A dokumentáció jelentősége az emberi erőforrásokban

A dokumentáció a foglalkoztatási események írott és megőrzött nyilvántartása. Ezek a feljegyzések a kormányzati és jogilag meghatalmazott elemekből, a vállalati irányelvek és gyakorlatok által megkövetelt dokumentumokból, a legjobb humánerőforrás-gyakorlatok által javasolt dokumentumokból, valamint a foglalkoztatási eseményekről szóló hivatalos és informális nyilvántartásokból állnak.

Dokumentáció a foglalkoztatási rekordról

A munkavállaló dokumentációjának feljegyzése írásos beszámolója a tevékenységeiről, a megbeszélésekről, a teljesítmény-coaching eseményekről, a szakpolitikák megsértéséről, a fegyelmi eljárásról, a pozitív hozzájárulásokról, a jutalomról és elismerésről, a vizsgálatokról, a követelmények és célok teljesítésének elmulasztásáról, a teljesítményértékelésről és így tovább.

Ezeknek a nyilvántartásoknak a megtartása lehetővé teszi a munkáltató és a munkavállaló számára, hogy megőrizze az adott esemény körül bekövetkezett események és megbeszélések történetét. A munkaviszony dokumentálása írásos feljegyzést tartalmaz, amely szükséges lehet a munkavállalói promóció, a munkavállalói díjak és a fegyelmi intézkedések támogatásához, beleértve a munkaviszony megszűnését is.

A munkavállalókról szóló dokumentáció szükség esetén általában pozitív és negatív. Tényleges, nem ítéletes. Leírja azokat az eseményeket, amelyek előfordulnak, nem pedig a szemlélő véleménye és gondolata alapján. A dokumentáció leírja azokat a lépéseket is, amelyeket jelentős esetekben tettek, mint például az alkalmazottak hivatalos elismerése vagy fegyelmi eljárás.

Ne feledje, hogy az esemény bekövetkeztének lehető legközelebbi dokumentációját létre kell hoznia, hogy a rekordok időben, részletesen és pontosan legyenek.

A bírósági eljárásban a munkavállaló múltbeli teljesítményéről szóló dokumentáció gyakran kritikus a munkáltató által az eseményből származó tapasztalatok szempontjából. A cél az, hogy tisztességes képet kapjunk a munkavállaló teljesítményéről anélkül, hogy kizárólag a negatív eseményekre koncentrálnánk.

A dokumentáció típusai

A szakpolitikák, eljárások, a munkavállalói kézikönyv és a teljesítményfejlesztési tervek szintén olyan dokumentációs formák, amelyek rögzítik a várt munkavállalói magatartást és a munkahelyi követelményeket, hogy fenntartsák a rendezett, tisztességes munkahelyet, ahol a munkavállalók tudják, hogy mit várnak tőlük.

A feljegyzések szintén a vádlott, a vádló és az ellenséges munkahelyi események tanúinak írásbeli nyilatkozatai, amelyek magukban foglalják a munkavállalói magatartást, mint például a szexuális zaklatás.

Ez a dokumentáció olyan állandó nyilvántartásokat is tartalmaz, mint az aláírt foglalkoztatási kérelem, írásbeli munkaköri referenciák, alkalmazási anyagok, mint pl. Az alkalmazottak személyi állományán kívül más dokumentumok, mint például az I-9 formanyomtatvány (amely igazolja a munkavállalónak az Egyesült Államokban való munkára való jogosultságát) is fennmaradnak, valamint az orvosi feljegyzések, az FMLA rekordok stb.

A dokumentáció informális is lehet, mint a menedzser nyilvántartásában az alkalmazottakkal egy év során folytatott megbeszélései során. Fontos, hogy a vezetők karbantartják ezt a dokumentációt minden adatszolgáltatójukat illetően. A teljesítmény miatt a munkatársakat nem szabad kiemelni. Ez későbbi diszkriminációnak tekinthető.

A dokumentáció formális lehet, és a munkavállaló személyi állományában megmarad. Az alkalmazottaktól elvárják, hogy aláírják ezt a dokumentációt, hogy elismerjék, hogy megkapták a másolatot, és teljes egészében felülvizsgálták a tartalmat. Megjegyzés: Az aláírás nem jelenti a dokumentációban foglalt állításokkal való egyetértést.

A dokumentáció használata

A kritikus események dokumentálása, akár pozitív, akár negatív, szintén ajánlott, hogy a menedzserek nyilvántartást kapjanak az adott időszakra kiterjedő munkavállalói teljesítményről.

A szervezetek más módon is használhatják a megőrzött dokumentációt. Ezek magukban foglalhatják az eljárásokat, a munka utasításokat és a számítógépes szoftver utasításokat, amelyek csak néhányat említenek, de a humánerőforrás-funkció szempontjából ezek a dokumentumok általános felhasználása. A következő fejezet ismerteti a megfelelő dokumentálás módját.

Teljesítménydokumentációs minták

A munkavállaló teljesítményéről szóló dokumentáció lehetővé teszi a munkavállalók fegyelmezését, megszüntetését vagy tisztességes előmozdítását, jutalmazását és elismerését. Dokumentáció nélkül nehézkes az esetleges cselekvések meghozatala, és potenciálisan kockázatos a munkáltató számára.

A munkáltatónak el kell kerülnie a munkavállalók diszkriminatív bánásmódjával kapcsolatos esetleges vádakat. Minden jogszerűség félreérve, a jó munkáltatók olyan munkakörnyezetet akarnak létrehozni, amely tisztességes, következetes, és támogatja a munkavállalói célokat és karrierterveket.

Ezt a környezetet támogatja a menedzser szakmai dokumentációja az alkalmazottak teljesítményéről - mind a dicsérő viselkedés, mind a korrekcióra vagy javításra szoruló intézkedések. A dokumentáció dokumentációját részletesebben részletesen megvitattuk. Az alábbi helyzetek több példát adnak a megfelelő dokumentációra.

A késés és a távollét dokumentálása

Rossz:

Mark általában késik a munkához. Mark hiányzik a túl sok munka.

Jobb:

Április 1-jén: Mark megbetegedett és nyolc órányi munkát hagyott.

Április 4-én: Mark 10 órakor, két órával késõbb megérkezett a munkába.

Április 6: Mark tervezett orvos kinevezést, majd otthon maradt, hogy új kemencét telepítsen.

Április 12: Mark hívott beteg, és hiányzott a nyolc órányi munka.

A teljesítmény dokumentálása

Rossz:

Mária megbízhatatlan. Alig csinálja, amit tett.

Jobb:

Május 2.: Mária megígérte, hogy a termékjavaslat első tervezete a mai heti ülésen megtekinthető lesz. Mary nem várt elő dokumentumtervezetet. Azt mondta, túl elfoglalt volt, és az embereknek, akiknek segítségére volt szüksége, nem jött vissza vele.

A Manager válaszolt: Milyen segítségre volt szüksége? Információ? Ki nem jött vissza hozzád és mit kell tőlük?

Carlnak és Michaelnek frissíteni kellett Mary-t a haladásukról.

Mi teszi, hogy olyan elfoglalt, hogy nem volt ideje követni az elkötelezettségét? Túl sok kötelezettséget vállal korlátozott órákkal ezek teljesítéséhez.

Mit tehetek, hogy segítsek?

Mikor teszi elérhetővé a dokumentum tervezetét?

Ezek a minták áttekintést nyújtanak arról, hogy milyen hatékony dokumentáció néz ki a helytelenül írt dokumentációt. Kövesse az alábbi tanácsokat, hogy hatékonyan és jogszerűen dokumentálhassa a munkahelyen lévő irányelveket, teljesítményeket és eseményeket.

lemondás

A megadott információk - bár hitelesek - nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség tekintetében. A webhelyet egy világméretű közönség elolvassa és a foglalkoztatási törvények és rendeletek országonként és országonként eltérőek. Kérjük, forduljon jogi segítséghez vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokhoz, hogy biztosítsa a jogi értelmezését és a helyes döntések meghozatalát. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.