló felvétele után, és egy évvel a munkaviszony megszűnését követően, attól függően, hogy melyik a későbbi időpont.

Egészségügyi / Nyugdíj-ellátási információk

Legalább hat évig meg kell őriznie a terveit az összes előnyére. A bíróságok úgy ítélték meg, hogy ha egy munkavállaló beperel téged, mondván, hogy magasabb nyugdíjat érdemel, például a munkáltató felelőssége annak bizonyítása, hogy nem tartoznak többé, nem pedig a munkavállaló felelőssége, hogy bizonyítsák. Tartsa meg az összesített tervrajz leírását.

Ha volt korábbi alkalmazottja, aki jogosult a COBRA-ra, kiterjesztve az egészségügyi előnyöket, akkor még hat évig meg kell őriznie ezeket a nyilvántartásokat, hogy biztonságban legyen. A törvény nem határozza meg a megtartást, de mivel ez a munkavállalói nyugdíjjövedelem-biztonsági törvény (ERISA) alapján alkalmazható, ez a törvény hat évig megköveteli a megtartást. Hogy biztonságban legyen, ne dobja ki ezeket a rekordokat.

FMLA rekordok

Amikor az alkalmazott FMLA-t kér, meg kell tartania ezt a nyomvonalat, még akkor is, ha három évig megtagadja a szabadságot. Győződjön meg róla, hogy nyomon követi az egyes munkavállalók szabadságát - amikor elkezdődött és mennyi időt használ. Ha a munkavállaló időszakos FMLA-t használ, győződjön meg róla, hogy minden szabadságot követ, és dokumentálja a felhasznált órák számát. A dátumokat és az órák számát dokumentálni kell. Ne feledje, hogy az időszakos szabadság néhány órát naponta, vagy néhány napig lehet használni. Dokumentálja meg mindent, és tartsa be ezeket a nyilvántartásokat.

Ne feledje, hogy ez nem egy átfogó lista, és csak a szövetségi alapszabályokra vonatkozik. Lehet, hogy további adatrögzítési törvények hatálya alá tartoznak, ha például szövetségi vállalkozó vagy az Ön államának eltérő szabványai vannak. Kétség esetén ne dobja ki.

A humánerőforrás-menedzsment (SHRM) társaságban további erőforrások érhetők el a nyilvántartás és a kötelező jelentések tekintetében.

Jogi nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk - bár hitelesek - nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség tekintetében. A webhelyet egy világméretű közönség elolvassa, és a foglalkoztatási törvények és rendeletek országonként és országonként eltérőek. Kérjük, forduljon jogi segítséghez vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokhoz, hogy biztosítsa a jogi értelmezését és a helyes döntések meghozatalát. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.