Projekt időgazdálkodási folyamat terv

A projekt időgazdálkodása a projektmenedzserek 10 PMP tudásterületének egyike. A projektmenedzsment tudományága arra irányul, hogy ellenőrizze a munka elvégzéséhez szükséges időt. Itt a projekt időgazdálkodási tudásterületét tekintheti meg az A Guide to the Project Management Tudásközpontból (PMBOK® Guide) - ötödik kiadás. A projektek ütemezésének más módjai is vannak, de ha a PMP® tanúsítványa felé törekszünk, akkor a PMBOK® Guide megközelítést fogja követni, és ez jó gyakorlat minden projektmenedzser számára is.

Projekt időgazdálkodás

A PMBOK® Guide projekt időgazdálkodása 7 folyamatból áll. A projekt időgazdálkodási folyamatai a következők:

1. Terv menetrend menedzsment
2. Határozza meg a tevékenységeket
3. Szekvencia tevékenységek
4. Becsülje meg a tevékenység erőforrásait
5. A tevékenység időtartamának becslése
6. Menetrend kidolgozása
7. Ellenőrzési ütemterv.

Vessünk egy mélyebb pillantást mindegyikre.

Tervütemezés menedzsment

Ez a lépés az, hogy az első tervből, a folyamatos fejlesztésből, a végrehajtásból és a menetrend vezérléséből minden olyan politikát, eljárást és dokumentációt hoz létre, amely a projekt menetrendjének kezeléséhez szükséges.

Ennek a tervezésnek az eredménye a menetrend-kezelési terv elkészítése. A valóságban azonban valószínűleg nincs külön terved a menetrend kezelésére. Az itt végzett munka nagy része a projektgazdálkodási tervébe kerül, és ez tökéletesen megfelel.

A tevékenységek meghatározása

Ez a folyamat azonosítja és dokumentálja, hogy mit kell tennie a projekt eredményeinek előállításához. Más szóval, azonosítja a projekt feladatait. A hatókör-kezelési tevékenység során összeállított hatókör-nyilatkozatot használja, hogy segítsen lebontani a munkát az egyes feladatokra. Az ebből eredő munka fő kimenete az, hogy a projekt feladatai egy meghatározott listájával kerülnek. Ez hasznos, mivel ez a fő folyamat a következő folyamathoz.

Sorozat tevékenységek

A feladatlistánál most meg kell adni őket a megfelelő sorrendben. A folyamat végén megtekintheti a projekt feladatai közötti kapcsolatokat. Ez a folyamat segít a projekt munkájának megfelelő sorrendben történő elhelyezésében, hogy hatékonyan használhassa a projekt erőforrásait, és a lehető leggyorsabban szállíthassa.

A PMBOK® útmutató arról beszél, hogy egy hálózati diagramot készítsen ennek a folyamatnak a kimeneteként, de ez ritkán szükséges, és természetesen semmi, amit kézzel kell tennie. Ha valamilyen okból szeretné a hálózatot rajzolni, akkor használja a projektmenedzsment szoftvert. Végső soron ugyanakkor a függőségek listája és a feladatok lehetséges kezdési és befejezési dátumai ugyanolyan jóak és kevésbé időigényesek.

Becslés tevékenység források

Amikor tudod, hogy mit fogsz tenni, a következő lépés az, hogy megmagyarázzuk, milyen erőforrásokra van szükség ahhoz, hogy ezt elérjük. A becsült tevékenység források folyamat segít ezzel. Ebben a folyamatban ki kell dolgoznia, hogy milyen emberi erőforrások, felszerelések és kellékek, valamint az egyes szükséges mennyiségek.

A tevékenység időtartamának becslése

Ez a lépés az, hogy milyen nehéz lesz kiszámítani, hogy az egyes feladatok mennyi ideig tartanak. A folyamat során megtudhatja, hogy mennyi ideig tart, hogy minden tevékenységet elvégezzen az Ön által azonosított erőforrások felhasználásával. Ne felejtse el figyelembe venni az erőforrások rendelkezésre állását és a szabadságokat a tevékenység időtartamával. Csak azért, mert egy feladat csak 8 órát vesz igénybe, nem jelenti azt, hogy reggel befejeződik.

Ütemterv kidolgozása

Végül most összeállíthatja a projekt ütemezését. A fenti folyamatokból összegyűjtött összes információval egyszerűnek kell lennie. Az ütemterv kidolgozása a PMBOK® Guide egyik legbonyolultabb folyamata.

13 bemenet van (mindez a fentieken túl plusz kockázatok, hatókör és a projektkörnyezethez kapcsolódó elemek). A menetrend önmagában csak az egyik kimenet, de a többiek (véleményem szerint) kevésbé fontosak.

Végtére is végigment mindezen, hogy megkapja azt a menetrendet, amely kritikus dokumentum a projekt teljesítményének kezeléséhez. A menetrendnek nem kell Gantt-diagramnak lennie. Íme 5 alternatíva a Gantt-diagramok számára, hogy fontolja meg.

Ellenőrzési ütemezés

Végül, a Control Schedule folyamat megadja azokat az eszközöket, amelyekkel a projekt menetrendjét figyelemmel kísérheti és frissítheti, ügyelve arra, hogy a változtatásokat megfelelően kezeljék, és hogy folyamatosan ellenőrizzék a projekt időzítését. A projekt ütemezésének elkészítése és utólagos nyomon követése nagy munkát jelent, de érdemes tudni, hogy van egy ütemterve, amiben biztos lehet benne.