Te voltál a Hello: helyes telefon-etikett

Az igazság az, hogy bár nem rakéta-tudomány, a megfelelő telefon-etikett egy munkakörnyezetben egy kicsit többet foglal magában, mint egy üdvözlő képesség. Mivel ez lehet az ügyfél, ügyfél vagy akár a munkáltatóval való első kapcsolatfelvételi pont, ez az Ön lehetősége arra, hogy jó első benyomást tegyen, vagy rosszul. Íme néhány tipp, amit a telefon használatakor követnie kell:

Elnyeljük elsőként

Más szavakkal, a szája kell legyen üres, ha hívást kezdeményez, vagy telefonál. Akarsz világosan beszélni, és ez lehetetlen, ha rágás vagy lenyelés.

Név és rangsor Kérjük

Ha hívás érkezik a munkába, akkor azonosítania kell magát és cégét és osztályát, ha van ilyen. Ha a hívó fél átadta Önt a cég fővonaláról, csak a nevét és osztályát adhatja meg. Az a személy, aki kezdetben válaszolt a hívásra, valószínűleg megadta a cég nevét. Ha Ön a hívó fél, azonos módon azonosítsa magát, mielőtt megkérné az elérni kívánt személyt.

Manners Do Matter

Mindig udvarias legyen, függetlenül attól, hogy ki van a vonal másik végén. Akár egy recepcióval vagy a cég elnökével beszél, soha ne felejtse el mondani, és köszönöm. Eltekintve attól, hogy mindenki megérdemli a tiszteletet, az a személy, aki válaszol a hívására, meggyőződhet róla, hogy megfelelően kezelik.

Fókusz

Míg mindannyian szeretünk több feladatot (vagy próbálkozni) tartózkodni attól, hogy más dolgokat tartsunk hívás közben. Meg kell adnia a beszélgetett személynek az osztatlan figyelmét. Az e-mailje, a szociális média és a játékok várhatnak.

Most tartsa be

Először is el kell kerülnie a többi beszélgetést, miközben a telefonon tartózkodik. A valóság néha átjut az útba. Lehet, hogy beszélnie kell valakivel, aki az irodájában vagy a fülkében jön, vagy egy másik hívást hívhat. Bocsásson meg magának, és csak néhány másodpercre korlátozza a másik beszélgetést. Ne hagyd, hogy valaki váratlanul várjon. Ha nem tudja gyorsan gondoskodni a másik ügyről, de azonnal foglalkozni kell, ahelyett, hogy a személyt, akivel tartott volna, kérdezze meg, hogy visszahívhat-e egy olyan kényelmes időkorlátot.

Ne hagyd, hogy a hívó fél elvész a rendszerben

Vannak idők, amikor nem tudod segíteni a vonal másik végén lévő személynek, és át kell adnod azt valakinek, aki képes. Ha igen, győződjön meg róla, hogy tudja, hogy kinek a hívását átadja, és miért. Hadd tudja, mit kell tennie, ha a hívás nem megy át, vagy ha az a személy, akit küld neki, hogy nincs ott, vagy nem tud segíteni.

Tartsa rövid és édes üzeneteket

Amikor valaki hangpostaüzenetet hagy, beszéljen lassan és világosan, különösen, ha a nevét és telefonszámát jelzi. Túl sok ember csak nagyon hosszú és zavarba ejtő üzeneteket hagy el, hogy gyorsan elmassza a nevüket és a számokat a végén, ami a címzettet nem tudja visszaadni.

Egyszer elég

Ha elhagy egy üzenetet, és az a személy, akinek elhagyta, nem tér vissza azonnal, mert lehet, hogy jelenleg nem tud. Nincs szükség újrahívásra. Ha sürgető kérdés, próbálkozzon újra a következő napra, vagy egy e-mailt követve, amely azt jelzi, hogy egy hangposta is maradt.

Először figyelj

A telefonhívás visszajuttatása előtt hallgasson egy teljes hangpostafiókot. Lehet, hogy megtudhatja, hogy még csak nem is szükséges visszahívni (wow, mi az időmegtakarító), vagy hogy először gondoskodnia kell valamiről. Például a hívónak szüksége lehet olyan információkra, amelyek készen állhatnak, amikor visszatérsz hozzá.