Alapkezelői készségek kezdőknek

A menedzsment készségek 1. szintje bemutatja az alapszintű készségeket, amelyeket minden kezelőnek el kell ismernie. Ez az alapja a menedzsment készségek piramisnak, amely megmutatja, hogy a menedzsernek milyen képességekkel kell rendelkeznie ahhoz, hogy sikeresek legyenek, és megmutatja, hogy ezek a vezetői készségek egymásra épülnek a siker felé.

Alapkezelési készségek

Négy alapvető menedzsment készség van, amit mindenkinek kell elsajátítania, hogy sikerüljön a vezetői munkában. Ez a négy alapvető készségtervezése, szervezése, irányítása és ellenőrzése és alább részletesen tárgyaljuk.

Terv

A tervezés a vezetői feladat első és legfontosabb lépése. Ez is a leggyakrabban figyelmen kívül hagyott vagy szándékosan kimaradt lépés. Míg a tervezés és a szükséges részletek a feladattól függően változnak, ezt a feladatot kihagyjuk, hogy biztos katasztrófa kivételével, kivéve a vak szerencsét. Ez az, ami ad nekünk a 6P-s tervezést (vagy 7 P-t attól függően, hogy hogyan számítasz).

Bár a legtöbb ember a tervezést általános üzleti tervezéssel társítja, a tervezés különböző szintjei vannak:

• Stratégiai tervezés
• Taktikai tervezés
• Működési tervezés

És vannak különböző tervezési módok:

• Katasztrófavédelem
• Utódlás tervezés
• Válságtervezés
• Kompenzációs tervezés

Szervez

A menedzsernek képesnek kell lennie csapatok, feladatok és projektek megszervezésére, hogy a csapat munkája a lehető leghatékonyabb és leghatékonyabb legyen. Kezdetben menedzser, lehet, hogy egy kis munkacsoportot vagy projektcsapatot szervez. Ezeket a készségeket később a karrierje során is meg kell követelni, ha szervezeti egységet vagy egy új divíziót kell szerveznie.

Nyilvánvaló, hogy a munka tervezése és a szervezése között sok átfedés van. Ahol a tervezés arra összpontosít, hogy mit kell tenni, a szervezet jobban működőképes, és jobban összpontosít arra, hogyan lehet a munkát a legjobban elvégezni.

A munka megszervezésekor:

• meghatározza a szükséges szerepeket
• feladatok hozzárendelése a szerepekhez
• meghatározza a szerephez szükséges legjobb erőforrást (embereket vagy berendezéseket)
• megszerzi az erőforrásokat és elosztja őket a szerepekhez
• hozzárendelje a forrásokat a szerepekhez, és felhatalmazza őket és felelősséget.

Akár egy kis csapatot vagy egy projektet irányítanak, a kezelőknek meg kell tudni szervezni az irodákat és az adatrendszereket.

Előfordulhat, hogy nem tudja fizikailag áthelyezni az embereket, hogy összegyűjtse a csapatot, de meg kell fontolnia. Másrészről előfordulhat, hogy több embert kell áthelyezni egy kis helyre, és meg kell szerveznie a dolgokat, hogy a csapat hatékonyan működhessen ezen a téren. Később a pályafutása során lehet, hogy irodát kell szerveznie, hogy több különböző szervezeti egységből álló csapatokat és azok speciális igényeit is befogadja.

Szüksége lesz arra is, hogy megszervezze az összes olyan rendszert, amely kezeli azokat az adatokat, amelyeket a csapatnak szüksége van a gyűjtésre vagy terjesztésre. Ezek a napok valószínűleg számítógépes rendszerek. El kell döntenie, hogy például meg kell-e állítania a megosztott weblapokat a vállalati intraneten, vagy csak egy megosztott mappát a fájlkiszolgálón. Hogyan szervezi meg a rendszereket, így mindenki, aki információra van szüksége, hozzáférhessen hozzá (és hogy nem érhető el azok számára, akik nem látják, mint a versenytársak)? Ha csapatának szüksége van információra, vagy valami másra van szüksége, akkor úgy kell megszerveznie, hogy a csapata megkapja, amire szüksége van, amikor szüksége van rá, és másokkal juthat el, amit a csapat a megfelelő időben készít.

Ne felejtsd el magad szervezni. Erre magasabb szintre fogunk menni a Management Skills Pyramid 3. szintjén, de még a kezelőnek is meg kell tudnia szervezni magát, időt és helyet, hogy a leghatékonyabb legyen.

Végül, ne feledje, hogy ritkán elég egyszerre rendezni a dolgokat. Az erőforrások, a célok és a külső tényezők folyamatos változása esetén rendszerint újra kell szervezniük, hogy alkalmazkodjanak hozzájuk.

Közvetlen

Az irányítás a cselekvési lépés. Tervezte és megszervezte a munkát. Most meg kell irányítania a csapatot, hogy megkapja a munkát. Először győződjön meg arról, hogy a cél mindenki számára egyértelmű. Mindannyian tudják, mi a cél? Mindannyian tudják, hogy milyen szerepet játszanak a csapat elérésében? Rendelkeznek-e mindent, amire szükségük van (erőforrások, hatóság, idő, stb.), Hogy részt vegyenek?

Húzza, ne nyomja meg

Hatékonyabban irányíthatja a csapatot a cél felé, ha inkább húz (vezeti őket) ahelyett, hogy elmozdítaná (ült le és adna parancsokat). Szeretné motiválni az embereket a csapatodon, és segíteni és inspirálni őket a csapat céljai felé.

Ellenőrzés

Néhány író megpróbálja „lágyítani” ezt a képességet úgy, hogy „koordinálja” vagy hasonló kifejezések.Én inkább az erősebb kifejezést, a kontrollot részesítem előnyben, mert elengedhetetlen, hogy a menedzser képes legyen irányítani a csapat tevékenységét.

A fenti lépésekben megtervezte a munkát, megszervezte az erőforrásokat annak érdekében, hogy ez a leghatékonyabb legyen, és irányította a csapatot a munka megkezdésére. A vezérlési lépésben figyelemmel kíséri az elvégzendő munkát. Összehasonlítja a tényleges haladást a tervvel. Ellenőrzi, hogy a szervezet úgy működik, ahogy tervezte.

Ha minden jól megy, nem kell semmit, csak figyelni. Ez azonban ritkán történik. Valaki megbetegszik, az adatbázis rendszere hosszabb időt vesz igénybe, mint egy előrejelzett, egy kulcsfontosságú versenytárs elveszi az árát, a tűz tönkreteszi a szomszédos épületet, és néhány napig evakuálni kell, vagy más tényező befolyásolja a tervet. A vezérlési lépés most azt írja elő, hogy lépéseket kell tennie a hatás minimalizálása érdekében, és a lehető leggyorsabban visszaállítja a dolgokat a kívánt célhoz.

Ez gyakran azt jelenti, hogy visszatérünk a tervezési szakaszba, és módosítjuk a terveket. Előfordulhat, hogy a szervezetben változtatásra van szükség. és mindenkinek újra kell irányítania az új célokat, és inspirálnia kell őket. Ezután természetesen irányítod az új tervet, és szükség esetén állítsd be. Ez a ciklus mindaddig folytatódik, amíg befejezi a feladatot.

Vezetői vezérlőeszközök

A vezérlési lépésben a teljesítmény és a minőség szabványait állítja be, majd figyelemmel kíséri, hogy teljesülnek-e. Olyan sok eszköz áll rendelkezésre, amennyit meg kell figyelni.

• Eszközök ütemezése - számos szoftvereszköz lehetővé teszi az ütemezés bevitelét, majd rendszeresen frissíti az előrehaladást. A program kiemeli az ütemezés változásait, így azonosíthatja a végrehajtandó korrekciós intézkedéseket.
• Pénzügyi ellenőrzések - mint menedzser, általában költségvetése lesz. A Pénzügyminisztérium jelentései tájékoztatják Önt arról, hogy a kiadások (az emberek és más források) megfelelnek a tervnek.
• Az emberek ellenőrzése - meg kell győződnie arról, hogy a csapat minden embere a tervezett módon teljesít. Ha nem, akkor meg kell találni és kijavítani az okot. Nem értik a célt? Nincsenek olyan erőforrások vagy készségek, amelyekre szükségük van? Túl nagy a feladat számukra, és módosítani vagy más erőforráshoz rendelni? A menedzser feladata azt jelenti, hogy a csapat tagjai visszajelzést adnak arról, hogy a teljesítményük hogyan felel meg a tervnek. Ha nem, korrekciós intézkedéseket kell tennie.