Ismerje meg, hogyan és miért dokumentálja az alkalmazottak teljesítményét

A humánerőforrás és a foglalkoztatás világában a munkavállaló teljesítményéről szóló dokumentáció a munkavállalók fegyelmezésére, megszüntetésére vagy tisztességes előmozdítására, jutalmazására és elismerésére képes.

A dokumentáció elengedhetetlen a vezetők és a HR személyzet számára, mert komoly erőfeszítéseket kell tennie annak érdekében, hogy rögzítse az összes alkalmazotti munkakörténeti eseményt - mind a pozitív, mind a negatív teljesítményt.

Itt van minden, amihez a vezetők és a HR személyzetnek gondosan dokumentálnia kell az alkalmazottak teljesítményét.

Miért kell dokumentálnia az alkalmazottak teljesítményét

• A dokumentáció bizonyítja, hogy a teljesítmény kérdéseket időben és tömören megvitatták a munkavállalóval.
• A dokumentáció történetét mutatja, hogy a munkavállaló javult vagy nem tudta javítani a teljesítményt az idő múlásával. Ez időrendi és pontos leírást tartalmaz a munkavállaló tevékenységeiről, a menedzser tevékenységeiről és eseményeiről.
• A dokumentáció olyan bizonyítékokat szolgáltat, amelyek támogatják a vezetői döntéseket, hogy kedvezőtlen cselekvést végezzenek, mint például a fegyelem vagy az alkalmazottakkal való felmondás.
• A dokumentáció bizonyítékot szolgáltat arra, hogy a munkavállaló megérdemli a rendelkezésre álló promóciót vagy lehetőséget a többi munkavállaló számára is, akik szintén jogosultak.

• A dokumentáció bizonyítékot szolgáltat a fizetésemelés, -csökkenés vagy a munkavállaló nem emelésének megalapozására.
• Peres eljárás esetén a teljes és alapos dokumentáció védi a munkáltató érdekeit. A dokumentáció segítheti a vezetés tevékenységét a sikertelen alkalmazott megszüntetésében. Azt is bizonyíthatja, hogy a munkavállalót olyan okokból szüntették meg, amelyek jogszerűek, szemben azokkal, mint az illegális megkülönböztetés.

Mi a dokumentum

A vezetőknek dokumentálniuk kell az alkalmazottak teljesítményét, mind a pozitív hozzájárulásokat, mind a teljesítményhibákat. Pontosan meg kell dokumentálniuk, amit a munkavállaló tett és mondott, és amit a menedzser tett és mondott a találkozó vagy beszélgetés során.

Dokumentálni kell a beszélgetés során megkötött megállapodásokat, a kitűzött célokat, a szükséges és várt javításokat, valamint a fejlesztés ütemezését. A dokumentációnak tartalmaznia kell olyan kötelezettségvállalásokat is, amelyeket az igazgató a munkavállaló segítése érdekében tesz.

Hogyan kell dokumentálni

A dokumentációt az ülésen vagy a munkatársakkal folytatott beszélgetés során vagy közvetlenül azt követően kell megírni. Soha ne hagyja ki a beszélgetés írását azon a napon, amikor ténylegesen történt. A késõbbi várakozás befolyásolja a dokumentáció minõségét, mert a memórián alapul.

Az egyik legrosszabb hibakezelő úgy gondolja, hogy szükség szerint rekonstruálhatnak egy munkavállalói tanácsadási történetet. A rekonstruált rekordnak nincsenek olyan emberei, akiknek bármilyen tisztességes, időszerű dokumentáció tapasztalata van. Azok a vezetők, akik a memóriából rekonstruálnak, szükségtelen és elfogadhatatlan kockázatot jelentenek a cégük számára, mert a felkészült történelem nem tart fenn egy esetleges pert.

Szüksége van a dokumentációjára, hogy professzionális, ügyes és szervezett legyen. Írjon dokumentációt, mintha a történelemről beszélne egy harmadik félnek. Soha nem tudhatod, hogy ki tudja olvasni a dokumentációkat egy nap, ezért győződjön meg róla, hogy az tükrözi a szakmaiságát. (A koktélszalvéta, a boríték vagy a ragadós jegyzet hátulja nem minősül szakmai dokumentációnak.)

A dokumentációnak egy munkavállaló új vezetőjéhez kell fordulnia, ha a munkavállaló új munkát szerez, vagy csinál a szervezetében. A memória és a munkavállaló új vezetőjének tájékoztatása érdekében be kell helyezni a munkavállaló nevét és címét, nevét és címét, valamint az egyes dokumentumok teljes dátumát.

Írjon dokumentációt, amely tényszerű, tisztességes, jogi, objektív, teljes és következetes. Kerülje a véleményeket (Mike hanyag. Alice lusta. Tom hazudott nekem.), Név-hívás, editorializálás (John egy bunkó. Marknak hozzáállási problémája van.) És a címkézés (Mary felelőtlen. George felelőtlen. George nem csapat) játékos.).

Kerülje a munkavállaló magatartásának értelmezését is. (Marsha nem szereti ezt a feladatot. Paula úgy tűnik, hogy a feje fölött van.) Minimalizálja a leíró szavak használatát, mint a melléknevek és az adverbumok (lassan, hanyagul, boldogtalan, hangulatos, durva). Adja meg a munkavállaló sajátos viselkedését és cselekedeteit, nem pedig a véleményét vagy értelmezését.

A dokumentációban szükség van a beszélgetés pontos feljegyzésére. Ragaszkodj a tényekhez, és írd le, amit mondtál és mit mondott a munkavállaló. Győződjön meg róla, hogy a dokumentáció egyértelmű, és hogy a tényeket egyenesen megkapja. (Bármely lehetséges jogi helyzetben a dokumentált események bármelyikében elkövetett hibák az összes dokumentációt gyanítják.)

Végül dokumentáljon minden olyan megállapodást, kötelezettségvállalást, ütemtervet, szükséges javítást, bejelentkezési pontot és egyéb részleteket, amelyek a memóriaből csúszhatnak. Győződjön meg róla, hogy a határidők és a határidők dátumát és időpontját állítja be, hogy a félreértések ne történjenek.

Ismerje meg a HR osztály dokumentációs politikáját, amely megmondja, hogy milyen dokumentációra van szüksége a munkavállaló személyi állományában.

Hol dokumentálható és tárolható

Mivel a munkavállalókról szóló dokumentáció bizalmas és magán a munkavállaló számára, gondoskodnia kell arról, hogy a dokumentáció bizalmas maradjon a menedzser, a HR és a potenciálisan a munkavállaló következő vezetője számára. Így a dokumentáció megosztása a számítógépes meghajtóra nem ajánlott. A kézzel írt dokumentáció és a kinyomtatott vezetői dokumentáció a legjobban zárolt tárolóban tárolható.

Ha betartja ezeket az iránymutatásokat, amikor a HR-hez megy, hogy segítséget kérjen a munkavállalónak a jobb potenciális alkalmassággal rendelkező munkához való fegyelmezésében, megszüntetésében vagy áthelyezésében, a HR segít megoldani a problémát, vagy javítja a helyzetet. Amikor a HR megmondja, hogy dokumentálja, dokumentálja, dokumentálja vagy nem tud segíteni; az összes bázisod lesz.

Jogi nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk - bár hitelesek - nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség tekintetében. A webhelyet egy világméretű közönség elolvassa, és a foglalkoztatási törvények és rendeletek országonként és országonként eltérőek. Kérjük, forduljon jogi segítséghez vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokhoz, hogy biztosítsa a jogi értelmezését és a helyes döntések meghozatalát. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.