A munkaprojektek változásainak kezelése

A projektmenedzserek sok időt töltenek a tervek elkészítésében és a csapat céljainak meghatározásában. A szponzorok, az érdekeltek és a csapatok ezután sok időt töltenek a munka terjedelmének és a telepítési folyamatnak a megváltoztatásában. Egy világos, egyszerű változtatási menedzsment folyamat, és a nagyobb kép folyamatos szem előtt tartása, még akkor is, ha a részletek eltolódnak, hosszú távon halad a projekt előrelépése és a hűvös megtartása érdekében.

Fogadja el a változást

A projektmenedzsment életciklusának minden pontján változások történnek. Felismerve, hogy a változások elkerülhetetlenek - sőt, gyakran előnyösek - a folyamat egyes részei lehetővé teszik a legjobb projektmenedzserek számára, hogy rugalmasabb megközelítést alkalmazzanak a tervezés és a végrehajtás terén. A változásokkal való hatékony kezelésre vonatkozó stratégiák a leggyorsabb módja annak, hogy mindenki szemet tartson a díjazásban, még akkor is, ha néha állandó irányban változik.

Egy meghatározott, strukturált változáskezelési folyamat a végrehajtási playbook; a stratégia „biblia”. Az Ön számára meghatározza, hogy hogyan lehet legjobban vezetőként reagálni a fejlesztési folyamatban bekövetkező változásokra vonatkozó javaslatokra - még igényekre is. Ez segíteni fog abban, hogy navigáljon, kecsesen és biztosítson, néha vitatott együttműködési tájakat az összes párt végső céljainak elérése felé.

A változáskezelési folyamat

A változáskezelési folyamat így néz ki:

• Kérjen / kérjen változást a projekt folyamatában
• Értékelje a változás iránti kérelmet / keresletet a projektköltségekre összpontosítva:
• anyagok
• vonatkozó engedélyezési követelmények
• munkaórák
• elveszett / elért idő
• Készítse elő és terjessze elő a projekt részvényeseinek / kapcsolattartását ajánlásaival kapcsolatban a kérés (ek) hez viszonyítva
• A részvényesi döntés jóváhagyása vagy elutasítása

Nézzük meg mindegyik lépést egymás után:

Kérés / kereslet igénylése a projekt folyamatában

Kapsz egy kérést a projekt több száz különböző módon történő megváltoztatására: egy találkozón, e-mailben, a telefonon, a folyosón, amikor este elmenekülsz az irodából.Ideális esetben megkapja az információkat egy változási kérelem formanyomtatványon, de tudnia kell, hogy a valóságban sok fontos érdekelt fél úgy gondolja, hogy az ilyen típusú papírmunka befejezése a projektvezető feladata - és a vállalatnál is.

A projektváltási kérelem sablonjának (több, mint egy perc alatt) pontosan és tömören kell rögzítenie a kérelem minden részletét, de informálisan megérkeznek Önhöz. Miután úgy érezte, hogy minden részlet pontosan fel van tüntetve, futtassa az űrlapot a kezdeményezőn keresztül annak ellenőrzésére, hogy az összes pontot teljes mértékben kezelik.

Ne feledje, hogy a változások a munka megkezdéséről is szólhatnak. Ne mindig feltételezzük, hogy a változtatások a munkához kapcsolódnak. A folyamat ugyanaz, függetlenül attól, hogy növeli vagy csökkenti a projekt hatókörét.

Változások értékelése

Részletesen nézze meg a változtatási kérelmet. A következőket fogja értékelni:

• Menetrend
• Dokumentáció
• A mai napig végzett munka és a még mindig elvégzendő munka
• Költségvetés
• Minőségi intézkedések
• terület
• Erőforrás-rendelkezésre állás

Például a szoftver változása 5 napra becsülhető. Ez nem csak 5 napot adna hozzá az ütemtervhez, mert egy újabb feladatot húzna ki, és egy olyan időkeretben mozogna, ahol a kulcsfontosságú erőforrás nyaraláson van. Ezt a feladatot is meg kell mozgatni, így összességében ez a módosítás 8 napot adna az ütemezéshez. Ez 5 dollárba kerülne, és az extra 8 nap egy másik hónapra kényszerít minket a beszállítói szerződésekkel, így vannak is költségek, amiket ott is figyelembe kell venni. A minőség ugyanaz marad, de az új változás beépítésével változik.

Minden vonatkozó dokumentációt frissíteni kell, beleértve a már elindított projekttervet és képzési kézikönyveket is.

Tehát a nagy képben egy egyszerű, 5 napos változás hatással van. A végrehajtási döntés meghozatala előtt fontos figyelembe venni az összes releváns tényezőt, mivel a teljes kép megváltoztatása megváltoztathatja az eredményt.

Javaslatok készítése és bemutatása

A megkeresett változás vagy változtatások teljes hatásának megértésével bemutathatja ajánlásait a műszak életképességére vonatkozóan.

Bizonyos esetekben a változtatásokat nem hajtják végre, mert az észlelt előny kisebb lesz, mint a költség. Más esetekben elegendő előnnyel járhat a kiegészítő munka költségeinek ellensúlyozása. Más esetekben azonban a változások elkerülhetetlenek és az Ön irányításán túl, függetlenül attól, hogy a szabályozási vagy megfelelőségi kérdésekből eredő negatív hatások, vagy olyan belső kérdések, mint a szervezeti átalakítás.

A döntés

Kisebb változások esetén, amelyek az Ön engedélyezési korlátja alá tartoznak, a módosítások elfogadásának vagy elutasításának döntése az Ön feladata (a csapat megfelelő bemenetével). Bármi nagyobb, amit a projekt szponzorának vagy a projekttáblának kell jóváhagynia. Az, hogy melyik kategóriába tartoznak, általában minden projekt egyértelműen megfogalmazható.

Az eredménytől függetlenül fontos, hogy mindenki részt vegyen a folyamatban. A csapat tagjai a fejlesztés bármely pontján elidegeníthetik az egész projekt integritását és a jövőbeni együttműködést is.

Módosításkezelő eszközök

Számos változásmenedzsment eszközt fejlesztettek ki annak érdekében, hogy ez a folyamat könnyebb és egyszerűbb legyen. Minden változáskezelő eszközkészlet központi eleme:

• Ellenőrzőlista vagy folyamatleképezés az érdekelt felek gyaloglásához a megfelelő lépésekkel a projekt hatókörének megváltoztatásához
• Sablonváltási kérelem űrlap (jegyzet: Ha a projektek automatizált munkafolyamatból online működnek, nagyszerű ötlet, hogy ezt a formanyomtatványt a dokumentumok listáján is szerepeltesse)

Projektváltási kérelem űrlapjának kidolgozása

A projekt módosítási kérelem űrlapjának tartalmaznia kell:

• A változást kérő személy neve (a „kérelmező”).
• Egy egyedi azonosító, mint a változási szám (ezt később is hozzáadhatja, mert nem valószínű, hogy a kérelmet felvető és az űrlapot használó személyek egyike tudni fogja, hogy mit kell ide belépnie).
• A javasolt változtatás leírása a lehető legnagyobb részletességgel.
• A változás kategóriája. Ideális esetben a kérelmezőknek képesnek kell lenniük arra, hogy az előzetesen elkészített részből válasszanak, így csak a jelölőnégyzetet kell jelölniük. Ez egy jó hely annak megállapítására, hogy a változás iránti kérelem a szabályozáshoz vagy a belső megfeleléshez kapcsolódik - ha (valóban), akkor megkerülheti a tervezési és értékelési lépéseket, és egyszerűen csak léphet vele.
• A változás „miért”. Mi indokolja annak végrehajtását? Miért akarja a kérelmező?
• A javasolt módosítás lehetséges hatása a projekt különböző elemeire, ideértve az időt, a költségeket, a minőséget, a hatókört. Előfordulhat, hogy a kérelmező nem rendelkezik az összes részletgel, ezért szükség lehet a segítségnyújtásra, hogy kitöltse ezeket az üres lapokat a változásértékelési lépésben. A legkisebb, amit ebben a pillanatban keres, annak tisztázása, hogy növelheti, csökkentheti vagy módosíthatja-e a meglévő projektparamétereket.

A módosítási kérelem formanyomtatványokat ki kell egészíteni, hogy a részleteket részletesebben megvizsgálhassuk. A sablonnak tartalmaznia kell a következő helyet is:

• Határozat módosítása: Elfogadja, elutasítja vagy elhalasztja
• A döntést meghozó személy (vagy csoport) neve, valamint a döntés meghozatalának dátuma és további megjegyzések.

Változások és a projekt hatókörének kezelése

A projekt hatókörének menedzselése az a folyamat, amely szűri és finomítja azokat a különbségeket, amelyek szükségesek a projekt sikeres végrehajtásához és mi nem. A projektváltási kérelmek beérkezésekor meg kell vizsgálni, hogy ezek a változások hogyan befolyásolhatják a projektet. A változáskezelési folyamat segít abban, hogy finomítsa és meghatározza a kontextusban, hogy miért vagy nem praktikus vagy szükséges a módosítás.

Útmutató a projektmenedzsment testülethez (PMBOK Guide) - Az ötödik kiadás lefedettségi projektváltási menedzsmentjét érdemes megemlíteni, mert nem olyan intuitív, mint gondolnád. A "PMBOK útmutató" A projekt hatókörének menedzsment részében „Control Scope” nevű folyamat formájában kiváló induló iránymutatásokat tartalmaz. A projektek változáskezelési folyamatát azonban integráltabban kell kezelni, és ez tükröződik a szövegben. A "PMBOK Guide" felhasználóknak az integrált változások ellenőrzésének folyamatát is meg kell említeniük, mivel világosan meghatározza, hogyan kapcsolódik össze a nagyobb tájban.

A PMP-be való belépés érdekében fontos megérteni, hogy a "PMBOK Útmutató" magában foglalja a változások kezelését, mivel ez része lesz a vizsgálatnak. Ne feledje azonban, hogy a projekteknél ténylegesen használt változáskezelési folyamatot integrálni kell, könnyen követni és praktikus.

Csapat vezetése a változási folyamaton keresztül

A projektcsapat kritikus fontosságú bármely projekt sikere szempontjából, így segít abban, hogy aktívan részt vegyenek a folyamat változásainak kezelésében.

Íme 5 módszer, amellyel gyorsan segíthet a csapatnak a projektváltozás menedzsment folyamatában:

1. Nyissa meg a változásokat. Hagyja, hogy a csapat tudja, hogy a projektek változása várható.

2. Nyissa meg a folyamatot. Az itt tárgyalt változáskezelési folyamat nem mindenki számára természetes. A legtöbb csapat tagja nem fogja tudni, hogy mit várnak róluk, amíg nem tájékoztatták őket. Állítson össze egy eligazítást a folyamat során, és mindegyik tudja, milyen szerepet játszik a végrehajtásában.

3. Legyen könnyű. A projektváltozás gyakran a legjobb, ellenőrzött káosz. Azok a lépések, amelyekkel sikeresen navigálhat, a projektvezetőként határozza meg a hangulatát. Csapatod zavarba ejtő változásokat találhat - különösen a nagyok vagy azok, akik megfordítják a régóta megbecsültnek ítélt döntéseket, és a hosszútávúnak tartott akadályokat. Az ütemezés téves, a költségvetés más lehet, a követelmények minden bizonnyal eltérőek.

A csapatod irányításra és stabilizálásra vár. A lehető legegyszerűbb legyen a folyamat.

4. Légy ott, hogy segítsen. Egy új munkamód időbe telik a sikeres integrációhoz. Ha korábban már nem informálisan (vagy egyáltalán nem) irányította a projektváltozást, akkor a formális folyamatra való átállás eltarthat egy ideig, hogy „így dolgozzunk itt”. Hagyja, hogy a csapat tudja, hogy ott van, hogy segítsen nekik, ha valami múltra kell futtatnia.

5. Ne félj azt mondani, nem. Nem minden változtatás ésszerű javaslat. Hagyja, hogy a csapat tudja, hogy ha erősen érzik magukat a változásért, ami nem a helyes dolog a projekt számára, akkor a változáskérővel folytatott beszélgetés során állni fog nekik.

Ha nem sikerül hatékonyan kezelni a változást, akkor a fő módja annak, hogy a projektet hogyan lehet teljes mértékben elcsúszni, ezért vigyázz. A megfelelő információval és folyamatokkal fegyveres, a projektváltozások szabályozott, okos és előnyös módon kezelhetők minden érintett számára.